探析如何做好電子文件歸檔與電子檔案管理工作

劉 杰

（長江水利委員會長江檔案館，湖北 武漢 430010）

由于計算機和信息技術的快速發展，信息技術在各行各業中得到廣泛應用，與此同時，各類電子文件也大量涌現并被廣泛應用于各行各業，如何對電子文件進行科學、合理、規范的歸檔保存與管理，是個比較復雜而又現實的問題。同時，隨著文件數量的日益增多，如果不能有效地實施電子檔案歸檔管理，就會對檔案質量以及管理效率造成很大的影響。因此，必須采取有效的措施做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作刻不容緩。

1 電子文件概述

1）電子文件的概念。電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。還有一種說法是在機構或個人活動中產生或收到的記錄信息，它由內容、結構和上下文關系組成，并作為一個整體提供該項活動的證據。2）電子文件的特點。通常情況下，電子文件的特點表現為以下幾點：①對硬件軟件的相對依賴性；②非直讀性；③信息與載體的相對分離性；④結構復雜性；⑤信息共享的便利性和安全維護的復雜性。3）電子文件的種類。電子文件主要包括以下幾種類型：①文本文件；②圖像文件；③圖形文件；④影像文件；⑤聲音文件；⑥超媒體鏈結文件；⑦程序文件；⑧數據文件。

2 做好電子文件歸檔工作的幾點建議

做好電子文件歸檔工作應從各單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，摸清文件產生的源頭，并對產生的大量電子文件的收集、審查、存儲工作逐步進行完善。以下是對做好電子文件歸檔工作的幾點建議。

1）建立嚴密的電子文件歸檔制度。電子文件的形成涉及的環節之多，不管哪一個環節出現失誤都會影響到電子文件的原始性、真實性和完整性。所以，電子文件收集歸檔，必須建立規章制度管理。建立電子文件歸檔管理制度，確認各方面的責任。2）做好電子文件的采集、積累工作。采集工作是做好歸檔管理工作的基礎，注重對電子文件的采集，防止存有信息內容的載體發現丟失、損壞的現象。采集要實行“兩套制”紙質一套，電子版一套。特別要保證兩種載體的檔案內容信息的一致性。目前很多單位各種公文的傳遞、批辦、催辦、均在網上操作。因此，電子文件的采集也要在網上進行.同時可以利用記錄系統的自動記錄功能，收集電子文件的形成、修改、責任人等信息。3）做好電子文件的審定工作。電子文件的易丟性、軟硬件的依賴性、信息相關性等影響電子文件的審定工作。所以，電子文件的審定工作需要電子文件形成部門、檔案部門、計算機部門等多方參與。審定的內容包括電子文件的真偽、值、開放度等。

3 企業電子檔案管理存在的問題

檔案實現電子化管理，給企業檔案管理帶來前所未有的巨大變化，同時也存在著很多需要解決的問題。

1）對電子檔案管理的重視力度不夠，對企業電子檔案管理沒有足夠的認識，對電子檔案管理存在不少誤解。2）電子檔案審查工作難以正常開展。檔案審查一直是企業檔案管理的難點。電子檔案審查專業技術要求高，普遍有畏難情緒，致使審查工作舉步維艱，處于停滯或半停滯狀態，造成檔案大量積壓，管理難度加大。3）電子文件收集歸檔不及時不完整。電子文件歸檔制度不完善，責任不明確，缺乏約束力，過于依賴電子文檔管理系統。容易造成移交不及時，延誤文件歸檔，造成文件不全。4）電子檔案管理存在不安全的因素。除電子文檔系統存在安全隱患外，電子檔案存儲載體選擇不當，以及保管措施不完善，也影響著電子檔案的安全。

4 強化企業電子檔案管理的主要對策

為加強電子檔案規范化、制度化管理。提高企業檔案管理工作水平，應采取以下對策。

1）提高對企業電子檔案管理的重視程度。提高檔案管理人員，包括企業的領導及文件工作者、計算機技術人員等的檔案意識。通過增強檔案意識，使企業自上到下擺脫傳統管理理念的束縛，真正認清電子檔案管理的重要意義。因此，我們要想將企業電子檔案管理做好，就必須讓企業領導及有關人員，讓他們能真正地意識到電子檔案管理的重要性，進而支持電子檔案管理。只有不斷地提高企業領導及有關人員對電子檔案管理的重視程度，才能使電子檔案管理快速、健康地發展。2）實行統一管理全方位管理新體制，形成企業電子檔案管理的合力。企業電子檔案管理的內在要求必須實行統一管理、全方位管理的模式。企業檔案管理部門、文件形成部門、信息化部門都要負責起各自的工作職位，各司其職步調一致，協調管理。檔案管理部門要做好電子檔案管理有關制度的制定，以及對直屬、下屬單位電子檔案管理的監督和指導工作。文件形成部門要積極參與文件歸檔過程管理，按照要求做好本部門電子文件的積累、審查和歸檔工作。信息化部門應主動做好電子文檔系統的技術維護工作，及時解決運行過程中出現的問題。確保正常安全運行。只有做到“三位一體”，發揮綜合管理效能，才能真正形成電子檔案管理的合力，從根本上解決工作力度不夠的問題。3）從文件形成源頭抓起，確保電子檔案的真實有效。從電子文件形成的源頭抓起，首先做好電子文件的積累，凡是反映電子文件真實性、有效性，保證其長期可讀的元數據和背景信息都應通過文檔系統予以保存。其次，要強化電子文件歸檔前的審定與整理工作，并進行在線歸檔。次之，提高兼職檔案員的業務素質，加強專業培訓，掌握電子文件在形成和使用過程中所需的專業和技術方面的知識，全方位適應檔案管理工作的需要。4）認真做好電子文件審查工作，全面提高電子檔案質量。在借鑒傳統紙質檔案審查經驗的同時，也要結合電子文件的特點，做好電子檔案審查工作。審查時，要判定電子文件的原始性和真實性，滿足電子檔案憑證功能的要求。全面分析電子檔案的保存價值，同時要考慮電子文件之間的聯系與企業今后是否需要、現有的保管條件等因素，確定保管期限。要重視和加強審查專業隊伍建設，抓好歸檔審查和期滿審查兩個環節，制定和完善電子檔案審查規范標準，堅持原則性和靈活性相結合，按照國家和企業檔案管理要求，切實做好電子檔案審查工作，優化館藏檔案結構，提高企業檔案管理工作質量。5）重視企業電子檔案安全管理工作。加強企業電子檔案管理建立安全管理保障體系，確保各項安全管理制度和技術防范措施落到實處。首先要著重抓好企業內部和檔案保密制度建設，確保保密檔案不泄密，在線開放檔案不涉密。堅持“雙軌制、雙套制”的原則，選擇最佳的存儲介質，對具有永久和長期保存價值的電子檔案進行脫機保存，實行異質異地備份。專庫或專柜集中保管，并做好相關環境、濕度、溫度、電磁等安全防護工作。堅持每年對電子檔案的讀取、處理設備的更新情況進行檢查登記，認真做好電子檔案安全管理工作。

5 結語

總之，隨著社會經濟的不斷發展，電子文件歸檔和電子文件管理工作將成為一種新的挑戰，人們在對其認識不斷提高的同時，對應的方法也得到了很大的改善，標準化程度逐漸提高，未來可以為我們更好地提供服務。