提高基層單位檔案管理效能的路徑研究

張 羽

（興安盟農(nóng)村牧區(qū)廣播電視事業(yè)管理辦公室，內(nèi)蒙古 興安盟 137400）

基層檔案管理工作內(nèi)容繁瑣，屬于基層單位基礎(chǔ)管理工作內(nèi)容，對(duì)于基層單位人力資源管理、運(yùn)行決策、群眾服務(wù)具有重要的意義。面對(duì)基層單位管理中的諸多問題，需要從意識(shí)、制度、管理規(guī)范、信息化建設(shè)等多個(gè)角度出發(fā)，改變傳統(tǒng)基層檔案管理模式，讓其真正參與到基層單位管理當(dāng)中，發(fā)揮檔案信息價(jià)值，促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展。

1 提高基層單位檔案管理效能的重要性

第一，當(dāng)前我們正處在“雙創(chuàng)”的社會(huì)宏觀背景下，如何超越或突破傳統(tǒng)檔案管理模式是擺在基層單位檔案工作面前亟待解決的問題。在新時(shí)期，要想提高基層單位管理效能，就要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建科學(xué)、現(xiàn)代的檔案管理架構(gòu)，擺脫傳統(tǒng)檔案管理理念或是檔案管理系統(tǒng)的制約，通過科學(xué)的收集、保管檔案信息，以便最大化地發(fā)揮檔案的價(jià)值，從整體上促使檔案管理工作水平和效率提升，為相關(guān)單位的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。第二，有助于提高檔案資源的利用效率。當(dāng)前部分基層單位在具體的檔案管理中，由于單位管理者沒有從思想上認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作的必要性，加之檔案管理人員對(duì)傳統(tǒng)人工管理模式的延續(xù)操作，因此，在檔案資料的編制和保存方面比較隨意。在新時(shí)期，想要提高檔案管理效能，相關(guān)單位要投入人力物力，引入先進(jìn)技術(shù)和管理方式[1]。

2 提高基層單位檔案管理效能的路徑

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提升意識(shí)

檔案價(jià)值高低與管理效果相關(guān)，加強(qiáng)重視能夠充分開發(fā)基層檔案管理潛力，促進(jìn)基層單位發(fā)展。基層單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值，將檔案管理納入單位工作計(jì)劃當(dāng)中，改變檔案管理在基層單位中的地位，從頂層建設(shè)加強(qiáng)管理工作。同時(shí)，基層單位要提升基層管理人員工作意識(shí)，多次開展相關(guān)法律、法規(guī)研習(xí)工作，使管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。單位領(lǐng)導(dǎo)要做好協(xié)調(diào)工作，讓各個(gè)部門配合檔案管理工作，掃清檔案管理人員工作中的障礙。

2.2 投入人力、物力、財(cái)力，切實(shí)加強(qiáng)硬件建設(shè)

我們正處在新時(shí)期，為進(jìn)一步完善檔案管理工作方式，全面促使基層單位檔案管理事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。一是基層單位需要根據(jù)自身實(shí)際情況，加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)，這就要求基層單位從財(cái)力、物力、人力方面進(jìn)行合理規(guī)劃，引入先進(jìn)設(shè)備設(shè)施，以實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的網(wǎng)絡(luò)化和資料存儲(chǔ)的數(shù)字化。二是事業(yè)單位應(yīng)該將這項(xiàng)工作有效納入年度預(yù)算中，進(jìn)一步落實(shí)經(jīng)費(fèi)，根據(jù)單位的實(shí)際情況，購買或引入檔案軟件設(shè)備和管理硬件。根據(jù)需要，建設(shè)合格的現(xiàn)代化檔案庫房，在這個(gè)庫房中，需嚴(yán)格根據(jù)防污染、防塵、防高溫、防火、防盜、防鼠等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在庫房內(nèi)配置消防、防盜、監(jiān)控、溫度濕度控制的設(shè)備。三是基層單位需構(gòu)建數(shù)字檔案管理制度，同時(shí)還要根據(jù)實(shí)際情況，構(gòu)建檔案信息安全防護(hù)體系，通過科學(xué)合理的檔案管理體系，防止重要檔案信息外泄、丟失，有效利用或是保存電子檔案[2]。

