事業單位檔案管理規范化及檔案利用效益研究

謝麗麗

（涿州市自然資源和規劃局，河北 涿州 072750）

1 事業單位檔案管理的重要意義

檔案是一個企事業長期發展和建設的非常重要的無形資產。隨著我國經濟的不斷增加，企事業單位檔案管理工作越來越被重視，特別是隨著信息化社會的不斷發展，檔案管理工作必須要實現現代化，要使其適應新形勢的發展。事業檔案管理的規范化是實現檔案工作信息化的重要環節。檔案是一個事業發展歷史的縮影，是一項重要信息的來源，同時檔案管理工作是信息產業非常重要的組成部分。事業檔案管理的規范化便于日后對檔案信息的查詢，這對于事業單位的信息收集起著非常重要的作用，同時也將成為企事業單位信息來源的動力。

2 事業檔案管理工作的問題

1）管理程序混亂，管理制度存在漏洞。很多事業單位的領導對檔案管理工作沒有給予足夠的重視，因此在制定相關規章制度時留下了不少隱患。舉例來說，一些事業單位在收集檔案資料的過程中，由于未建立相關績效考核制度，導致了檔案資料缺失、檔案收錄不合理等問題。除此之外，在收錄檔案資料的過程中，因不同部門的標準存在差異，導致檔案管理工作力度不足、深度不夠。更有甚者，由于單位領導缺乏長遠眼光，致使檔案管理人員缺乏對檔案管理的合理規劃，無法形成完整、連續的檔案資料。

2）管理技術、方式較為落后。傳統的事業單位檔案管理主要處理的是以紙質檔案為主的資料，其不僅占用了不小的空間資源，并隨著時間的推移還面臨資料老化等問題。同時，數量越來越多的紙質檔案也不利于檢索人員的查閱和使用。究其原因，一方面是因為很多事業單位缺乏相應的軟硬件設施購置資金，另一方面是因為檔案管理人員缺乏對現代化信息技術的學習與應用。

3）檔案管理人員整體素質參差不齊。檔案管理人員應對國家關于檔案管理的各項法律法規以及相關政策走向有深入且獨到的理解，并能憑借強大的文字表述能力和熟練的現代化檔案管理工作技能及時、準確地記錄下事業單位在自身發展歷程中所產生的各項有價值的信息資料。然而就目前來看，達到這一標準的事業單位檔案管理人員仍是鳳毛麟角，檔案管理人員整體素質參差不齊。

3 推進企事業檔案管理規范化的措施分析

目前，我國頒布了很多關于檔案管理方面的條例，例如：《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》、《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見的通知》（云辦發【2014】18號），因此企事業單位要重視檔案管理的規范化，這對于企事業的發展有很大的促進作用，具體措施如下：

1）加強領導對檔案的管理意識。企事業領導要意識到檔案管理工作的重要性，并且要轉變對檔案管理工作的思想觀念。企事業領導是單位的決策者和組織者，因此只有加強領導對檔案管理工作重要性的認識，才能促進檔案管理工作規范化的開展。企事業領導要有效的解決檔案管理過程中所遇到的問題，其中包括人才需求和資金需求等，因此企事業領導應該重視對專業人才的引進，并且要加大投資力度，提升檔案管理技術設施，改善傳統的管理方式，使其更具有現代化和信息化。加強企事業領導的法律意識，讓他們明確國家的相關法律法規，同時要在單位加大法律宣傳的力度，在檔案管理的過程中，要依法進行建檔、管檔以及用檔。除此之外，要依照檔案管理的規范化，制定績效考核的制度，讓他們對檔案管理有重新的認識，從而意識到檔案管理的重要性。

