信息化背景下水利工程檔案管理面臨的問題及其對策

李 琴

（淄川區(qū)水利事業(yè)綜合保障中心，山東 淄博 255100）

檔案工作是水利工程中不可或缺的工作重點，目前的水利工程檔案管理中基本上是按照國家行政規(guī)劃的目標(biāo)有序進(jìn)行，并未發(fā)現(xiàn)大的紕漏。但個別行政部門對水利工程檔案管理的必要性和重要性存在認(rèn)知初級階段，在部分管理形式和操作規(guī)范上存在一定實質(zhì)問題，需要結(jié)合有關(guān)單位進(jìn)行妥善整改，不斷完善水利工程檔案管理體系。

1 水利工程檔案管理的必要性

檔案管理又稱為檔案工作，將檔案館現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行綜合整理并在工程施工過程中施行的管理服務(wù)的工作總稱，亦是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，檔案管理是一項及服務(wù)于管理與一身的管理工作。檔案管理區(qū)別于其他工作的主要原因是檔案管理不會產(chǎn)生其他行業(yè)的物質(zhì)財富，而是對收集的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行綜合的整合，最終保存到國家統(tǒng)一得檔案館中，在檔案整理過程中，要嚴(yán)格遵守國家的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，方便之后檔案的查找。

水利檔案綜合管理系統(tǒng)從檔案的收集、整理到檔案的管理利用，不僅能對水利部門檔案文件進(jìn)行電子化歸檔處理，而且可以與現(xiàn)有辦公自動化系統(tǒng)無縫集成，實現(xiàn)檔案收集、整理、借閱、統(tǒng)計、銷毀、移交的自動化。檔案綜合管理系統(tǒng)可以將現(xiàn)存重要檔案信息進(jìn)行掃描數(shù)字化，使檔案管理部門逐步從紙介質(zhì)向電子檔案過渡，提高管理水平，減少庫存，并最終達(dá)到檔案管理的電子化，自動化[1]。

2 水利工程檔案管理面臨的問題

隨著我國綜合發(fā)展的趨勢逐漸走向現(xiàn)代化，辦公自動化的方式普遍出現(xiàn)，電腦數(shù)據(jù)代替了紙張，快速發(fā)展的檔案表現(xiàn)形式，讓原本的文件起草，簽署，歸檔等基礎(chǔ)操作流程都逐漸開始走向現(xiàn)代化，使得更多的檔案數(shù)據(jù)都是通過網(wǎng)絡(luò)方式進(jìn)行傳輸和存儲的。目前的水利工程檔案管理中仍存在很多不足，基于此，我國水利工程中的檔案信息化管理成為促進(jìn)檔案工作快速發(fā)展的重點工作。

1）檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化。檔案信息的管理工作基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，但由于歷史原因?qū)е?，案卷質(zhì)量不高，各種不同類別的檔案，目錄的記錄不完善，整體網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的移植性較弱，國家對檔案管理工作的自動化發(fā)展也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，無法全面實施推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也阻礙了我國檔案工作實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。2）提升水利工程中檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。我國水利工程管理工作中，首先要對現(xiàn)代化的檔案管理操作人員進(jìn)行相應(yīng)的專業(yè)考核，需具備一定程度的檔案管理專業(yè)知識，不能單純只會掌握計算機(jī)技術(shù)，更應(yīng)該熟知國家對水利工程檔案管理的相關(guān)條例。很多水利檔案管理部門嚴(yán)重缺少專業(yè)的技術(shù)性管理人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才更是鳳毛麟角。由于部分管理人員的專業(yè)水平不達(dá)標(biāo)，因此對引進(jìn)的現(xiàn)代化電子設(shè)備無法完成正常操作，進(jìn)而拖慢了我國水利工程檔案工作轉(zhuǎn)向電子化管理的腳步。3）強(qiáng)化資料歸檔質(zhì)量。在現(xiàn)有的水利工程施工過程中，大部分使用傳統(tǒng)資料書寫格式保存的檔案信息存在著很大的隱患，不規(guī)范的書寫格式、管理人員的疏忽等都會給歸檔工作帶來很大的麻煩，在對水利工程項目的檔案整理工作中，往往需 耗費大量的人力、物力才能找到之前所存的檔案資料，因此要完全加強(qiáng)對檔案資料的管理方案制定。

3 強(qiáng)化信息化檔案管理在水利工程中的實踐探究

結(jié)合近日水利部辦公廳向全國水利部門印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下水利檔案工作的實施意見》，從提高認(rèn)識，完善體制機(jī)制，強(qiáng)化規(guī)范化管理，加強(qiáng)“三個體系”建設(shè)，提高保障力度等方面，從多個角度進(jìn)行實踐探究。

