建筑工程檔案資料管理的優(yōu)化研究

彭慧星

（中鐵十六局集團(tuán)城市建設(shè)發(fā)展有限公司，北京 100018）

檔案工作是建筑施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中一項(xiàng)常規(guī)性工作，也是衡量一個(gè)企業(yè)治理水平高低的標(biāo)準(zhǔn)之一。切實(shí)做好建筑施工企業(yè)檔案治理工作，可以為企業(yè)開(kāi)發(fā)建筑新技術(shù)、新工藝提供依據(jù)和參考。同時(shí)，也能大大減少在創(chuàng)優(yōu)、工法申報(bào)過(guò)程中的人力、物力投入及整理工程檔案資料的重復(fù)工作，實(shí)現(xiàn)可觀的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，大大促動(dòng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的規(guī)范管理和開(kāi)拓創(chuàng)新。建筑施工企業(yè)應(yīng)統(tǒng)籌兼顧好企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作和檔案治理工作，使之相互依存、相互促動(dòng)，充分發(fā)揮檔案治理在企業(yè)中的價(jià)值。鑒于此，本文從建筑施工企業(yè)檔案工作的重性要出發(fā)，對(duì)標(biāo)管理策略進(jìn)行探討，以期實(shí)現(xiàn)建筑施工企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)利用的最大化。

1 檔案工作在建筑企業(yè)中的重要作用

1.1 檔案資料為企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)工作發(fā)揮參考憑證作用

建筑施工企業(yè)的檔案資料是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)反映。建筑施工企業(yè)的一切生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，如經(jīng)營(yíng)決策、項(xiàng)目建設(shè)、勞動(dòng)用工、勞務(wù)分包等都能在檔案資料中得到真實(shí)地反映。建筑工程檔案資料作為項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，是工程重要技術(shù)參數(shù)和建設(shè)過(guò)程的可靠反映，是建設(shè)工程質(zhì)量治理的重要環(huán)節(jié)，是不可再生的信息資源，也是工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件。工程檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全、完整和科學(xué)保管及有效利用，對(duì)確保建設(shè)項(xiàng)目完工后的安全使用和正常運(yùn)行，促動(dòng)城市建設(shè)、企業(yè)進(jìn)展和經(jīng)濟(jì)進(jìn)展具有重要的意義。檔案工作者通過(guò)企業(yè)檔案信息的收集、整理、分析、研究，從而應(yīng)用到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和治理工作中，不但有利于保證企業(yè)在建項(xiàng)目的各項(xiàng)指標(biāo)順利完成，而且有利于提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

1.2 檔案資料為開(kāi)發(fā)建筑新技術(shù)、新工藝提供依據(jù)和參考

檔案是建筑企業(yè)寶貴的信息資源。建筑施工企業(yè)要在市場(chǎng)上站穩(wěn)腳跟、發(fā)展創(chuàng)新，需要持續(xù)從項(xiàng)目施工中收集各種數(shù)據(jù)和資料并進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。每個(gè)項(xiàng)目分部工程的施工實(shí)踐都可能成為一項(xiàng)先進(jìn)施工工藝的前身，從而在建筑上全面推廣使用，使企業(yè)受益。所以，建筑施工企業(yè)檔案工作做得如何，檔案資料的收集是否即時(shí)、齊全，管理是否科學(xué)，對(duì)企業(yè)新技術(shù)的應(yīng)用、新工藝的開(kāi)發(fā)有直接影響。這就需要建筑施工企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中持續(xù)探究和創(chuàng)新，而在這個(gè)探究和創(chuàng)新過(guò)程中，完整的檔案資料是十分必要的。

2 建筑工程檔案資料管理存在的主要問(wèn)題

2.1 檔案管理意識(shí)薄弱

由于很多建筑企業(yè)、施工單位的管理人員認(rèn)為檔案管理是一個(gè)不重要的環(huán)節(jié)，無(wú)法創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)，所以投入的物力、人力較少，甚至還有許多管理人員覺(jué)得沒(méi)有規(guī)范化的檔案管理機(jī)制，不會(huì)對(duì)整個(gè)建筑工程建設(shè)質(zhì)量產(chǎn)生影響，導(dǎo)致相關(guān)人員工作不積極，檔案的日常收集、整理、保管工作比較混亂，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)相互推諉，嚴(yán)重影響檔案資料的管理質(zhì)量。

2.2 檔案資料管理質(zhì)量有待提升

在施工各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的資料文件，都屬于工程檔案的管理范圍，內(nèi)容繁多，需要有效地分類收集整理，許多建筑施工企業(yè)常常注重檔案數(shù)量的收集，缺少專業(yè)的甄別鑒定，導(dǎo)致出現(xiàn)許多實(shí)用性、安全性較低的材料，長(zhǎng)期下去，會(huì)對(duì)相關(guān)部門的檔案保管工作產(chǎn)生較大的影響。另外，對(duì)于許多重要的簽字資料與文件的保管，相關(guān)管理人員比較隨意，容易發(fā)生檔案資料缺少、丟失等問(wèn)題，直接影響整個(gè)工程檔案資料的保存質(zhì)量和意義，影響后續(xù)的施工建設(shè)活動(dòng)，導(dǎo)致整體管理效率不高，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

