企業檔案信息資源的整合與利用

張 靜

（北京城建七建設工程有限公司，北京 100029）

信息資源的開發和利用是檔案管理工作最根本的目的，是發揮檔案所具有的信息價值的主要途徑。當前，企業要想獲得更好的發展，就一定要明確自身的發展方向和發展要求，找出存在的問題并進行改進。而這一切的實現都與檔案資料的開發利用有著密切的聯系。尤其是在當前技術不斷發展的時代背景下，企業對于檔案信息資源的發掘深度和廣度較過去有大大提高，能夠更好地發揮其信息價值，這就使得相關工作在企業發展中的地位進一步提高，例如各種專業化檔案管理軟件、大數據分析技術、網絡平臺的建設既增強了企業檔案管理的效率，同時也大大增強了檔案的利用、共享水平。

1 企業檔案信息資源整合的原則

對于企業來說，檔案信息資源整合是一項新興的工作，其具體的實施步驟仍處于探索階段，但大的原則是不變的，只有在工作中把握好大的原則和方向，才能使檔案信息資源整合有條不紊地推進。系統性原則、效益性原則和安全性原則都是現階段整合工作需把握的主要原則。

1）系統性原則。檔案信息資源整合是一項系統性工程，需把握好各部分資源之間的有機聯系，而不是簡單地將分散的檔案進行集中合并，系統性的原則是檔案信息資源整合的基本原則。各單位內部不同機構以及不同單位之間的檔案信息資源都是企業檔案信息資源整合系統中的組成部分，它們各自獨立，帶有業務、產品、環境影響下的“特性”，但各單位之間在內容或服務等方面又存在相互聯系，因此檔案信息資源整合不僅要注重各個要素的特性和作用，還要注意它們之間的聯系，堅持系統性、整體性原則，保證要素與要素之間的科學合理配置。

2）效益性原則。企業檔案信息資源整合是一項龐大的工程，涉及的子公司、部門非常多，檔案信息資源的體量也非常龐大，而且檔案工作的主要作用是助力企業經營管理和科學決策，因此在整合的過程中要特別注意效益性原則。效益主要是指經濟效益，要圍繞企業生產需求，在檔案信息數據整合以及紙質檔案的數字化方面可采用“利用優先、由遠及近、分步實施”的方法，首先滿足企業管理和生產的迫切需求，同時還要體現市場回報，圍繞市場利用需求整合檔案資源知識產品等，最大限度地讓檔案信息資源整合產生價值，助推企業 發展。

3）安全性原則。檔案信息資源屬于不可再生資源，而且其內容涉及企業核心利益，因此在整合過程中還應特別強調安全性原則，安全性原則應貫穿于整合工作的始終。首先在數據傳輸方面，應做好安全防護，謹防由于電腦病毒和網絡黑客對傳輸數據造成的攻擊和盜用；其次，在數據存儲階段，應加強對電子文件的“四性檢測”和存儲服務器的定期檢測，確保文件不被篡改并長期可用；再次，在信息共享利用階段，要加強對利用信息的審核工作，設立相應的訪問權限和身份驗證程序。總之，安全性原則就是要確保檔案信息數據在傳輸、存儲和共享利用的各階段都安全、可控。

2 企業檔案信息資源整合與利用的策略

企業檔案信息資源整合與利用的新要求，也對檔案信息管理人員的思維觀念和業務能力提出了新的挑戰。必須充分認識企業檔案信息資源整合與利用的必要性，下功夫用力氣真抓實干，方能做好這項 工作。

1）建立健全檔案信息資源整合的制度和標準。只有建立健全的檔案信息資源整合的制度和標準，才能夠使得企業檔案信息資源的整合和利用工作規范、有效地進行。首先要找到此項工作的主體，建立監督、激勵和約束機制，對參與進來的人員要有明確的分工，有一個共同的目標，大家齊心協力地工作。在開展此項工作時，檔案部門本身的運行機制要做到規范、有序化，檔案功能的各個環節也能夠環環相扣、互相配合。

2）不斷豐富和優化館藏檔案資源。在現有館藏檔案門類基礎上，系統梳理文件材料的收集渠道，確保歸檔材料的完整、準確、系統。進一步健全館藏檔案門類，逐步建立健全重大決策、經營管理、重要設備、聲像檔案、宣傳出版物等門類檔案，確保檔案信息門類齊全。根據企業業務拓展情況，不斷擴大檔案接收范圍，加大重要檔案的征集力度。為進一步優化館藏檔案資源，應成立檔案鑒定委員會，定期開展館藏檔案鑒定工作，判定檔案保存價值，調整檔案保管期限。對于已經達到解密期限可以公開的檔案信息應及時公布開放；對失去保存價值的檔案進行監督銷毀。做到以最少的館藏檔案容納最多、最優的信息資源，實現館藏檔案結構最優化。

3）大力推進檔案數據庫建設。目前，數字化管理方式也在不斷普及，涵蓋了檔案信息管理的領域。建立完整的數據庫，需要運用到網絡信息技術、多媒體技術、OA 技術等現代化手段，以加大信息收集的范圍、加快加深檔案信息的整合，以及對信息的甄別、加工和處理。此外，還應注重構建技術平臺，開展新型的科技建設。在網絡時代的大環境下，要用先進的信息技術設備作為依托，最終達到檔案信息的數字化，從而為檔案信息資源的整合與利用奠定堅實的基礎。

4）強化檔案信息資源的服務功能。檔案信息資源的建設和管理，是為了滿足本企業的實際需求，更好地為企業的各項經營管理決策提供數據和信息上的支持，因此檔案信息資源的服務功能，對企業的整體運營與發展而言至關重要。在檔案信息資源管理的制度建設上，應突出其服務功能，盡量提升檔案信息調取和查閱的效率和速度，簡化審核流程，保障檔案信息能夠及時傳送到需要的部門和人員手中，充分發揮其使用價值；不斷提升檔案管理人員的服務意識，在日常工作崗位，不斷優化檔案信息資源管理水平，建立科學的檔案信息服務系統，從而確保檔案信息的收集、保管及使用能夠充分滿足企業實際工作的要求，做好科學編目、方便檢索；提高檔案信息管理人員的職業素養，加強對檔案信息資源管理工作重要性的認識，不斷提升崗位責任感，更好地為本企業各部門提供服務。

3 結束語

加強企業檔案信息資源的整合與利用，進一步強化檔案信息資源的延續性管理，這是我國檔案事業進步與發展的必經之路，我們應該積極采取有效措施，加快這一管理方式的形成，這樣才能適應檔案管理科學化、有序化。在信息化建設不斷推進的今天，對于信息的獲取和利用也越來越受到社會的廣泛關注。通過對企業檔案信息資源的整合與利用，完全可以預見不僅會加快企業的發展，還會有效地提升企業檔案服務民眾、服務民生、服務于經濟社會的整體功能。