信息化背景下水利工程檔案管理面臨的問題及其對策

李 琴

（淄川區水利事業綜合保障中心，山東 淄博 255100）

檔案工作是水利工程中不可或缺的工作重點，目前的水利工程檔案管理中基本上是按照國家行政規劃的目標有序進行，并未發現大的紕漏。但個別行政部門對水利工程檔案管理的必要性和重要性存在認知初級階段，在部分管理形式和操作規范上存在一定實質問題，需要結合有關單位進行妥善整改，不斷完善水利工程檔案管理體系。

1 水利工程檔案管理的必要性

檔案管理又稱為檔案工作，將檔案館現有的檔案信息進行綜合整理并在工程施工過程中施行的管理服務的工作總稱，亦是我國檔案事業的重要組成部分，檔案管理是一項及服務于管理與一身的管理工作。檔案管理區別于其他工作的主要原因是檔案管理不會產生其他行業的物質財富，而是對收集的數據資料進行綜合的整合，最終保存到國家統一得檔案館中，在檔案整理過程中，要嚴格遵守國家的檔案整理標準，方便之后檔案的查找。

水利檔案綜合管理系統從檔案的收集、整理到檔案的管理利用，不僅能對水利部門檔案文件進行電子化歸檔處理，而且可以與現有辦公自動化系統無縫集成，實現檔案收集、整理、借閱、統計、銷毀、移交的自動化。檔案綜合管理系統可以將現存重要檔案信息進行掃描數字化，使檔案管理部門逐步從紙介質向電子檔案過渡，提高管理水平，減少庫存，并最終達到檔案管理的電子化，自動化[1]。

2 水利工程檔案管理面臨的問題

隨著我國綜合發展的趨勢逐漸走向現代化，辦公自動化的方式普遍出現，電腦數據代替了紙張，快速發展的檔案表現形式，讓原本的文件起草，簽署，歸檔等基礎操作流程都逐漸開始走向現代化，使得更多的檔案數據都是通過網絡方式進行傳輸和存儲的。目前的水利工程檔案管理中仍存在很多不足，基于此，我國水利工程中的檔案信息化管理成為促進檔案工作快速發展的重點工作。

1）檔案管理基礎工作標準化規范化。檔案信息的管理工作基礎是標準化和規范化，但由于歷史原因導致，案卷質量不高，各種不同類別的檔案，目錄的記錄不完善，整體網絡系統的移植性較弱，國家對檔案管理工作的自動化發展也沒有統一的標準，無法全面實施推廣統一標準，這也阻礙了我國檔案工作實現現代化管理的進程。2）提升水利工程中檔案管理人員的專業素養。我國水利工程管理工作中，首先要對現代化的檔案管理操作人員進行相應的專業考核，需具備一定程度的檔案管理專業知識，不能單純只會掌握計算機技術，更應該熟知國家對水利工程檔案管理的相關條例。很多水利檔案管理部門嚴重缺少專業的技術性管理人才，其中檔案、信息處理復合型人才更是鳳毛麟角。由于部分管理人員的專業水平不達標，因此對引進的現代化電子設備無法完成正常操作，進而拖慢了我國水利工程檔案工作轉向電子化管理的腳步。3）強化資料歸檔質量。在現有的水利工程施工過程中，大部分使用傳統資料書寫格式保存的檔案信息存在著很大的隱患，不規范的書寫格式、管理人員的疏忽等都會給歸檔工作帶來很大的麻煩，在對水利工程項目的檔案整理工作中，往往需 耗費大量的人力、物力才能找到之前所存的檔案資料，因此要完全加強對檔案資料的管理方案制定。

3 強化信息化檔案管理在水利工程中的實踐探究

結合近日水利部辦公廳向全國水利部門印發的《關于加強和改進新形勢下水利檔案工作的實施意見》，從提高認識，完善體制機制，強化規范化管理，加強“三個體系”建設，提高保障力度等方面，從多個角度進行實踐探究。

1）加大檔案收集管理力度。水利行政部門要切實加強檔案工作，實現對檔案的同步管理、采集等工作的有效發展，進一步加大檔案工作的同步管理的監督檢查與指導力度。2）加強專項業務檔案歸檔。在進行檔案的歸檔工作時，要對即將歸檔的數據進行準確記錄，做到應收盡收，從根本上杜絕部門及個人中因自身原因造成的拒絕歸檔現象發生。3）開展檔案資料收集與征集工作。在開展水利工程對的檔案質量征集工作時，應充分了解工程所在流域的環境情況，水利發展過程，將散于人民群眾手中的水利發展資料進行及時的收取，以便之后本區域中水利工程項目的順利開展。4）嚴格把控項目驗收。各單位項目主管部門在水利專業項目（包括科研、基建、移民、課題、信息化等項目）驗收時，要嚴格執行國家水利部門驗收規范和有關制度要求，凡檔案專項驗收不合格的，不得進行該項目的竣工或完工驗收。5）提升檔案歸納人員專業素養。我國水利工程項目之中關于檔案管理的專業技術性人才的缺乏是長期存在，有待解決的難題，在職的檔案管理從業人員大多沒有對應的工作經驗，半路出家的兼職人員也是大有人在，并沒有在上崗之間進行過專業的檔案知識培訓及考核，因此在進行檔案管理的工作中，經常出現操作不規范的現象發生，對于檔案管理人員專業素養不過關的情況之下，應組織從業人員進行統一的培訓考核，培養員工的愛崗敬業精神，促進我國水利工程中檔案管理工作的全面發展[2]。

培養員工對檔案工作的嚴謹細致及一絲不茍的工作態度，提升從業人員的抗壓等心理素質，因檔案工作的枯燥乏味讓很多從業人員產生厭煩感，可適當組織專業化理論知識友誼辯論賽的方式檢驗員工的專業素養，使檔案管理從業人員的業務知識、科學知識以及管理、操作能力等方面都得到全方面提升。

4 加強水利檔案體系建設

提高檔案服務水平，結合館（室）藏檔案內容與特點，主動開發檔案資源，把形成年代久、歷史價值高、現實作用大、可以公開的檔案信息及時鑒定、開發、整理。通過推介相關檔案信息、編印專題檔案選輯、舉辦檔案展覽、制作電視節目、發布網絡視頻和音像制品等多種形式盤活檔案資源。現代化管理模式充分融入到所構建的檔案管理體系當中，對現有的檔案信息進行數字化、現代化的管理，通過多媒體形式構建的管理平臺，將更快速、便捷的對存儲的檔案信息進行檢索[3]。

5 強化水利檔案安全體系

提升檔案安全保障水平，加強改善檔案保管保護基礎設施建設，提高檔案庫房的安全防災標準，構建完善的水利工程檔案安全管理體系，采用先進的安全保管保密技術與設備，保障檔案管理的安全性。落實應急管理等措施，制定應急預案，把檔案部門列入重點保護范圍，并注意做好日常培訓和演習，最大限度減輕對檔案的損害。注意采取有效措施，保障電子文件，電子檔案的安全及長期保存和有效利用，確保檔案安全萬無一失。

6 結語

水利工程項目檔案管理可以確實的反映出工程建設的整體流程，細致精準的強化綜合管理體系對工程項目的正常運行起到至關重要的作用。結合本文的內容充分完善了水利工程檔案管理的整體規劃，持續優化檔案管理，為水利工程整體的職能發揮至大作用。