探析如何做好電子文件歸檔與電子檔案管理工作

劉 杰

（長江水利委員會長江檔案館，湖北 武漢 430010）

由于計算機和信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)中得到廣泛應(yīng)用，與此同時，各類電子文件也大量涌現(xiàn)并被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，如何對電子文件進行科學、合理、規(guī)范的歸檔保存與管理，是個比較復(fù)雜而又現(xiàn)實的問題。同時，隨著文件數(shù)量的日益增多，如果不能有效地實施電子檔案歸檔管理，就會對檔案質(zhì)量以及管理效率造成很大的影響。因此，必須采取有效的措施做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作刻不容緩。

1 電子文件概述

1）電子文件的概念。電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。還有一種說法是在機構(gòu)或個人活動中產(chǎn)生或收到的記錄信息，它由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和上下文關(guān)系組成，并作為一個整體提供該項活動的證據(jù)。2）電子文件的特點。通常情況下，電子文件的特點表現(xiàn)為以下幾點：①對硬件軟件的相對依賴性；②非直讀性；③信息與載體的相對分離性；④結(jié)構(gòu)復(fù)雜性；⑤信息共享的便利性和安全維護的復(fù)雜性。3）電子文件的種類。電子文件主要包括以下幾種類型：①文本文件；②圖像文件；③圖形文件；④影像文件；⑤聲音文件；⑥超媒體鏈結(jié)文件；⑦程序文件；⑧數(shù)據(jù)文件。

2 做好電子文件歸檔工作的幾點建議

做好電子文件歸檔工作應(yīng)從各單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，摸清文件產(chǎn)生的源頭，并對產(chǎn)生的大量電子文件的收集、審查、存儲工作逐步進行完善。以下是對做好電子文件歸檔工作的幾點建議。

1）建立嚴密的電子文件歸檔制度。電子文件的形成涉及的環(huán)節(jié)之多，不管哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤都會影響到電子文件的原始性、真實性和完整性。所以，電子文件收集歸檔，必須建立規(guī)章制度管理。建立電子文件歸檔管理制度，確認各方面的責任。2）做好電子文件的采集、積累工作。采集工作是做好歸檔管理工作的基礎(chǔ)，注重對電子文件的采集，防止存有信息內(nèi)容的載體發(fā)現(xiàn)丟失、損壞的現(xiàn)象。采集要實行“兩套制”紙質(zhì)一套，電子版一套。特別要保證兩種載體的檔案內(nèi)容信息的一致性。目前很多單位各種公文的傳遞、批辦、催辦、均在網(wǎng)上操作。因此，電子文件的采集也要在網(wǎng)上進行.同時可以利用記錄系統(tǒng)的自動記錄功能，收集電子文件的形成、修改、責任人等信息。3）做好電子文件的審定工作。電子文件的易丟性、軟硬件的依賴性、信息相關(guān)性等影響電子文件的審定工作。所以，電子文件的審定工作需要電子文件形成部門、檔案部門、計算機部門等多方參與。審定的內(nèi)容包括電子文件的真?zhèn)?、值、開放度等。

3 企業(yè)電子檔案管理存在的問題

檔案實現(xiàn)電子化管理，給企業(yè)檔案管理帶來前所未有的巨大變化，同時也存在著很多需要解決的問題。

1）對電子檔案管理的重視力度不夠，對企業(yè)電子檔案管理沒有足夠的認識，對電子檔案管理存在不少誤解。2）電子檔案審查工作難以正常開展。檔案審查一直是企業(yè)檔案管理的難點。電子檔案審查專業(yè)技術(shù)要求高，普遍有畏難情緒，致使審查工作舉步維艱，處于停滯或半停滯狀態(tài)，造成檔案大量積壓，管理難度加大。3）電子文件收集歸檔不及時不完整。電子文件歸檔制度不完善，責任不明確，缺乏約束力，過于依賴電子文檔管理系統(tǒng)。容易造成移交不及時，延誤文件歸檔，造成文件不全。4）電子檔案管理存在不安全的因素。除電子文檔系統(tǒng)存在安全隱患外，電子檔案存儲載體選擇不當，以及保管措施不完善，也影響著電子檔案的安全。

