新時期事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理研究

白 潔

（阿勒泰市檔案館，新疆 阿勒泰 836300）

在社會的不斷發(fā)展下，事業(yè)單位為社會建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出了重要貢獻(xiàn)。當(dāng)事業(yè)單位執(zhí)行內(nèi)部管理時，文檔文件管理主要是記錄機(jī)構(gòu)重要信息的基本任務(wù)，還可以為各種行政和業(yè)務(wù)決策提供該信息。文件和檔案屬于企業(yè)無形資產(chǎn)，單位要注意對這些無形資產(chǎn)的管理，以更好地促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展和支持國家的建設(shè)。因此，迫切需要提高事業(yè)單位對文檔文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

1 事業(yè)單位文書檔案概述

事業(yè)單位包含著復(fù)雜的工作內(nèi)容，常見的是教育、文化、科技等，被視為重要的社會服務(wù)組織。一般來說，事業(yè)單位往往存在著一定的公益性質(zhì)，公務(wù)人員間的工作內(nèi)容存在著明顯的不同。近年來，國家提出了分類改革理念，隨后將事業(yè)單位分為兩大類，即公益一類事業(yè)單位和公益二類事業(yè)單位。

文檔文件包含許多類別，例如說明、決定、公告、報(bào)告、批準(zhǔn)、通知、信件、簡報(bào)、會議記錄、工作計(jì)劃和工作摘要。在事業(yè)單位的文件和檔案管理中，內(nèi)容復(fù)雜，因此，在事業(yè)單位進(jìn)行文件和檔案管理時，必須達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)準(zhǔn)，以確保文件和檔案管理的效率。

2 新時期事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的必要性

2.1 提高行政工作效率需要

當(dāng)前，在事業(yè)單位中執(zhí)行內(nèi)部管理任務(wù)是一項(xiàng)基本任務(wù)，管理任務(wù)相對簡單，但是其重要性仍然不可以忽略。需要對事業(yè)單位使用的各種任務(wù)和材料進(jìn)行詳細(xì)記錄，這是事業(yè)單位獲取行政管理工作信息的重要渠道，對于提高行政工作效率具有重要意義。特別是在新時代，事業(yè)單位具有許多工作內(nèi)容，并且大多數(shù)管理任務(wù)都需要一些文檔和文件作為標(biāo)準(zhǔn)。僅當(dāng)這些文檔和檔案的管理已達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化狀態(tài)時，才可以在相對較短的時間內(nèi)檢索到相應(yīng)的信息，并且在相對較短的時間內(nèi)為行政工作提供必要的信息是很方便的。因此，在實(shí)踐中，企事業(yè)單位文件檔案管理的規(guī)范化需要提高行政工作的效率。

2.2 提升行政工作質(zhì)量需要

事業(yè)單位中文檔文件的管理屬于文件管理的基本任務(wù)，可以真正記錄整個組織所需的某些信息，并且通常可以記錄一些對單位運(yùn)營有用的信息。包含員工的個人信息，而與工作和單位任務(wù)有關(guān)的信息是事業(yè)單位的重要信息資源，并且直接影響管理層針對各種任務(wù)的決策。在實(shí)際工作開發(fā)中，管理人員可以根據(jù)文件中的記錄科學(xué)合理地制定工作計(jì)劃，并在文件的幫助下，可以提高工作效率，也可以保證工作開發(fā)的質(zhì)量。然后，促進(jìn)了事業(yè)單位的工作發(fā)展。此外，事業(yè)單位的文件檔案可以全面記錄事業(yè)單位信息的各個方面。

3 事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)范化影響因素

3.1 管理人員意識薄弱，人員管理不夠合理

中國目前的事業(yè)單位在執(zhí)行文件和文件管理時，大多數(shù)必須指定合適的人員，而事業(yè)單位是否規(guī)范文件和文件管理與管理員的看法密切相關(guān)。管理員是文件管理的最主要操作者，因此，是否可以采用有效的文件管理方法，使總體管理具有規(guī)范的特征，取決于管理員的感知。關(guān)于文件和檔案管理人員的部署以及激勵機(jī)制的形成，存在著不合理的情況。例如，在人員配備方面，人員配備過于廣泛，因?yàn)橐恍┦聵I(yè)單位并未認(rèn)真對待文件和備案。例如，一些經(jīng)驗(yàn)不足或即將退休的人被分配執(zhí)行文件讀取管理，這在一定程度上限制了文檔和文件管理的改進(jìn)。

