創新驅動 融合發展 推進數字檔案室建設

李 芳

（內蒙古水利規劃設計研究院，內蒙古 呼和浩特 010020）

數字文件的創建對于提高文件工作的效率和現代化具有重要意義，可以在社會上共享文件信息，更好地滿足人們日益增長的信息需求。數字文件的構建是一個可以通過許多鏈接完成的系統工程，如前期研究、項目啟動、行業專家演示、數字文件軟件開發、不同平臺的構建（管理平臺、使用平臺等）。系統操作，項目后維護等。數字檔案館的建設可以說是一項正在進行的工程，需要大量的投資、勞動和物資支持以及各部門的充分合作。

1 大數據時代對基層數字檔案管理的影響

在大數據時代，文件管理思想的改變是對基本文件管理最直接的影響。在大數據的支持下，基本文件的管理變得更加高效和準確。采用大數據分析技術可以有效解決基本文件管理中的許多問題，特別是在文件應用中，可以有效地提高查詢和使用文件的效率。尤其是在大數據時代，基本文件的管理將在以下方面發生重大變化。

1）對基層檔案信息收集整理的影響。文件信息的收集和歸檔是基本管理的基礎和前提。在大數據時代，它為收集和建立基線信息資源提供了便利。非結構化和結構化的捕獲和處置方法已成為收集和組織電子文件資源的主要方法。大數據存儲技術在現代基本文件的基本依賴方面發揮著更明顯的作用。檔案資訊資源的原始儲存磁碟已變更，基本檔案管理更完整。對于稀疏的文件信息資源（只能是一個簡單的圖標或數字），也可以收集和存儲這些資源，從而形成一個結構性結構。低于媒體圖像或電子文檔的非結構化文件信息資源也可以在大數據時代轉換為文件信息資源。大數據時代，基本文件管理部門的主要職責是收集和整理各類文件信息資源，利用大數據存儲和利用技術建立全面的文件資源管理部門。基本數字文件和文件管理人員需要徹底研究和掌握大數據技術，通過使用大數據技術準確提取和利用文件信息資源，及時收集、分類和使用文件信息，提高基層文件管理效率。只有通過全面收集和整理各類文件信息資源，包括電子文件信息資源，才能全面改變我們收集和整理文件信息資源的方式，只有利用大數據技術，才能對不同部門和不同類型的文件信息資源進行分類。然后指定各種數據文件和數據文件。

2）對基層檔案信息服務利用的影響。任何部門、類型和級別的歸檔信息資源都必須反映其在為用戶服務方面的價值。在大數據時代，核心檔案信息資源服務必須確立大服務的概念，改變傳統的被動概念和服務模式，利用現代大數據技術集成和處理核心數字檔案信息資源，以最準確的速度和方式為檔案用戶提供服務。以充分發揮基本數字存儲的價值。對于基本數字存檔，存檔信息資源中的數據包含大量信息，具有智能服務功能，可以瀏覽和分析用戶行為，并確定存檔信息資源和用戶行為服務的所有者。因此，在大數據時代，本地數字存儲服務必須深入挖掘用戶信息，通過應用大數據瀏覽分析技術整合分散的數字存儲信息，學會預測和分析復雜網絡中每個獨立用戶的行為趨勢，以便無縫連接，并實現基本檔案服務的社會化和智能化。

2 數字檔案室建設的策略分析

1）嚴格遵循相關建設標準。數字檔案室建設需遵循相關的建設標準，如《信息安全技術信息系統安全等級保護基本要求》《檔案信息系統安全保護基本要求》《檔案信息系統安全等級保護定級工作指南》等。相關建設標準涉及檔案硬件配備、功能需求、資源格式、經費投入、人才引進等多個方面，是數字檔案室建設的有力保障，嚴格遵循相關標準方能確保數字檔案室各項工作的成效。

2）深度挖掘檔案信息資源。大數據時代，用戶對檔案信息的需求更加強烈，傳統的到館查閱服務模式已經難以適應用戶的需求，用戶更傾向于通過網絡來獲取信息資源以節省時間成本。但大量的數據信息使得有用資源的獲取和篩選更具難度。因此轉變服務理念，主動對接用戶的信息需求，深度挖掘檔案信息資源已經成為檔案機構開展優質服務和有針對性服務的重要途徑。要運用大數據技術對用戶的信息行為和信息需求進行分析，同時利用大數據技術獲取有價值的信息。此外，通過檔案編研工作主動開發檔案信息資源，豐富編研形式，積極開發包括紙質成品、視頻音頻、電視節目、網絡展覽、微電影等在內的各種編研成品。熟練掌握“兩微一端”等自媒體的運行方式，充分利用新媒體開展檔案資源宣傳與推廣工作。

3）著力培養檔案專業人才。人才是數字檔案室建設的重要力量，但不少檔案機構面臨著檔案專業人才匱乏的困境。為解決這一尷尬局面，可以從兩個方面著手：一方面，注重檔案和信息化人才的引進，以滿足數字檔案室建設和運行的需求；另一方面，必須注重檔案管理人員的繼續教育，應結合檔案工作實際需要開展信息化技能的培養，如安排專項經費為新進檔案管理人員參與崗位培訓和檔案管理人員參與繼續教育提供資金支持，鼓勵檔案管理人員結合單位實踐開展科學研究工作，了解行業發展的研究熱點和焦點，著力解決檔案信息化工作中的實際問題。可以說，上述兩類人才的有效組合能夠為數字檔案室建設提供有力的人才支撐。

4）高度重視檔案信息安全。檔案信息安全也是數字檔案室建設工作的重要組成部分，指南中的第五部分即保障體系建設，包括安全保障體系建設和標準規范體系建設。數字檔案管理的安全包括多方面，如數據安全、信息系統安全、網絡平臺安全，其中數據安全主要是確保數字檔案信息不被非法更改，確保其可讀性與可用性，系統安全和網絡平臺安全即保持系統軟硬件的穩定性、可控性和可靠性。

檔案信息安全建設可以從三個方面著力：一是建立健全信息安全保障制度，明確檔案管理的保密要求和技術要求，并嚴格遵照執行，重視檔案數字化加工過程中的安全保密工作；二是按照數字檔案室建設的信息安全等級要求，配備必要的軟硬件設施，采取相應的安全保障技術方法；三是制定檔案信息安全管理應急預案，對可能出現的安全風險進行防范和演練，提高數字檔案室的應急處置能力。此外，還可以對數字檔案資源進行異地備份，以提高檔案信息資源風險防范能力。

3 結語

在大數據時代的基層單位信息化建設中，數字檔案管理軟件平臺已經成為檔案管理模式的核心，替代檔案管理人員發揮著重要作用，特別是在檔案信息的采集、管理、利用等所有環節都是以相應軟件平臺為支撐的。對于那些已經開展檔案電子化建設的基層單位，要為其匹配與數字檔案室相適應的軟件系統。基層數字檔案室軟件平臺的構建，涉及業務功能需求、標準規范建設、軟件平臺設計、系統開發和測試等多個環節，是一項復雜的系統工程，很難由基層單位直接負責。因此，對于檔案管理部門而言，要在數字檔案室建設平臺設計和研發方面進行延伸，在關鍵的軟件硬件設施投入和相應系統維護方面，發揮引導作用。