探討基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理現(xiàn)代化

毛 雁

（無(wú)棣縣疾病預(yù)防控制中心，山東 濱州 251900）

檔案管理信息化建設(shè)是信息化社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果，也是我國(guó)檔案管理模式從檔案實(shí)體為中心轉(zhuǎn)變成檔案信息為中心的重要舉措，有利于我國(guó)疾病防控工作質(zhì)量，能夠?yàn)橹T多疾病防控創(chuàng)造便利。

1 疾控檔案管理現(xiàn)代化的重要性

檔案管理現(xiàn)代化是科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的表現(xiàn)，而且對(duì)全國(guó)整體性的疾病預(yù)防有著極為重要的作用[1]；目前，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)在不斷的進(jìn)步和發(fā)展，時(shí)代在向著信息化智能化的方向不斷發(fā)展，各項(xiàng)工作的處理也與信息化智能化技術(shù)越來(lái)越不可分開，檔案的管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜且困難的工作，傳統(tǒng)的檔案管理辦法是采用紙質(zhì)檔案歸檔的管理方式，紙質(zhì)檔案歸檔的方式若是面對(duì)信息量較小的檔案還能夠應(yīng)對(duì)，但是如今社會(huì)為一個(gè)信息化爆炸的年代，隨時(shí)都會(huì)產(chǎn)生巨大的信息量，紙制存檔給工作人員帶來(lái)巨大的工作量[2]，由于人的能力和工作能力有限等原因，由人眼來(lái)識(shí)別信息和歸檔經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)紕漏和錯(cuò)誤之處，形成較大的工作麻煩。后來(lái)隨著光盤、磁盤等技術(shù)的出現(xiàn)，檔案管理工作也逐漸的引入這類工具協(xié)助檔案管理工作，但是由于磁盤、光盤的容量有限，面對(duì)日益增大的信息量也會(huì)出現(xiàn)磁盤空間不夠等問題，并且運(yùn)用磁盤、光盤等工具讀取數(shù)據(jù)運(yùn)用也不方便，光盤、磁盤等容易丟失和被盜取，檔案信息安全程度不高。因此檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)迫在眉睫，基層疾控檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理對(duì)提升基層檔案管理效率、提高基層疾控檔案管理的安全性具有重要意義[3]。

2 基層疾控中心檔案管理存在的問題

1）管理制度不完善。目前各個(gè)基層疾控管理工作非常混亂，由于基層檔案管理當(dāng)中設(shè)備不齊全，檔案管理基本依靠人來(lái)采用紙質(zhì)版檔案歸檔，手寫輸入，科室人員歸檔操作不規(guī)范。不注意保存工作當(dāng)中形成的文件資料等，紙質(zhì)檔案存檔于科室當(dāng)中由于存放的年代久遠(yuǎn)，檔案會(huì)容易損壞，不容易取出使用，給檔案的管理使用形成較大的麻煩。基層對(duì)于檔案管理流程和制度不規(guī)范，許多重要文件和閑雜文件混在一起，如有文件丟失則會(huì)無(wú)從查起。

2）基層疾病控制中心對(duì)信息化建設(shè)的投入不足[4]。由于基層疾控中心對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，在資金資金的建設(shè)投入上不足，雖然改變了辦公條件，但是對(duì)檔案管理相關(guān)工作的重視程度依然不足，對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。據(jù)了解，基層疾控中心檔案“八防”設(shè)施、密集架等尚未普及，雖然有些基層疾控中心已經(jīng)添置了計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但是沒有充分的利用到大數(shù)據(jù)等網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺(tái)，在檔案管理過程中依然有大部分需要用人手工抄寫錄入，檔案的歸檔、拿出等依然需要人工檢索，數(shù)字化程度非常低。

3）人員管理結(jié)構(gòu)不平衡。疾病預(yù)防控制工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，在疾病預(yù)防中心的工作人員一般是醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)人員，并非檔案管理信息管理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的人員，由于所學(xué)習(xí)的專業(yè)不符，對(duì)檔案信息和檢索技術(shù)運(yùn)用不熟練，對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)不熟悉[5]，并且新成員沒有專業(yè)的導(dǎo)師指導(dǎo)，在整理資料信息時(shí)難免會(huì)發(fā)生錯(cuò)亂，導(dǎo)致許多疾控專業(yè)數(shù)據(jù)不能及時(shí)歸檔和有效的整理，基層疾控中心的各類專業(yè)工作人員比例失衡，信息化無(wú)法順利的實(shí)現(xiàn)。