2）建立健全企事業檔案管理的工作制度。目前我國很多企事業單位檔案管理制度都不夠完善，并且管理體系也比較落后，因此必須要不斷的完善檔案管理制度，增強檔案管理的有序性，從而促進檔案管理規范化的建設。建立完善的企事業檔案管理制度，其中具體包括：檔案人員崗位責任制度、檔案整理歸檔制度以及檔案安全制度等。每項規章制度都必須要有明確的條文，并且要非常嚴密，同時檔案管理規章制度要足夠的簡明，這樣有利于管理人員對其進行充分的落實。管理人員要在日常的工作中，不斷的總結和改善，從而保證檔案管理工作都能有據可查。

3）引進現代化管理方式。傳統的檔案管理手段只用到了一臺電腦，并且只配置一個管理人員，隨著信息技術的不斷發展，這種管理模式已經滿足不了社會的需求，因此一定要提高企事業檔案的管理手段，并且要完善管理模式，采用鼓勵機制，從而促進企事業檔案管理工作順利開展。加強組織領導工作以及管理手段的創新，采取科學的管理手段，并且要以信息化為基礎，建立數字檔案以及電子文件系統，從而提高檔案管理水平。

4）加強企事業單位檔案管理工作人員的管理和培訓。檔案管理工作的質量會受到檔案管理工作人員綜合素質的影響，因此一定要增強檔案管理人員的綜合素質，從而促進檔案管理實現規范化。要想提高檔案管理工作人員的綜合素質，必須要對檔案管理人員進行專業技能的培訓，讓工作人員積極的參加培訓，從而使他們能夠熟練的掌握檔案管理工作的流程以及相關的要求，并且要對他們進行科學的管理方法和技能的培訓，提高自身的整體素質，同時要求他們創新出適應社會發展的管理模式。目前，我國對企事業檔案管理人員有越來越多的要求，不僅是專業技能方面，最重要的是職業道德水平，因此必須要加強對管理人員的道德素質培訓，不斷地強化他們的服務意識以及責任意識，從而提高檔案管理人員的服務水平，同時實現檔案管理的規范化和信息化。

4 提升事業單位檔案利用效益的思路

事業單位檔案資料毫無疑問具有很大的價值，因此其利用效率的高低能夠直接體現出檔案管理工作的水平。因此，只有將提高事業單位檔案資料利用效率作為推進事業單位檔案管理規范化的最終落腳點，才真正有助于單位領導借助于這些檔案資料作出更好的決策，繼而助力單位實現更好的發展。具體來說，首先要提高事業單位檔案管理人員對檔案資料的合理利用意識，確保所有的檔案管理工作都能為檔案資料被有效利用而服務。另外，應針對事業單位檔案工作的服務機制進行創新，創新目的在于盡可能使這些檔案資料更好地服務于領導決策，服務于生產科研，服務于任何有需要的人員進行查閱。要實現這一目標，一方面需要建立和健全事業單位檔案利用制度，通過制度落實來提高檔案管理人員服務的積極性和工作熱情，激勵其從以往的被動型服務轉變為主動型服務；另一方面需要對當前事業單位檔案檢索的工具進行全面更新，徹底摒棄傳統的人工檢索或半人工檢索，全面落實現代電腦智能化檢索方式，從而切實提高檔案資料檢索的準確性和速度。只有這樣，才能真正實現對事業單位檔案資料的更高效利用，實現事業單位檔案管理服務水平的與時俱進，推動單位更加快速、健康地發展。

5 結語

綜上所述，通過研究與證實，驗證了科技型小微企業管理創新中TRIZ發揮的巨大作用和重要影響，對于這一領域研究的空白區做了相應的彌補。對于諸多層面的提升都提供了支持、參考以及經驗。然而，TRIZ理論極為的抽象、結構也比較復雜，企業的消化與吸收的能力較弱，應用較慢。而且在管理領域對TRIZ的研究深度極其有限，對于應用的支撐力不足。另外，國家對于TRIZ推廣的力度極其微小，企業經營者對TRIZ并不十分的了解，無法應用，也并不總重視。因此，TRIZ理論在科技型小微企業管理創新道路上的應用還要走很長的路。