大數據視域下事業單位檔案管理的優化

冉 莉

（昆明市東川區精神病院，云南 昆明 654100）

隨著互聯網技術的發展以及大數據時代的到來，傳統檔案管理模式已無法適應檔案管理工作的需要，以大數據為背景的新型檔案管理模式應運而生。這種新型的檔案管理模式并不僅僅是紙質檔案的數字化轉變，更是工作模式的轉換。鑒于此，本文將探究大數據視域下事業單位檔案管理的優化策略，旨在為一線工作提供理論指導。

1 大數據概念

大數據是指很難在一定時間內使用常規工具進行管理和處理的海量數據集合，也可稱之為巨量資料。大數據不僅是一種數據集合，更是一種信息資源的集合，為社會發展、企事業單位進步提供了海量、客觀的數據支持。大數據的容量非常大，大量的自動或人工數據通過互聯網方式集合在一起，可以用數據海洋來形容。大數據的數據來源廣泛，數據格式、內容多樣化，不僅包含文本、圖片、視頻等信息，還包含模擬信號等信息。大數據的產生速度非常快，對數據處理速度的要求也非常高。同時，大數據對信息真實性的要求比較高，只有數據質量得到保證，才能更好地發揮大數據的決策支持作用。

2 大數據視域下事業單位檔案管理面臨的挑戰

1）意識觀念。在大數據環境下，事業單位檔案工作的社會性上升，政治性淡化，檔案管理逐步從政府部門向普通民眾過渡。而部分事業單位工作人員的自身意識尚未發生轉變，仍然停留在做好本職工作的層面，導致檔案管理工作難以得到高質量開展。隨著大數據時代的到來，不管是普通員工還是單位領導的思想觀念都受到挑戰，若不能及時轉變固有思想，將會直接影響檔案信息的安全性。由于事業單位自身的特殊性，其對檔案管理普遍缺乏重視，檔案管理理念較為陳舊，嚴重影響了檔案管理工作的開展。

2）知識結構。大數據對檔案管理工作人員的工作技能和知識結構提出了全新要求。在新的社會環境中，國家機關、企事業單位的工作方式發生了深刻變革，與之相應的，檔案資料的產生、收集、價值鑒定等環節的工作也發生了深刻變革。然而，在事業單位中，大部分檔案管理人員的知識體系比較陳舊，工作技能無法做到與時俱進，這就導致他們的檔案管理效率低下，且容易出現漏洞，嚴重影響對檔案管理工作的正常開展。

3）信息保密及保密技術。事業單位的檔案具有一定保密性要求，需要對個人、集體全面負責，這就要求事業單位建立健全檔案保密制度。但事業單位受制于自身的性質，在檔案保密方面缺乏完善的制度支持，即便有保密制度也不完備，不僅如此，事業單位在執行檔案保密制度方面存在諸多問題，導致制度落實不到位，多數制度流于形式。另外，互聯網及大數據技術的普及，一方面提高了事業單位的工作效率，另一方面也給保密工作帶來了新挑戰。若不法分子對事業單位內部文件有所企圖，利用病毒、黑客攻擊等方式竊取內部信息資料，就會嚴重影響檔案信息的安全性。

3 大數據視域下事業單位檔案管理的優化

1）完善檔案管理機制。首先，應建立健全檔案管理制度，這是事業單位開展檔案管理工作的前提和基礎。在大數據環境下，事業單位必須從檔案管理工作的實際情況出發，制定并不斷優化新型檔案管理制度，促進對檔案管理工作的順利開展。筆者建議，應針對檔案的收集、整理、分類等環節制定明確的規章制度。在檔案借閱方面，也需要明確的規章制度作支持，通過設定科學合理的檔案借閱制度，更好地規范檔案管理人員的工作流程以及用戶查閱檔案的行為，讓檔案借閱工作有章可循，得到有序開展。同時，還需要制定完善的檔案安全管理制度，如檔案資料信息化安全保護制度、檔案保密制度等，前者主要針對社會外界人士制定，后者主要是約束事業單位內部人員的行為。只有從內部和外部兩方面入手，才能最大化發揮制度的保障性作用，促進大數據背景下對檔案管理工作的有序開展。其次，進一步完善事業單位檔案信息化管理機制。第一，建立事業單位檔案數據庫系統，這是開展檔案信息化建設、實現檔案數字化存儲的重要平臺，事業單位應錄入所有的檔案資料信息并存儲到數據庫系統之中。第二，優化信息化檢索系統。在進行信息化檢索的同時，還需要利用信息化方式對檔案信息進行統計、盤點和整理，全面提高信息化檔案管理工作水平。第三，完善檔案管理保密制度。與檔案安全管理制度有所不同，檔案管理保密制度是從微觀行為角度，詳細說明和指導檔案保密工作的開展與實施，從而全面提高檔案管理安全水平。

2）加強人才隊伍建設。第一，事業單位應充分認識到引進專業人才的重要性，加大對檔案管理人才的引進力度，保證對新鮮血液的注入，積極打造老中青合理搭配的人才隊伍，構建老年人參與、中年人為輔、年輕人為主的合理人才結構。第二，事業單位應加大對現有檔案管理工作人員的培訓力度，經常性地開展在崗人員培訓活動、學習考察活動，促使在崗人員及時接受先進的工作理念和檔案管理知識，全面提升檔案管理人員的專業水平。與此同時，應加強對在崗人員的計算機操作技術培訓，全面提高在崗人員的計算機操作水平，更好地保證信息安全。此外，事業單位還應積極鼓勵在崗工作人員“走出去”，多與同行交流溝通，共享資源和經驗，互通有無，全面提高自己的專業技能和綜合素養。

3）提高保密技術水平。首先，合理應用防火墻技術。設置優質防火墻，能為事業單位的網絡體系營造一道防護網，從而預防計算機網絡內部的信息破壞、泄露等問題。在防火墻技術的支持下，事業單位可以根據不同的崗位設置不同的訪問權限，每一用戶均可在特定權限許可下訪問相應的端口，進而獲得所需信息。在設置訪問權限以后，事業單位還應設置訪問權限期限、定期更新權限等，從而有效避免權限濫用或病毒入侵等情況。另外，病毒入侵具有隨機性、不預測性等特點，事業單位需要加強對防火墻的監控，全面關注防火墻動態，充分利用該技術過濾有害信息，如果發現程序內有病毒跡象，則直接發出預警并啟動保護程度，及時攔截病毒。其次，需要建立健全完善的規章制度，尤其是網絡安全管理制度，制定網絡操作使用規程，以制度的形式更好地約束人們的行為。加強對計算機軟硬件的檢查與維護，定期對事業單位各種設備進行檢查，特別是對計算機網絡服務器和中心機房進行定期檢查，并為計算機網絡服務器配備不間斷電源，全面排查安全隱患，確保機房環境的安全性和穩定性。此外，應做好計算機網絡運營及安全維護工作，建立健全應急預案和日常巡檢制度，從自身發展實際出發，建立適合自己的網絡安全體系，及時發現問題并加以解決，切實將各項風險扼殺在搖籃之中。

4 結語

綜上所述，本文以大數據概念為切入點，分析了大數據視域下事業單位檔案管理面臨的挑戰，并從檔案管理機制、人才隊伍建設、保密技術水平、拓寬利用途徑等角度，詳細論述了大數據視域下事業單位檔案管理的優化策略，多角度入手，旨在全面提升事業單位檔案管理綜合水平。