數字化視角下高校圖書館檔案管理的優化路徑

汪露珠

（遼寧建筑職業學院圖書館，遼寧 遼陽 111000）

時代的進步，科技的發展使得我國各行業發展迅速，為我國經濟建設的不斷進步貢獻力量。高校圖書檔案是高校實力的綜合體現，是開展豐富多彩的校園文化生活、扎實嚴謹的教學科研的基礎和記錄，數字化視角下高校圖書館檔案管理對引領學生發展、陪伴學生成長有著尤為重要的意義。

1 高校圖書館檔案管理的重要性

1.1 作為業績評估和考核依據，不斷提升圖書館管理水平

圖書館檔案管理做得好，歸檔完整、立卷及時、標引清晰、排列有序，真實有效保管各項工作開展留存的所有原始資料。這樣就能輕松應對年度結束時學校目標管理考核工作等其他業務考評任務，而且是真真切切的工作實績。保存完整的檔案材料就是最好的支撐材料，不至于再重新加班加點突擊整理，短暫時間內整理以往工作開展情況的所有資料，也勢必會造成疏漏情況發生，從而影響到績效考核，不能真實體現工作業績。

1.2 為教學和科研提供相關參考依據

圖書館業務檔案管理工作不斷充實完善，通過查詢文獻資源和學生讀者借閱檔案資料情況能夠真實有效地幫助教師開展教學。通過文獻資源、科技查新、學科服務檔案等在一定程度上能為高校科研工作開展提供實質性幫助和參考。

1.3 促進同行交流和推動圖書館事業發展

檔案管理工作做得好，可以促進圖書館界同行之間相互學習和借鑒，為館際之間相互業務提升及合作創造條件，為高校圖書館事業發展提供強大推動力。

2 數字化視角下高校圖書館檔案管理的優化路徑

2.1 數字檔案資源技術融合

一是存儲技術融合。隨著信息存儲技術的發展，檔案資源的載體發生著歷史演變，由紙質、膠片等傳統載體轉換為磁存儲載體、光存儲載體和電存儲載體等現代數字信息存儲載體，推動著數字檔案資源的建設與發展。“檔案載體歷經幾千年演變，不斷革新與變遷，呈現出存儲容量不斷遞增，保管壽命不斷遞減的趨勢，同時檔案載體又與社會政治經濟發展保持著一致性，具有與科學技術變革保持著同步性的規律，而人工對檔案載體可直接識讀性卻逐漸減弱，對技術的依賴性越來越強。”二是服務技術融合。技術應用是實現數字檔案資源技術融合發展的重要載體，通過拓展技術應用空間，提升數字檔案資源服務效能，一方面通過推進數字檔案資源信息服務的技術應用，強化數字檔案資源的標準化建設與科學化開發，實現數字檔案資源的集成管理與語義開發，“提升數字檔案信息資源全生命周期管理能力，實現數字檔案信息資源收集、整理、存儲、利用等之間的深度融合，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化”，為數字檔案資源價值實現與作用發揮提供最優資源保障；另一方面要充分利用現代信息技術優勢，對標社會數字檔案資源利用需求，主動創新數字檔案資源服務方式與服務手段，提升數字檔案資源服務的技術含量與技術能級，優化用戶數字檔案資源服務體驗，推進數字檔案資源個性化、精準化、智能化服務。

2.2 爭取資金、技術支持，推進圖書檔案數字化

圖書檔案數字化工作中，要開展設備、網絡的定期維護，解決技術難題，這就將資金支持、人才引進提上了日程。高校要將數字化工作列入整體規劃，借助高校網絡中心的技術支持，加大資金投入力度，設置獨立場館，配備密集架、目錄柜，安裝空調、除濕加濕一體機、溫濕度儀、吸塵器等，館內分設數字化辦公室，配備服務器、計算機、掃描儀、復印機、打印機、單反相機、攝像機和檔案管理軟件，按照國家標準進行數字化工作，將館藏資源掃描入庫，再通過專門的管理軟件進行數據處理。圖書檔案部門要與教學、管理等部門協商，明確各個環節責任人，防止工作混亂；移交時檢查質量是否合乎規定，拆裝過程注意完整性；加工場所注意防潮防水，在工作環節嚴格把關，保證數字產品的質量。數字化加工可以由本館數字化技術人員進行，也可由外包人員進行。要引進檔案專業、計算機應用專業、新媒體應用專業等方面的人才，鼓勵開展科研創新，促進新知識、新技術的流動、討論，支持檔案管理人員外出學習、培訓。

2.3 加強檔案管理安全防范機制措施

高校圖書館檔案管理載體從傳統紙質管理到電子化管理再到數字網絡化轉變，需有效規避信息安全風險問題，在當前大數據時代背景下安全防范措施不容忽視。檔案管理安全防范機制建立可從兩個方面著手：一是建立檢索查詢等級機制保證服務器安全措施，如在檔案管理系統平臺中，利用云存儲技術把具有保密性強的檔案用單獨服務器存放于檔案室，其他業務性檔案則可托管在圖書館中心機房。二是為確保檔案數據真實性，制定檔案保密時效機制措施，有些保密性強的檔案如黨政文件、人事類文件等其他行政類具有保密性質的文檔，在進行數字化處理時設置為自動按日志歸檔，停止使用修改和刪除功能，避免人為因素造成毀損，確保做到檔案數字化建設過程中不被人為篡改、泄露、毀損。

2.4 提高高校圖書館數字化檔案管理力度

高校圖書館開展數字化檔案建設工作是時代發展的必然趨勢，不僅可以提高相關圖書檔案的使用頻率，也可以方便師生以更為快捷的方式進行查詢，對保障高校師生的檔案使用需求具有重要意義。高校圖書館管理人員在開展數字化檔案建設的過程中必須明確數字化檔案建設的意義，結合檔案數據信息的管理需求和不同方式下的檔案管理效果進行綜合處理，選擇最為優質的檔案管理方式開展檔案管理工作。高校相關部門也應當加強對高校圖書館建設工作的支持，在高校官網頁面提供高校圖書館檔案管理專欄等索引，將保密級別相對較低，可以公開的材料直接公布到官網上，既可以方便師生查詢，也可以為外界人員了解學校提供必要的數據支持，對提高高校圖書館形象和高校形象具有重要意義。該方式也可以增加高校師生和相關人員對高校圖書館檔案數據庫的關注，明確高校圖書館檔案索引步驟，對推動高校圖書館檔案管理工作推廣發展具有重要意義。高校管理人員也應當注意，高校圖書館信息建設工作并不是一蹴而就的，特別是在數據化、信息化建設過程中，可能會受到網絡層面的攻擊和破壞，導致高校圖書館檔案管理工作陷入停滯。在該過程中，高校圖書館工作人員必須加強與技術人員等的聯系，建立高校圖書館檔案數據庫安全保障系統。在該系統的保障下，在發現有人惡意損壞圖書館檔案數據信息等情況時，系統可以及時報警通知高校圖書館管理人員，工作人員可以在最短時間內恢復相關內容，同時找到惡意損壞圖書館檔案資源的人并對其進行處理，可有效保障高校圖書館數字化檔案資源不受損，高校圖書館檔案信息的可靠性也隨之提高，可以為師生提供更好的服務。

3 結語

高校圖書館辦公室檔案管理工作真實保存圖書館長久以來的發展歷程，為后人參考和研究提供寶貴資料。通過結合數字化視角下高校圖書館檔案管理，不斷優化檔案管理模式，不僅能推動圖書館事業發展，更能高效發揮高校圖書館合力育人功能。