淺談新時(shí)代基層檔案工作模式的轉(zhuǎn)型升級

劉 嬌

（自然資源部第三地形測量隊(duì)，黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案是非常重要的資源，因此檔案管理工作的重要性可想而知。新時(shí)代環(huán)境下，檔案管理工作的不斷發(fā)展，使得基層檔案工作的要求也在逐步提高，檔案的匯總整理要科學(xué)的進(jìn)行，以使檔案信息得到充分的利用，使其對社會發(fā)揮最大化效能[1]。因此，對于基層檔案工作的開展需要不斷的轉(zhuǎn)型升級工作模式。

1 基層檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級的重要性

在當(dāng)前的社會環(huán)境下，各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的工作開展都在尋求新的工作模式，基層檔案工作也不例外。現(xiàn)如今基層檔案管理工作需要重點(diǎn)解決的問題就是怎樣更好的打破傳統(tǒng)檔案管理工作模式，以提高基層檔案工作的成效[2]。這就需要對檔案管理的構(gòu)架進(jìn)行科學(xué)建立，打破傳統(tǒng)的檔案管理思想及方式，通過科學(xué)的開展檔案管理工作，更加充分的發(fā)揮檔案的價(jià)值，綜合提升檔案管理工作的質(zhì)量。另外，對基層檔案工作進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級，能夠使檔案信息資源的利用率得到有效的提升。傳統(tǒng)的基層檔案工作中，部分管理人員對檔案工作的重要性認(rèn)識不足，檔案管理的流程較為混亂，這使得部分檔案信息在進(jìn)行使用時(shí)無法快速得到，影響了檔案信息的使用率，而通過檔案工作方式的轉(zhuǎn)變和優(yōu)化，可以進(jìn)一步規(guī)范檔案工作流程，使檔案信息得到全面的使用[3]。

2 新時(shí)代檔案工作存在的困境

1.1 信息技術(shù)的發(fā)展對實(shí)體檔案工作產(chǎn)生較大的沖擊

如今信息化的發(fā)展速度非常快，各個(gè)行業(yè)在運(yùn)行發(fā)展的過程中也逐漸形成了較多的電子文件，檔案工作的對象發(fā)生了改變，除了紙質(zhì)化的檔案，電子文件需要保存歸檔的也有更多。然而電子文件穩(wěn)定性較差、容易丟失等特征，使得現(xiàn)如今檔案電子文件的可靠管理成為急需解決的問題。在檔案管理信息化快速發(fā)展的過程中，檔案工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n、數(shù)據(jù)庫管理。檔案管理系統(tǒng)的信息連接更加緊密，能夠和企業(yè)單位的辦公系統(tǒng)、PDM系統(tǒng)等進(jìn)行無縫連接，因此，在這樣的環(huán)境下，檔案管理工作也要積極轉(zhuǎn)變。

1.2 信息化環(huán)境下對檔案工作的要求更高

傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案工作條件下，對檔案信息的使用都需要進(jìn)行翻閱，而在形成電子檔案后，查詢檔案的效率就得到了良好的提升，改變了以往借閱檔案的方式，通過網(wǎng)絡(luò)資源庫的檢索就能夠?qū)n案信息進(jìn)行查閱，在這樣的環(huán)境下，檔案信息管理工作更要注重管理的質(zhì)量，因此對檔案工作的要求也逐漸提高。另外，電子文件數(shù)量在不斷增多的情況下，文件信息的質(zhì)量問題凸顯，需要通過信息技術(shù)對電子文件信息進(jìn)行辨別，傳統(tǒng)的檔案工作方式在信息獲取和處理方面已經(jīng)無法良好的滿足現(xiàn)代化的需求，因此，檔案工作方式需要積極進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級。

3 新時(shí)代基層檔案工作的優(yōu)化措施

3.1 對檔案工作理念進(jìn)行積極轉(zhuǎn)變

在新時(shí)代環(huán)境下，基層檔案工作的開展要想獲得更好的成效，首先，基層單位需要積極順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，對檔案管理工作的思想進(jìn)行轉(zhuǎn)變，充分的認(rèn)識檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作歸入到單位日常的管理任務(wù)中，建立良好的檔案管理秩序。基層單位要從實(shí)際情況出發(fā)，對檔案工作的服務(wù)進(jìn)行強(qiáng)化。另外，檔案管理工作要通過多種路徑提高其大眾性，對基層檔案管理進(jìn)一步全面了解，使檔案信息能夠得到充分的利用，便于檔案信息的查閱。再者，基層檔案管理人員要對工作進(jìn)行系統(tǒng)化的認(rèn)知，對檔案資源進(jìn)行高度整合[4]。