1）加大檔案收集管理力度。水利行政部門要切實加強(qiáng)檔案工作，實現(xiàn)對檔案的同步管理、采集等工作的有效發(fā)展，進(jìn)一步加大檔案工作的同步管理的監(jiān)督檢查與指導(dǎo)力度。2）加強(qiáng)專項業(yè)務(wù)檔案歸檔。在進(jìn)行檔案的歸檔工作時，要對即將歸檔的數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，做到應(yīng)收盡收，從根本上杜絕部門及個人中因自身原因造成的拒絕歸檔現(xiàn)象發(fā)生。3）開展檔案資料收集與征集工作。在開展水利工程對的檔案質(zhì)量征集工作時，應(yīng)充分了解工程所在流域的環(huán)境情況，水利發(fā)展過程，將散于人民群眾手中的水利發(fā)展資料進(jìn)行及時的收取，以便之后本區(qū)域中水利工程項目的順利開展。4）嚴(yán)格把控項目驗收。各單位項目主管部門在水利專業(yè)項目（包括科研、基建、移民、課題、信息化等項目）驗收時，要嚴(yán)格執(zhí)行國家水利部門驗收規(guī)范和有關(guān)制度要求，凡檔案專項驗收不合格的，不得進(jìn)行該項目的竣工或完工驗收。5）提升檔案歸納人員專業(yè)素養(yǎng)。我國水利工程項目之中關(guān)于檔案管理的專業(yè)技術(shù)性人才的缺乏是長期存在，有待解決的難題，在職的檔案管理從業(yè)人員大多沒有對應(yīng)的工作經(jīng)驗，半路出家的兼職人員也是大有人在，并沒有在上崗之間進(jìn)行過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)及考核，因此在進(jìn)行檔案管理的工作中，經(jīng)常出現(xiàn)操作不規(guī)范的現(xiàn)象發(fā)生，對于檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不過關(guān)的情況之下，應(yīng)組織從業(yè)人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)考核，培養(yǎng)員工的愛崗敬業(yè)精神，促進(jìn)我國水利工程中檔案管理工作的全面發(fā)展[2]。

培養(yǎng)員工對檔案工作的嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致及一絲不茍的工作態(tài)度，提升從業(yè)人員的抗壓等心理素質(zhì)，因檔案工作的枯燥乏味讓很多從業(yè)人員產(chǎn)生厭煩感，可適當(dāng)組織專業(yè)化理論知識友誼辯論賽的方式檢驗員工的專業(yè)素養(yǎng)，使檔案管理從業(yè)人員的業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理、操作能力等方面都得到全方面提升。

4 加強(qiáng)水利檔案體系建設(shè)

提高檔案服務(wù)水平，結(jié)合館（室）藏檔案內(nèi)容與特點，主動開發(fā)檔案資源，把形成年代久、歷史價值高、現(xiàn)實作用大、可以公開的檔案信息及時鑒定、開發(fā)、整理。通過推介相關(guān)檔案信息、編印專題檔案選輯、舉辦檔案展覽、制作電視節(jié)目、發(fā)布網(wǎng)絡(luò)視頻和音像制品等多種形式盤活檔案資源。現(xiàn)代化管理模式充分融入到所構(gòu)建的檔案管理體系當(dāng)中，對現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化、現(xiàn)代化的管理，通過多媒體形式構(gòu)建的管理平臺，將更快速、便捷的對存儲的檔案信息進(jìn)行檢索[3]。

5 強(qiáng)化水利檔案安全體系

提升檔案安全保障水平，加強(qiáng)改善檔案保管保護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案庫房的安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建完善的水利工程檔案安全管理體系，采用先進(jìn)的安全保管保密技術(shù)與設(shè)備，保障檔案管理的安全性。落實應(yīng)急管理等措施，制定應(yīng)急預(yù)案，把檔案部門列入重點保護(hù)范圍，并注意做好日常培訓(xùn)和演習(xí)，最大限度減輕對檔案的損害。注意采取有效措施，保障電子文件，電子檔案的安全及長期保存和有效利用，確保檔案安全萬無一失。

6 結(jié)語

水利工程項目檔案管理可以確實的反映出工程建設(shè)的整體流程，細(xì)致精準(zhǔn)的強(qiáng)化綜合管理體系對工程項目的正常運(yùn)行起到至關(guān)重要的作用。結(jié)合本文的內(nèi)容充分完善了水利工程檔案管理的整體規(guī)劃，持續(xù)優(yōu)化檔案管理，為水利工程整體的職能發(fā)揮至大作用。