3 建筑工程檔案資料管理的優(yōu)化路徑

3.1 強(qiáng)化檔案資料管理人員的職業(yè)意識(shí)，規(guī)范日常工作行為

檔案資料的收集、整理和編制是由人完成的，提高檔案管理人員的素質(zhì)至關(guān)重要。在加強(qiáng)宣傳的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常開(kāi)展職業(yè)教育培訓(xùn)，組織內(nèi)外部的參觀、交流與學(xué)習(xí)，保證相關(guān)人員都能建立良好的檔案資料管理意識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)，不斷提升其自身綜合能力與管理素質(zhì)。編制崗位職責(zé)，使各級(jí)管理人員，明確自身的基本工作程序與目標(biāo)，以規(guī)范其日常工作內(nèi)容與行為。要求在施工建設(shè)活動(dòng)開(kāi)工之前，做好統(tǒng)一表格、標(biāo)準(zhǔn)等準(zhǔn)備工作，做好施工過(guò)程中進(jìn)度計(jì)劃制訂與調(diào)整工作，并在開(kāi)工后的施工管理過(guò)程中，監(jiān)督檢查檔案資料記錄與整理情況。在此基礎(chǔ)上，現(xiàn)場(chǎng)的管理人員要實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)檔案資料的登記工作，定期檢查相關(guān)部門工作完成情況，做好施工管理登記工作，對(duì)施工單位的建設(shè)資料完成情況進(jìn)行檢查。

3.2 不斷完善檔案資料管理制度

建筑工程的檔案資料管理不僅僅是簡(jiǎn)單地對(duì)工程資料進(jìn)行保存，而是要通過(guò)完善的管理制度對(duì)從檔案的形成、各部門的簽字確認(rèn)、不同施工階段資料的整理以及最終檔案的歸檔，這一系列的過(guò)程都是檔案管理的重點(diǎn)。為了能夠加強(qiáng)檔案的管理工作，需要不斷完善企業(yè)檔案管理的制度，并且參考國(guó)家對(duì)于工程資料檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行制度的補(bǔ)充完善。其中需要明確工程項(xiàng)目單位、施工企業(yè)以及監(jiān)理單位在工程建設(shè)中的職責(zé)等，使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠流程化、系統(tǒng)化，完善檔案的借閱登記制度，避免檔案在使用過(guò)程中丟失。出現(xiàn)問(wèn)題能夠有效地追蹤到當(dāng)事人的責(zé)任，提高每一位工程參與者對(duì)檔案資料的重視程度。

3.3 構(gòu)建企業(yè)檔案資源數(shù)據(jù)平臺(tái)

由于工程項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)關(guān)系很多方面的內(nèi)容，要確保各工程間檔案資源共享，必須要借助于建立大數(shù)據(jù)信息管理平臺(tái)的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效利用。建筑施工企業(yè)作為工程檔案收集、歸檔、保存的責(zé)任主體，應(yīng)建議企業(yè)檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，提高工作效率。一是借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)推動(dòng)建筑施工企業(yè)檔案資料的整合，進(jìn)一步挖掘信息技術(shù)的功能，使企業(yè)能夠更加便捷地利用檔案資料信息。二是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化，將企業(yè)檔案資料統(tǒng)一納入共享平臺(tái)，進(jìn)而推動(dòng)建筑施工企業(yè)檔案信息化的深度 發(fā)展。

3.4 落實(shí)檔案信息安全管理

建筑施工企業(yè)應(yīng)該對(duì)關(guān)鍵檔案資料做好備份工作，確保檔案資料不遺漏。一是加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)，樹(shù)立較強(qiáng)的安全意識(shí)，尤其要掌握數(shù)字檔案的安全保護(hù)技術(shù)，定期組織開(kāi)展安全檢查，發(fā)現(xiàn)漏洞及時(shí)補(bǔ)救。二是構(gòu)建完善的安全管理機(jī)制，將企業(yè)檔案信息安全管理工作納入議事日程，確保落實(shí)到實(shí)際工作。三是加強(qiáng)企業(yè)檔案資料的管理和宣傳，增強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)檔案安全尤其是數(shù)字化檔案安全的重視，制定符合企業(yè)實(shí)際的檔案安全應(yīng)急預(yù)案，做好突發(fā)性事件的處理。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，工程檔案是工程建設(shè)最真實(shí)的反映，是檢驗(yàn)工程質(zhì)量的重要依據(jù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過(guò)程中的問(wèn)題，制定完善有效的管理人才培養(yǎng)體系和獎(jiǎng)懲制度，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，提高整體檔案管理水平，對(duì)企業(yè)借鑒成果、提高質(zhì)量、增收效益有著重要意義。我們應(yīng)該積極借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，不斷優(yōu)化管理制度和體系，讓建筑工程檔案管理持續(xù)適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展要求，更好地為企業(yè)發(fā)展和國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。