試析電子文件歸檔存在的一些問(wèn)題及策略

張 薔 侯智洋 于 釗

（國(guó)家海洋信息中心，天津 300171）

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，各行各業(yè)不斷應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在信息儲(chǔ)存中最重要的一種形式是電子文件。在各個(gè)行業(yè)中，應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與信息處理技術(shù)，成為各項(xiàng)工作信息傳遞重要途徑。電子文件儲(chǔ)存的方式比較特殊，要想保證電子文件歸檔的完整性和高效性，應(yīng)該建立一套完善的管理模式，合理制定精細(xì)化管理制度，有效降低管理難度，減輕管理工作人員的工作壓力。相關(guān)部門(mén)應(yīng)該重視大數(shù)據(jù)，要求歸檔管理工作模式創(chuàng)新，信息化建設(shè)成為歸檔管理發(fā)展的重要 趨勢(shì)。

1 電子文件歸檔管理的目的

借助電子信息平臺(tái)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息資源進(jìn)行整合和統(tǒng)一，這是電子文件歸檔管理系統(tǒng)建設(shè)的目的。工作人員應(yīng)該充分的利用網(wǎng)絡(luò)和硬件設(shè)備，從而實(shí)現(xiàn)電子文件集中歸檔的管理目的，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)要建立電子檔案的管理、統(tǒng)計(jì)分析和遠(yuǎn)程維護(hù)等功能 體系。

在歸檔管理工作中業(yè)務(wù)的種類(lèi)豐富，目前社會(huì)對(duì)管理工作越來(lái)越重視，對(duì)于歸檔管理信息的應(yīng)用不斷改進(jìn)，各行業(yè)在大數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)的影響下完善了歸檔管理工作，有效的提高歸檔管理工作和綜合技術(shù)，促進(jìn)部門(mén)與部門(mén)之間相互合作，有效溝通，共同進(jìn)步，在大數(shù)據(jù)的影響下，對(duì)檔案信息的查詢進(jìn)行合理的規(guī)劃，有效的實(shí)踐檔案信息的完整和準(zhǔn)確性，同時(shí)避免檔案丟失的問(wèn)題。通過(guò)大數(shù)據(jù)對(duì)檔案資源進(jìn)行整合，不斷推動(dòng)檔案資源共享的目的，提高服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)行業(yè)發(fā)展。廣大檔案工作者要進(jìn)一步強(qiáng)化使命擔(dān)當(dāng)、完善工作機(jī)制，在檔案收集、保管、研究、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)全面拓展服務(wù)功能，為海洋建設(shè)作出新貢獻(xiàn)。

2 電子文件歸檔存在的一些問(wèn)題

1）檔案管理模式單一。目前，一些文件檔案沒(méi)有科學(xué)的管理，沒(méi)有指定合理的管理規(guī)范，因此，降低了文件檔案管理效率。出現(xiàn)了文件檔案放置不規(guī)律等問(wèn)題，也由于一些管理員的責(zé)任，沒(méi)有重視檔案的管理，嚴(yán)重影響檔案管理水平以及管理工作效率。在文件檔案管理中涉及很多部門(mén)，沒(méi)有做到精細(xì)化管理，對(duì)檔案資料開(kāi)發(fā)沒(méi)有充足的利用，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效的價(jià)值，這也是檔案管理中重要的問(wèn)題所在。

2）規(guī)則失范。工作人員沒(méi)有按照電子文件使用歸檔的規(guī)則和管理制度操作，造成規(guī)則失范的狀態(tài)，從而難以保證歸檔電子文件的真實(shí)性和可靠性。通常在電子文件歸檔的現(xiàn)實(shí)工作中，幾乎都是采用傳統(tǒng)的文檔管理模式，不僅沒(méi)有滿足社會(huì)的發(fā)展需求，還嚴(yán)重滯后于時(shí)代發(fā)展。電子文件管理研究處于形式狀態(tài)，并沒(méi)有深入解決歸檔的問(wèn)題。規(guī)則失范還會(huì)影響其他電子文件管理問(wèn)題，比如，文檔機(jī)構(gòu)間的交接時(shí)間、方法等問(wèn)題，要想長(zhǎng)時(shí)間保存，就應(yīng)該交給檔案館，為此，檔案館應(yīng)該購(gòu)置充足的相關(guān)硬件及軟件設(shè)備，以便按時(shí)完成 任務(wù)。

3）檔案管理人員處理電子文件的效率。影響檔案信息化管理重要因素就是文件檔案管理工作人員的綜合業(yè)務(wù)水平。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展對(duì)檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)有一定的要求，目前還有很多的檔案管理人員受到傳統(tǒng)意識(shí)的影響，阻礙了管理人員的發(fā)展，這兩點(diǎn)因素影響檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度。比如，一份文件可能要經(jīng)過(guò)多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA，公文系統(tǒng)等）審批，且涉及多個(gè)流程及環(huán)節(jié)，因此，一份電子文件經(jīng)過(guò)多次修改和流程，造成內(nèi)容及信息的增加、刪減等，再經(jīng)過(guò)電子文件收集系統(tǒng)等的多樣化，也使得檔案人員收集電子文件變得非常困難。