2.3 參與管理，加強(qiáng)開發(fā)

檔案管理作為基層單位工作中必要的一環(huán)，需要讓檔案管理真正參與到基層單位工作中才能夠促使其發(fā)展。1）定期篩查檔案，匯報(bào)異常檔案信息。2）將基層單位日常辦公信息、活動(dòng)狀況、最新文件及時(shí)入檔，并按照類別、載體、時(shí)間進(jìn)行規(guī)范處理，向領(lǐng)導(dǎo)定期匯報(bào)檔案管理工作進(jìn)展情況。3）結(jié)合檔案資料，對(duì)于各類檔案信息進(jìn)行綜述，整理基層單位發(fā)展過程資料，讓領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)有更多的信息支持，從而真正發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。

2.4 強(qiáng)化服務(wù)利用

計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠增強(qiáng)檔案管理自動(dòng)化程度，提升工作效率，拓寬服務(wù)面，要把計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)與檔案有機(jī)結(jié)合，一是要加強(qiáng)對(duì)各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的落實(shí)，確保檔案信息化規(guī)范；二是要加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，建成以館藏檔案為主體的檔案全文數(shù)據(jù)庫；三是要促進(jìn)資源共享，按照標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和保密要求，把可公開的檔案信息及時(shí)予以開放，使檔案公共服務(wù)的范圍與覆蓋面增加，滿足人民群眾日益增長的檔案利用需求，讓檔案的作用惠及更多的人民群眾；四是發(fā)現(xiàn)、挖掘檔案資源的潛在價(jià)值，編輯更多更有價(jià)值的信息，把“死檔案”變成“活信息”，為單位決策提供更多更好的參考和指導(dǎo)，為社會(huì)和人民群眾提供更多更好的服務(wù)[3]。

2.5 確保檔案安全

1）做好檔案“線上線下”監(jiān)管。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，線上查檔已經(jīng)較為普遍。作為檔案管理部門，要對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行有效監(jiān)管，防止惡意網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒等破壞檔案信息系統(tǒng)。未雨綢繆，在檔案信息系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行過程中，預(yù)防性設(shè)置安全技術(shù)裝置，確保系統(tǒng)安全。同時(shí)，加強(qiáng)檔案應(yīng)急體系建設(shè)，建立檔案應(yīng)急機(jī)制，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)備份管理，確保檔案數(shù)據(jù)安全。

2）加強(qiáng)檔案日常安全管理。檔案的借、閱、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按照工作程序和流程，切實(shí)建立日志臺(tái)賬、定期檢測硬件設(shè)施環(huán)境及軟件載體監(jiān)測。檔案開發(fā)利用應(yīng)做到專人專室，配備專用設(shè)備。對(duì)涉密檔案，應(yīng)在使用前簽訂承諾書，同時(shí)要對(duì)涉密檔案查閱環(huán)境進(jìn)行物理隔離，使用完畢后及時(shí)核對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施，做好善后，切實(shí)做到守檔有責(zé)。

2.6 強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

高素質(zhì)人才是提升檔案管理效率的關(guān)鍵因素。因此基層單位應(yīng)安排定期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)活動(dòng)，努力提高人員的綜合素養(yǎng)。健全和完善考核制度，激發(fā)檔案管理人員的工作激情。基層檔案室工作人員的選拔聘用不能隨意進(jìn)行，必須通過嚴(yán)格的考試和審查引進(jìn)高水平的專業(yè)人才，提高檔案室后備隊(duì)伍的整體質(zhì)量，確保檔案室工作人員配置的合理和專一。

3 結(jié)束語

綜上所述，檔案價(jià)值以管理體現(xiàn)，檔案管理工作科學(xué)、高效就可以有效發(fā)揮檔案價(jià)值，提升基層單位工作水平。由此可見，探討基層檔案管理中所出現(xiàn)的問題與對(duì)策是十分必要的。