大數據時代下機關事業單位人事檔案管理面臨的困境及出路探討

王振華

（山東省鄒城市人力資源和社會保障局，山東 鄒城 273500）

在大數據時代背景下，社會各個專業領域都迎來了創新發展的契機，同時也面臨眾多挑戰。如何在此背景下，把握契機，消除障礙實現持續發展是社會各行各業的相關人員重點思考的問題。對于機關事業單位人事檔案管理來說，亦是如此。在大數據時代背景下，機關事業單位人事檔案管理面臨理念落后、機制不完善等現實問題，要求在實踐中，結合大數據時代對檔案管理的具體要求來探尋出路，才能促進人事檔案管理水平的提高，進而為機關事業單位的穩定發展保駕護航。

1 加強機關事業單位人事檔案信息化管理的重要意義概述

機關事業單位人事檔案是相關人才個人發展履歷的記錄，詳細記錄了個人在事業發展情況，是人才評價和任用的重要依據。人事檔案信息化管理主要是利用專業軟件來實現數據錄入、統計等工作，可促進檔案管理效率的提升，并有利于快速更新檔案信息，不僅如此，在計算機支持下，可通過關鍵詞、特殊符號等方式來完成檔案快速檢索，便于進一步提高檔案信息利用率。例如：同一單位內本科以上學歷人員統計時，可利用信息化系統條件查詢，可快速獲得相關信息。同時，信息化檔案管理可提升檔案數據的安全性和穩定性，原因在于傳統紙質檔案若長時間保存，極容易因為自然屬性或者人為因素被破壞，而不利于長期保存。尤其是一些歷史資料，若采用傳統方式來保存，不僅占地大，還容易損壞[1]。而人事檔案信息化管理，具備占地小、保存時間長、無懼損毀、便于查詢等優勢，可為機關事業單位人事檔案管理提供極大的便利。

2 大數據時代下機關事業單位人事檔案管理面臨的困境分析

1）人事檔案管理理念落后。現如今，機關事業單位人事檔案管理理念落后，仍然以傳統紙質檔案管理為主，側重于固定模式的檔案管理，即“三齡兩歷一身份”的機械化管理。同時，在人事檔案管理工作中，相關檔案管理人員的具體操作主要以手工方式進行，最為突出的是檔案信息錄入，尚未推廣計算機信息技術的應用，由此導致的人為因素引起的檔案信息錄入問題，無法及時被發現，從而影響檔案的真實性[2]。另外，檔案工作本身是一項系統且繁瑣的工作，僅憑借手工方式是無法高效完成檔案信息的匯總、統計和分析等一系列工作，直接制約了人事檔案管理水平的提升。

2）缺乏完善的管理機制。現如今，機關事業單位人事管理機制尚未完善，尤其是部分經濟欠發達地區的機關事業單位更是因為預算不足，無法在具體工作中普及計算機，專業人事檔案管理系統軟件的開發與利用，包括單位內部局域網的布設更是成為難以解決的問題，從而直接制約了人事檔案管理水平的提高[3]。除此之外，機關事業在管理方面，由于缺乏完善的管理機制，而導致在人員配備、軟硬件設施建設等方面缺乏重視度，而沒有加大資金和設備的投入，從而導致機關事業單位現有的人員和設備配置無法滿足于信息化人事檔案管理工作的實際需求，進而制約了檔案信息化管理水平的提高。

3）缺乏多元的人事檔案信息收集渠道。機關事業單位人事檔案信息化管理的前提是人事檔案的收集。而當前機關事業單位人事檔案按照分類方式進行收集紙質檔案，信息收集渠道相對單一。但是，當前機關事業單位收集的紙質檔案無法完整地反映單位工作人員的總體情況，無法對其綜合素質進行綜合分析，進而影響了個人評價效果[4]。另外，歸檔材料中包含的數據往往是有限的，外加機關事業單位長期使用落后的管理技術，無法保證人事檔案收集的完整性，從而直接制約著人事檔案管理水平的提升，也遲滯了人事檔案信息化建設。

3 大數據時代下機關事業單位人事檔案管理的發展出路分析

1）強化認識人事檔案管理的重要性，革新管理理念。機關事業單位應深刻認識大數據時代人事檔案對單位及個人發展的重要作用，從思想上提高對人事檔案管理的重視度。同時，在檔案管理制度方面，機關事業單位也要結合實際制定可行管理方案，具體包括人事檔案歸納整理、借閱層級規定、原始資料保管等，都要通過制度方式來進行具體規定，確保檔案能夠及時歸檔，為后續檔案利用提供支持。例如：檔案管理人員可要求一個季度為周期提交和更新人事檔案。據此在源頭上解決檔案信息時效性問題[5]。另外，在設備完善和資金投入方面，機關事業單位也要設立專項資金，根據信息化系統建設需求來配置完善的軟硬件，以促進機關事業單位人事檔案信息化管理水平的提升。

2）完善和優化人事檔案管理機制。在大數據時代，機關事業單位人事檔案管理要想取得良好的成效，應注重檔案管理機制的優化和完善。因此，機關事業單位應根據實際和職能，創新人事檔案管理機制。首先，機關事業單位應在內部設立人事檔案管理科室，并按照工作需求配齊人員編制，明確相關工作人員的職責和權限，確保各項機制在授權范圍內高效運行。在管理機制運行過程中，應對管理機制進行動態分析，及時發現管理系統中存在的具體問題，后結合實際進行優化，以確保管理機制的完善度和可行性，為人事檔案管理提供制度保障。另外，推行合理的密級設定和人員借閱、瀏覽權限，確保檔案信息價值最大程度被挖掘出來的同時，能夠確保核心檔案不被泄漏丟失，從而有利于檔案管理水平的提高。

3）拓寬檔案信息收集渠道，加強人事檔案信息數據庫建設。在大數據時代背景下，機關事業單位應注重信息化管理系統的建設，以拓寬檔案信息收集渠道，以確保檔案信息的完整性，為后續開發利用提供支持。首先，分類設置檔案模塊進行檔案分類和統計，并將核心檔案信息進行加密處理，同時注重有效信息的及時補充，不僅如此，人事檔案管理部門需結合機關事業單位人事變動情況展開動態化管理，及時收集相關檔案信息，以確保檔案的完整性和真實性。其次，在檔案管理系統中，為方便工作人員快速查閱相關信息，可在管理系統中設置身份管理功能，即可在滿足相關人員對檔案資源的需求的同時，避免出現檔案信息泄漏和盜用問題，據此大幅度提升檔案管理水平，為機關事業單位的發展提供支持。

4 結語

總之，在大數據時代，機關事業單位人事檔案管理既面臨挑戰，也迎來了機遇。因此，機關事業單位應在實踐中，加強對人事檔案重要性的認識，不斷拓展檔案信息收集渠道，并構建檔案信息數據庫，據此促進機關事業人事單位檔案信息化建設，為提高檔案管理水平提供支持，進而為機關事業單位的進一步發展夯實基礎。