新時期電子檔案管理問題

那克布拉提·木拉提哈力

（阿勒泰市行政執法局北屯執法大隊，新疆 阿勒泰 836500）

檔案管理因涵蓋的內容較多且日常維護比較繁瑣，因此對于當前處于快速發展中的企業來說，就應作出重要的革新和調整，以為相關管理工作的科學化推進提供切實的保障。

1 檔案管理的含義

1）檔案管理的概念。所謂檔案管理，就是對檔案實體和檔案信息實施管理并提供相應的服務。具體來看，主要由檔案的收集和整理以及價值鑒定和保管等多個方面組成，而今的檔案檢索以及統計成為極為重要的部分，且在當前的企業發展中承擔著關鍵的作用。就新時期的檔案管理來說，通常主要由分檔案實體管理和檔案信息開發等兩個子系統，其他的細節部分統歸到以上兩個子系統中。這樣條件下的管理推進，顯然較之以往有了顯著的提升。

2）檔案管理性質作用。從性質和價值作用來看，檔案管理主要承擔著服務和政治等的相關作用。同時其也是企業各個部門高效運行的重要基礎，對于更高質量地開展社會管理等都有著突出的作用。不僅如此，借助于檔案信息推動社會各個領域的高效發展也是極為有利的。而要想切實地保障檔案管理在企業發展以及社會運行中發揮出強有力的信息支持功能，就應確保相關工作的完整和高效。與此同時，還應保證相關工作處于統一的管理之下，以為后續便捷化的利用提供基礎保障。另外還應注意的是，檔案信息的完整性以及質量等也應高度重視，以為后續相關工作的科學化落實提供切實的保障。

2 企業檔案管理存在的問題

1）管理制度不健全。電力企業因日常需要關注的內容較多，且經營業務比較繁重，而與工作相關的檔案收集以及整理在覆蓋面上也就比較大，且存在著諸多不多的情況，這樣就使得相應的工作實施應區別化實施，這樣無疑就造成了具體工作量的加大。一般情況下，工作一旦進行就會產生大量的檔案，然而因前期設計方面未能周全考慮，就使得檔案管理相關的工作未能在設計中精細地部署，如此一來就出現了諸多的不良情況，例如變更和修改的部分沒有記錄，管理工作的質量也就難以切實的保障。

2）過于注重文字記載。盡管當前的工程開展變得越來越高效，但是仍然存在著很大一部分的工程施工企業對檔案管理工作認識不清，只關注與工程技術相關的一些信息的收集和整理，那些聲像資料往往被忽視。就具體的資料利用來說，領導管理者因時間有限往往更傾向于那些直觀反映信息內容的聲像資料，那樣所達到的效率也會更高一些。

3）電子化技術落后。電子化檔案管理在現實的環境中還未得到普及，而要想有效推進這樣的管理，就應在相關的設備和人才進行開發和引進。與此同時，還應加強現有檔案資源的充分利用，以為在現實工作中發揮出應有的價值提供基礎保障。就當前的基本情況來看，企業的電子檔案管理尚未達到現實的需求。因此加強檔案管理系統技術的提升和高效人才的選進就顯得極為迫切，以為相關管理工作的高效進行提供基礎保障。

4）安全性問題。當前正處在信息大爆炸的時代，網絡給人們帶來了極大的便捷，因此人們獲取信息的渠道也變得更為多樣，而這樣條件所進行的資源共享也成為一種常態。然而要想高效安全地進行信息交流，就應在信息管理上予以精細高效的處理。理論層面上來看，當前的電子政務系統中的文件傳輸都是通過因特網進行，文件傳輸過程中極易受到黑客的攻擊而出現重要信息泄露的不良情況。而這也是電子檔案安全性較低的一個重要原因，同時也使得檔案管理等相關的工作難以科學地實施，而現有的技術也難以保障安全性的穩定。因此加強電子檔案管理的安全性和機密性就應引起高度重視，且應在具體的工作改進中作出處理。

3 新時期電子檔案管理的解決措施

1）防止軟件和硬件的過時。（1）建立技術庫：對于企業來說，因日常經營涉及的內容較多，基本上沒有多余的時間地對計算機等軟件和硬件設備實施檢查和維護。而要想使其處于一個與時俱進的全新狀態，就應構建起一個高效的技術庫，以對那些過時的軟硬件進行保存和讀取。（2）遷移方法：所謂遷移方法，主要是一種技術環境向另一種技術環境轉移所用的方法。如今在軟硬件升級的條件下，技術升級下的信息轉換也變得越來越高效便捷。

2）科學化管理。對于文件管理來說，因數量往往較大，相應的管理也就繁瑣和復雜。鑒于此，具體操作時就應注意以下幾點：首先是文件的質量控制。招投標以及設計相關的圖紙和文件等都應精細地進行保管，且應進行科學的分門別類，以為相應的管理提供效率方面的保障；其次是文件辦理過程中的嚴格監督。具體進行文件辦理或是流轉時務必要保證每個環節信息的真實完整，這樣后續的管理工作運行才會更為高效。所進行的檔案管理分類以及保管等相關工作，務必要采用科學的方式進行部署和安排。與此同時，信息整理時還應嚴格按照既定的規章制度進行。另外，還應加強信息安全方面的設計，例如通過分層次的安全瀏覽設置和安全使用權限設定，以為相關信息高效規范的使用提供切實的保障。

3）提高管理人員的綜合素質。就當前的基本情況來看，企業檔案管理工作之所以在效率上難以達到既定的需求標準，關鍵就在于人員上有著很大的欠缺。例如專業技術或是工作態度等并沒有達到具體工作的要求。鑒于此，日常工作中就應加強檔案管理人員以及技術人員的專業培訓，以使其在檔案管理上有扎實的基本素質和專業技能，以為具體工作的高質量實施提供基礎保障。其次，檔案管理人員應及早地參與到工程的開展中去，以精細地了解相關工程項目的動態情況，從而為檔案資料更高質量地發揮作用提供基礎保障。

4）提高檔案管理的數字化和信息化。新的時代條件下企業電子檔案管理工作在信息化和數字化方面等都有著顯著的提高，而為了順應這樣的發展形勢，相關的企業就應不斷地推進自我的提升和優化。對于那些有一定年代且重要的文件，所進行的數字化處理應高度重視，以免出現重要信息遺漏的不良情況。另外還應加強檔案信息各個相關系統的數據轉換，以更高效地推進整個檔案管理工作的實施提供強有力的支持。相信在技術不斷改進以及專業化人才到位和各方面設備都得到優化的條件下，我國工程相關的檔案管理工作必定會更為高效便捷，以更高質量地服務于工程的現實需求。

4 結語

總而言之，在新時期背景下做好電子檔案管理工作，對促進企業的開展有著積極的作用。但是針對目前電子檔案管理工作存在的問題，需要從問題引起的原因入手，采取有效的管理策略，才能夠提高電子檔案管理工作的水平，在以上分析中對電子檔案管理的策略進行了探究，希望通過分析之后，可以給該領域的人員提供一定的幫助。