3.2 建立以用戶為核心的工作模式

基層檔案工作人員需要對以往被動式的檔案管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，將檔案從存到用的主動化改變，建立以服務(wù)和以人為本的管理理念。在進(jìn)行檔案收集、整合、存儲以及使用時(shí)需要以用戶的需求為基礎(chǔ)，提供主動化的服務(wù)，形成以用戶為核心的檔案服務(wù)機(jī)制。

1）以知識積累為基礎(chǔ)進(jìn)行檔案收集。進(jìn)行檔案收集需要根據(jù)文件材料的歸檔范圍，歸檔必須明確是原件或者是紅頭文件，對于具有憑證價(jià)值的文件歸檔要進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。以往傳統(tǒng)化的檔案工作是從文件資料的歸檔開始，收集分為不同的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，收集的方式基本都是被動式的，從收集范圍上來講，歸檔文件的原始性需要具備法律效力。從知識積累的角度進(jìn)行檔案信息收集，文件材料的范圍得到擴(kuò)大，對于非正式文件材料也要加強(qiáng)收集，完善建立收集培訓(xùn)制度，使知識資源的來源進(jìn)一步廣泛。2）完善建立檔案用戶反饋機(jī)制。以往的檔案管理工作是根據(jù)相應(yīng)的原則對檔案進(jìn)行整理、分類、編號等，形成規(guī)范化的模式。但是用戶在進(jìn)行檔案信息使用時(shí)，往往對檔案的種類、編組等并不了解，檔案管理工作主要是從檔案實(shí)體文件存儲管理角度進(jìn)行，而對用戶的使用需求并沒有充分關(guān)注。而且在信息化環(huán)境下，檔案工作面臨的狀況發(fā)生了較大的變化，工作對象在逐步擴(kuò)展，檔案信息管理的形式已經(jīng)不單單是紙質(zhì)化，還存在較多的電子文件。基層檔案管理工作人員需要對用戶的使用需求進(jìn)行充分考慮。所以，需要充分的改變檔案服務(wù)方式，借助信息技術(shù)手段使檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的借閱、查詢等服務(wù)。結(jié)合用戶、部門的不同需求，對原始的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類，為用戶主動提供多類的檔案信息資源。3）借助信息技術(shù)充分實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。大數(shù)據(jù)分析技術(shù)能夠?yàn)闄n案信息的開發(fā)利用提供較好的技術(shù)保障。對基層檔案信息進(jìn)行使用時(shí)，對不同用戶檔案資料信息進(jìn)行跟蹤分析，主動提供信息服務(wù)。在規(guī)定允許的條件下，通過多種手段實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，以使檔案信息服務(wù)更加全面。比如，有單位在進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，需要采購應(yīng)用軟件，有關(guān)的培訓(xùn)信息、使用資料等，在單位內(nèi)部的資源庫中就可以進(jìn)行共享發(fā)布，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

3.3 對人才隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化

在新時(shí)代環(huán)境下，要想更好的開展基層檔案工作，就需要有高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，檔案工作人員的綜合素養(yǎng)會較大的影響基層檔案管理工作的質(zhì)量，因此，需要不斷的強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)。首先，基層單位需要借助于多種渠道引入專業(yè)化的檔案管理人員，對人才隊(duì)伍整體的水平進(jìn)行有效提升。另外，基層單位要建立積極走出去的思想觀，對檔案管理工作人員進(jìn)行周期化的專業(yè)培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)管理能力，為基層檔案管理工作打好基礎(chǔ)。再者，基層單位要通過激勵(lì)機(jī)制提升檔案工作人員的積極性，從整體上提升檔案工作隊(duì)伍的水平，這樣基層檔案管理工作才能獲得更好的成效。

4 結(jié)束語

總而言之，基層檔案管理工作十分重要，現(xiàn)如今，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求，因此，基層單位一定要積極轉(zhuǎn)變管理觀念，對檔案管理工作的模式進(jìn)行優(yōu)化，健全檔案管理制度，借助信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)共享，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高人員綜合素養(yǎng)，做好基層檔案管理工作，從整體上提高基層單位檔案管理的成效，進(jìn)而推動基層單位獲得長久穩(wěn)定的發(fā)展。