3.2 信息化文書檔案管理形式滯后

在一些事業(yè)單位中，由于缺乏技術(shù)檔案管理員的標(biāo)準(zhǔn)化管理意識以及缺乏相應(yīng)的輔助系統(tǒng)，許多事業(yè)單位的信息化水平相對較低，因此采用了文件和文件格式。文檔檔案庫中的內(nèi)容和其他信息較為復(fù)雜，但本質(zhì)上也有所不同。例如，如果信息技術(shù)沒有在實(shí)際工作中得到充分應(yīng)用，則很難依靠現(xiàn)有系統(tǒng)來改善文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及提高文件管理的質(zhì)量和效率。在一些地方事業(yè)單位中，信息系統(tǒng)的大多數(shù)應(yīng)用還處于起步階段，而僅僅是普通辦公軟件的應(yīng)用。由于尚未引入某些系統(tǒng)技術(shù)，因此很難在短時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的文件管理。

4 新時期事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)范化開展途徑

4.1 管理人員提高重視程度，做好人員綜合管理工作

事業(yè)單位的工作對促進(jìn)社會發(fā)展具有重要意義，各種任務(wù)的決策，組織和執(zhí)行與文件和檔案內(nèi)容的完整性密切相關(guān)。因此，必須規(guī)范文件和檔案的管理。為了實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，首要任務(wù)是提高管理員對文件管理標(biāo)準(zhǔn)化的正確理解。

此外，需要提高文件和文件管理人員的整體素質(zhì)，并改善管理工作的激勵機(jī)制。該機(jī)構(gòu)可以完善激勵機(jī)制，激發(fā)辦公檔案管理員的工作積極性，從而可以提高整體工作質(zhì)量和管理人員的專業(yè)素質(zhì)。同時，在完善管理激勵機(jī)制的同時，機(jī)構(gòu)目前正在根據(jù)文件管理專項(xiàng)工作的狀態(tài)，根據(jù)工作的內(nèi)容和職責(zé)，制定激勵機(jī)制。在完成激勵機(jī)制的制定之后，其實(shí)是需要獎勵和懲罰制度的支持。在激勵員工工作時，必須根據(jù)系統(tǒng)獲得公平的獎勵或懲罰。同時，有必要充分考慮檔案管理人員的品格和價(jià)值追求，并讓一些勝任的人員承擔(dān)檔案管理的綜合管理責(zé)任，以增強(qiáng)責(zé)任感。方便從業(yè)人員管理和檔案管理。

4.2 建立規(guī)范性管理

一方面，有必要豐富文檔文件管理的內(nèi)容，細(xì)化各種管理任務(wù)，建立管理規(guī)則。應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門的特征制定差異化的管理內(nèi)容。例如，就紅十字會而言，紅十字會不僅為突發(fā)災(zāi)難和緊急情況提供支持，而且還開展有益于人民身心健康的公益活動。在實(shí)際的工作開發(fā)中，所需的材料和準(zhǔn)備工作量相對較大，因此在管理這些文件和檔案時，有必要改進(jìn)各種活動的內(nèi)容和原則，并在執(zhí)行活動后記錄效果。為了促進(jìn)后續(xù)的重新設(shè)計(jì)，請?jiān)诠婊顒悠陂g提供該信息。

同時，在建立文件檔案管理系統(tǒng)中需要一定的指導(dǎo)作用，必須完善和加強(qiáng)原有的管理制度，以便在事業(yè)單位文件檔案管理中取得更好的效果。適當(dāng)?shù)墓芾砣藛T對文件和檔案的標(biāo)準(zhǔn)化重要性的認(rèn)識。在事業(yè)單位中，文件檔案管理人員必須明確其職責(zé)，而這些雇員必須提供適當(dāng)?shù)募詈凸膭睿愿纳莆募蜋n案管理。例如，如果正式確定了相應(yīng)的職位獎金，則在實(shí)際工作管理中的一些員工將在文件和文件丟失或不完整時面臨相應(yīng)的罰款。這樣，文檔文件管理系統(tǒng)可以更好地促進(jìn)機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)文檔文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)。

5 結(jié)論

通過討論，可以了解到，事業(yè)單位中文件和檔案的管理可以有效地保護(hù)實(shí)際工作，并且是某些程序的建立和實(shí)施的重要信息基礎(chǔ)。在許多事業(yè)單位中，文檔和檔案管理仍然沒有表現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化的特征。針對這種情況，提出以下三種優(yōu)化策略：首先，有必要提高文檔文件管理負(fù)責(zé)人對標(biāo)準(zhǔn)化管理的認(rèn)識，其次，有必要建立一個可以促進(jìn)文檔標(biāo)準(zhǔn)化管理的系統(tǒng)。最后，需要充分利用信息技術(shù)來為業(yè)務(wù)構(gòu)建高效便捷的管理系統(tǒng)。希望有關(guān)該主題的研究內(nèi)容能引起更多事業(yè)單位的關(guān)注，以便盡快促進(jìn)文件和檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。