4）基層疾控中心對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化信息重要性認(rèn)識(shí)不足。上至高層領(lǐng)導(dǎo)，下至基層員工，他們的思想都較為保守，沒有能夠認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代信息化的重要性，對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不夠。

3 基層疾控中心檔案管理現(xiàn)代化對(duì)策

1）迎合新時(shí)代的潮流，制定現(xiàn)代化疾控預(yù)防數(shù)據(jù)檔案管理制度。現(xiàn)代化檔案管理是一種新型的管理模式，實(shí)現(xiàn)這一過程并不是胡亂的做管理和建設(shè)，而是需要根據(jù)相關(guān)的法定法規(guī)實(shí)行，在基層及控制中心檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)過程中需要遵守《檔案法》和《檔案管理暫行規(guī)定》，集合現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)來(lái)制定具有高可行性的檔案現(xiàn)代化管理制度，在確保檔案的安全性、真實(shí)性的前提下建立良好的科學(xué)管理制度。在建設(shè)過程中一定要抓好落實(shí)工作。

2）加大軟硬件的投入。檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化需要許多現(xiàn)代化科學(xué)設(shè)備輔助，引進(jìn)新型的文件掃描機(jī)、打印機(jī)、交換機(jī)、路由器、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備，建設(shè)高性能的網(wǎng)絡(luò)安全軟件等。開展檔案信息多途徑檢索方式，將原有的舊檔案錄入檔案管理系統(tǒng)中。利用OA辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使文件從最初的擬稿、核對(duì)、收文、批辦到檔案的著錄、檢索、編研保管、利用的整個(gè)過程相互銜接起來(lái)，向檔案館移交檔案都通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理。只有從根本上解決檔案保管的軟硬件環(huán)境，夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)才能使檔案工作獲取最大的使用效益。

3）做好電子檔檔案管理。電子檔檔案的管理要確保檔案的真實(shí)性、有效性、安全性，確保文檔的完整，基層疾控中心要以檔案館管理辦法為指導(dǎo)，做好電子檔案的歸檔時(shí)間、歸檔范圍和歸檔檔案的分類，歸檔的軟件、系統(tǒng)等，嚴(yán)格規(guī)定電子檔案的格式、命名方式，規(guī)定檔案存放的數(shù)據(jù)庫(kù)位置等，這樣便于檔案的查找調(diào)用。

4）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力和完善人員結(jié)構(gòu)。檔案管理人員的現(xiàn)代化信息科技運(yùn)用能力高低是能否做好檔案管理的關(guān)鍵，疾控中心應(yīng)當(dāng)改善檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，在疾控中心不能僅僅招收醫(yī)療衛(wèi)生相關(guān)人員來(lái)做工作，應(yīng)當(dāng)放寬所招收的工作人員的專業(yè)范疇，多招攬信息化管理、檔案管理等相關(guān)專業(yè)人員[6]。對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)送到高校當(dāng)中或相關(guān)的檔案管理培訓(xùn)教學(xué)機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)習(xí)進(jìn)修，檔案管理人員和疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)程度。自覺樹立信息化檔案管理觀念，不斷的學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，要保持一顆不斷學(xué)習(xí)進(jìn)取的心，保持學(xué)習(xí)和競(jìng)爭(zhēng)能力，充分的利用現(xiàn)代化信息平臺(tái)提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

4 總結(jié)

計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代化進(jìn)程當(dāng)中不可缺少的工具之一，現(xiàn)在任何的工作都無(wú)法完全的離開計(jì)算開展而來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在工作和生活當(dāng)中占據(jù)著越來(lái)重要的作用，對(duì)生活和工作有著重要的影響，特別是大數(shù)據(jù)興起的時(shí)代，醫(yī)療管理工作正在接受著計(jì)算機(jī)技術(shù)的深刻影響，基層疾控中心的檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理是根據(jù)時(shí)代的需要進(jìn)行的，也是歷史的大勢(shì)和必然，目前基層疾控中心檔案管理存在管理制度不完善、人才結(jié)構(gòu)不平衡、基層疾控中心對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化信息重要性認(rèn)識(shí)不足等原因，導(dǎo)致檔案管理的安全性和效率不高。加強(qiáng)基層疾控中心的檔案管理的現(xiàn)代化能夠提升檔案管理的效率，能夠有效的提升檔案管理的安全性和檔案保存的時(shí)效性。