淺談事業單位檔案管理信息化建設的思考

祝小玲

（延壽縣檔案館，黑龍江 哈爾濱 150700）

所謂檔案信息化，其功能是對檔案進行數字化加工，進行一系列包括信息采集、處理轉化、存儲歸檔等全過程管理，讓其檔案具有可擴展性和實用性，實現資源共享，檔案利用率大幅度提升。檔案信息的數字化變革，改變了過去以紙質保管、實體呈現為主，轉變為以數字化、網絡化為核心的檔案管理，這就要求事業單位順應檔案管理發展需求，轉變思路，采用當代信息技術，開展檔案信息化建設，從而提高檔案管理工作的水平與質量。

1 事業單位檔案管理信息化建設的作用價值

1）提升檔案管理工作效率，事業單位在開展檔案管理過程中，通過加強信息化建設，將傳統紙質檔案資料轉化為數字化資料，統一錄入到計算機相關軟件之中，最終形成一套完整的檔案信息管理系統，針對一些存檔資料比較多的事業單位，通過推動信息化建設，能夠有效節約閱覽人員檔案查詢時間，同時也有利于管理人員對檔案進行規范化管理，提高檔案管理工作效率。2）促使檔案管理更加規范，事業單位的一些檔案材料很多都是由相關人員本人進行填寫，受個體差異性影響，不同人員在填寫時字體、內容乃至格式均不相同，這對檔案管理也帶來了一定影響。通過加強檔案管理信息化建設，能夠有效賦予相應檔案統一的數字化格式規范，從而更加便于進行檔案資源的統一整理、共享，促使檔案管理更加的科學規范。3）更有利于檔案安全存儲，傳統檔案管理模式下，都是以紙質檔案形式存在，隨著時間的推移，這些紙質檔案經過很多人的翻閱，不僅容易字跡模糊，還會出現破損問題，并在紙質檔案受材質所限，長時間的存儲會導致紙張本身也會變得薄而脆，經受不住磨損，嚴重時還會導致一些寶貴的信息丟失。而通過加強檔案管理信息化建設，使得檔案得以采用數字化形式保存，一般只要做好數字化檔案信息加密備份工作，能夠顯著提高檔案保存的持久性，并且數字化形式呈現的檔案無需占用較大空間，在節約檔案管理成本方面也有著顯著的優勢。

2 事業單位檔案管理信息化建設的思考

2.1 完善檔案信息化建設配套設施

在事業單位的檔案管理信息化建設進程中，需要提升管理信息系統的穩定性、功能性，保障檔案信息的安全保密性和數據真實規范。首先，重視管理信息系統的專業性。事業單位在甄選管理信息系統合作商的時候，要了解同行業內比較成熟的事業單位所采用的信息管理系統的穩定性和使用情況，選取性價比較、性能較為穩定、功效齊全的軟件供應商。由于事業單位的檔案信息數據量較大，需要尤其注意存儲空間和運行速度等。其次，結合事業單位的實際運行情況，對于檔案信息系統進行不斷維護，保障信息的安全保密性，不僅從檔案建設有關工作人員的管理意識層次出發，提升工作人員的信息保密意識，還需要從系統角度出發，增強系統防火墻維護，保障事業單位內所有信息的安全有效。針對事業單位的檔案管理工作，提高信息化建設水平，完善事業單位的大數據信息庫，通過引進新的信息管理技術，爭取實現信息的自動采集和信息檔案的高效共享，提高事業單位的信息管理程度。

2.2 建立有效的遠程查閱體系

1）開展遠程查檔服務。建立檔案網站，充分發揮檔案網站的作用和特點，上傳可以公開的檔案資料，實現遠程查檔用檔，推進檔案信息資源共享。2）提高檔案信息遠程服務能力。明確檔案信息公開級別、標準和程序，規范檔案信息公開格式，提高網站信息的標準化和規范化水平。檔案管理部門對本地資源進行整合時，主要通過特定的鏈接，不斷擴充檔案信息資源。3）以做好線下服務為補充。如果檔案信息不能公開在網絡中，此時需要結合相關程序確認檔案利用者的身份信息，一對一地進行遠程查檔咨詢服務。4）出具異地檔案證明。遵循試點運行、不斷深入和穩定推動的原則，采用簽訂協議等方式，同相關檔案館進行更進一步的合作，促進合作的順利開展。不斷嘗試和改進異地檔案證明的手段和方法，利用數據技術、備份等功能，促進檔案證明向傳真形式和網絡打印方向發展，節省檔案利用者時間，提高檔案信息遠程利用的效率。

2.3 強化檔案管理人員培訓

作為專業的事業單位檔案管理人員，定期使其接受專業化的信息培訓極為關鍵，也是確保傳統與信息化檔案管理能夠有效結合的重要基礎。當前的部分事業單位中，紙質檔案的管理模式仍然為主流，在這種情況下就應該在革新思想理念的同時對新式管理方式的應用加以引導，為推動檔案管理制度的更新與改革做好鋪墊。同時，在這一過程中應引入更多的信息化與科學化的技術手段，促進工作人員的整體素質的提升。定期開展培訓活動是有效提升技術水平的重要基礎，為提高對計算機技術的操作熟練度以及掌握更多的電腦操作技能奠定 基礎。

2.4 注重事業單位檔案信息化管理

標準規范建設檔案信息化管理標準規范建設是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范，并指導實施的過程。事業單位檔案信息化的標準、規范相當于信息高速公路上的“交通規則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。事業單位檔案信息化的標準規范建設主要有：一是管理性標準規范。管理性標準規范是對電子文件及檔案信息進行管理的一套規則，包括計算機安全法規與標準，數字檔案信息資源合法性的確認等。二是業務性標準規范。業務性標準規范是對電子文件及檔案業務處理的規范，其范圍包含電子文件及檔案的術語標準及管理規范。國家標準《電子文件歸檔及管理規范》是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規范。三是技術性標準規范。技術標準規范包括電子文件及檔案的數據存儲壓縮格式規范、數據交換標準規范、數據加密、水印技術規范和系統軟硬件設施技術標準等。

2.5 進一步增強信息化意識

檔案信息化其實就是觀念信息化。檔案信息化建設最主要的力量就是檔案管理人員的工作意識和積極性，管理人員的工作主動性和信息化建設水平具有緊密聯系。因此，管理人員應建立正確的檔案信息化意識，充分認識檔案信息化建設的重要意義，提高自身工作責任感和使命感，充分重視檔案信息化建設工作，努力做好有關工作。

3 結語

隨著當前信息技術的快速發展，整個社會都朝著信息化的方向不斷邁進，事業單位的檔案管理應當順應當前的社會發展大趨勢，進一步加強自身的信息化建設。加強信息化建設不僅可以更好地促進整個單位的發展，同時對于整個社會的發展也具有極大的益處。為了推動信息化建設，需要加強檔案管理人員的專業技能，樹立發展意識，建立完善的管理制度，提升事業單位檔案管理信息化建設的質量。