3 試析電子文件歸檔有效策略

1）要明確電子文件管理需求標(biāo)準(zhǔn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代中，檔案管理要想順利發(fā)展，就應(yīng)向信息化的管理模式發(fā)展，樹(shù)立現(xiàn)代化的管理理念，對(duì)大數(shù)據(jù)的思維進(jìn)行大力的宣傳，讓每一位檔案館人員意識(shí)到大數(shù)據(jù)在檔案管理中的重要性，積極參與到檔案管理建設(shè)的活動(dòng)中。參與檔案工作人員都要充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的形成。

2）建立檔案信息化管理平臺(tái)。在建設(shè)檔案信息平臺(tái)的過(guò)程中，需要了解檔案信息組成的部分，通過(guò)數(shù)據(jù)處理技術(shù)對(duì)檔案的信息進(jìn)行識(shí)別，這樣不僅提高工作人員的工作效率，還能促進(jìn)數(shù)據(jù)信息的利用率。在實(shí)施的過(guò)程中，制定具體方案，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的來(lái)源和特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)，有效的實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)之間的交換，工作人員應(yīng)該做好檔案數(shù)據(jù)管理工作，保證檔案信息管理的高效性和準(zhǔn)確性。建立數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，來(lái)提高檔案管理水平。在大數(shù)據(jù)的影響下，保證了檔案管理質(zhì)量，有效的融合大數(shù)據(jù)和檔案管理，方便檔案管理信息的查詢。在具體檔案信息數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該重視檔案數(shù)據(jù)信息的構(gòu)成。同時(shí)針對(duì)不同等級(jí)的資料，應(yīng)該記錄檔案歸檔的整個(gè)過(guò)程，避免檔案丟失和損壞的現(xiàn)象，保證檔案后期使用的準(zhǔn)確性和便利性，精細(xì)化管理方式歸檔檔案。作為檔案管理員就應(yīng)該保證檔案歸檔的條理清晰，創(chuàng)新檔案管理方式，努力提高自身的專(zhuān)業(yè)水平，保證工作可以順利進(jìn)行。

3）投入信息化設(shè)施。檔案管理重要的就是信息化管理，隨著大數(shù)據(jù)的時(shí)代發(fā)展，檔案管理需要在信息化設(shè)施方面大力投入，加強(qiáng)管理工作中的配套設(shè)施，這也是檔案信息傳輸和整理的重要手段，目前，海洋工作應(yīng)該重視檔案管理工作，與海洋部門(mén)進(jìn)行詳細(xì)溝通，解決一系列問(wèn)題，促進(jìn)檔案信息化發(fā)展，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)，用于改革創(chuàng)新，突出特色，不斷提升檔案資源建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用水平，以高質(zhì)高效的檔案工作服務(wù)為海洋振興戰(zhàn)略實(shí)施各項(xiàng)工作。

4）加強(qiáng)檔案信息化管理保密工作。要做好對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)工作，在管理的過(guò)程中需要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行更新與維護(hù)，保證信息輸入的完整性，并且要專(zhuān)門(mén)設(shè)立數(shù)據(jù)可進(jìn)行維護(hù)，提高管理人員的數(shù)據(jù)更新意識(shí)，并且能夠利用大數(shù)據(jù)對(duì)信息進(jìn)行刪除和更新，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，在最短的時(shí)間內(nèi)可以準(zhǔn)確的分析結(jié)果。檔案管理實(shí)現(xiàn)了電子化工作模式，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案進(jìn)行傳遞，在檔案管理工作中，要需要購(gòu)買(mǎi)一些網(wǎng)絡(luò)安全軟件來(lái)保證網(wǎng)絡(luò)的安全性，并請(qǐng)計(jì)算機(jī)工程師定期的對(duì)安全軟件進(jìn)行檢查和維修，在保證網(wǎng)絡(luò)安全的情況下提供檔案的查詢和服務(wù)。還有在大數(shù)據(jù)的影響下，可以借助大數(shù)據(jù)保證檔案信息的完整性。同時(shí)，管理人員在日常的工作中，做好數(shù)據(jù)信息的備份，避免因?yàn)閿?shù)據(jù)信息的丟失，影響正常工作。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促進(jìn)電子文件的廣泛應(yīng)用，辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)處于發(fā)展階段，各個(gè)領(lǐng)域都重視電子文件歸檔管理工作，檔案信息化建設(shè)，提高電子文件檔案管理水平，只有加強(qiáng)電子文件歸檔管理工作，一定要與紙質(zhì)文件同步，才能體現(xiàn)出與時(shí)俱進(jìn)。在檔案事業(yè)中，對(duì)信息化建設(shè)是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，同時(shí)也能夠提高檔案信息化管理水平，也是提高檔案服務(wù)水平的必要條件。