4 強化企業(yè)電子檔案管理的主要對策

為加強電子檔案規(guī)范化、制度化管理。提高企業(yè)檔案管理工作水平，應(yīng)采取以下對策。

1）提高對企業(yè)電子檔案管理的重視程度。提高檔案管理人員，包括企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)及文件工作者、計算機技術(shù)人員等的檔案意識。通過增強檔案意識，使企業(yè)自上到下擺脫傳統(tǒng)管理理念的束縛，真正認清電子檔案管理的重要意義。因此，我們要想將企業(yè)電子檔案管理做好，就必須讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員，讓他們能真正地意識到電子檔案管理的重要性，進而支持電子檔案管理。只有不斷地提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員對電子檔案管理的重視程度，才能使電子檔案管理快速、健康地發(fā)展。2）實行統(tǒng)一管理全方位管理新體制，形成企業(yè)電子檔案管理的合力。企業(yè)電子檔案管理的內(nèi)在要求必須實行統(tǒng)一管理、全方位管理的模式。企業(yè)檔案管理部門、文件形成部門、信息化部門都要負責起各自的工作職位，各司其職步調(diào)一致，協(xié)調(diào)管理。檔案管理部門要做好電子檔案管理有關(guān)制度的制定，以及對直屬、下屬單位電子檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo)工作。文件形成部門要積極參與文件歸檔過程管理，按照要求做好本部門電子文件的積累、審查和歸檔工作。信息化部門應(yīng)主動做好電子文檔系統(tǒng)的技術(shù)維護工作，及時解決運行過程中出現(xiàn)的問題。確保正常安全運行。只有做到“三位一體”，發(fā)揮綜合管理效能，才能真正形成電子檔案管理的合力，從根本上解決工作力度不夠的問題。3）從文件形成源頭抓起，確保電子檔案的真實有效。從電子文件形成的源頭抓起，首先做好電子文件的積累，凡是反映電子文件真實性、有效性，保證其長期可讀的元數(shù)據(jù)和背景信息都應(yīng)通過文檔系統(tǒng)予以保存。其次，要強化電子文件歸檔前的審定與整理工作，并進行在線歸檔。次之，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強專業(yè)培訓(xùn)，掌握電子文件在形成和使用過程中所需的專業(yè)和技術(shù)方面的知識，全方位適應(yīng)檔案管理工作的需要。4）認真做好電子文件審查工作，全面提高電子檔案質(zhì)量。在借鑒傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案審查經(jīng)驗的同時，也要結(jié)合電子文件的特點，做好電子檔案審查工作。審查時，要判定電子文件的原始性和真實性，滿足電子檔案憑證功能的要求。全面分析電子檔案的保存價值，同時要考慮電子文件之間的聯(lián)系與企業(yè)今后是否需要、現(xiàn)有的保管條件等因素，確定保管期限。要重視和加強審查專業(yè)隊伍建設(shè)，抓好歸檔審查和期滿審查兩個環(huán)節(jié)，制定和完善電子檔案審查規(guī)范標準，堅持原則性和靈活性相結(jié)合，按照國家和企業(yè)檔案管理要求，切實做好電子檔案審查工作，優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)，提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量。5）重視企業(yè)電子檔案安全管理工作。加強企業(yè)電子檔案管理建立安全管理保障體系，確保各項安全管理制度和技術(shù)防范措施落到實處。首先要著重抓好企業(yè)內(nèi)部和檔案保密制度建設(shè)，確保保密檔案不泄密，在線開放檔案不涉密。堅持“雙軌制、雙套制”的原則，選擇最佳的存儲介質(zhì)，對具有永久和長期保存價值的電子檔案進行脫機保存，實行異質(zhì)異地備份。專庫或?qū)９窦斜９?，并做好相關(guān)環(huán)境、濕度、溫度、電磁等安全防護工作。堅持每年對電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更新情況進行檢查登記，認真做好電子檔案安全管理工作。

5 結(jié)語

總之，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，電子文件歸檔和電子文件管理工作將成為一種新的挑戰(zhàn)，人們在對其認識不斷提高的同時，對應(yīng)的方法也得到了很大的改善，標準化程度逐漸提高，未來可以為我們更好地提供服務(wù)。