探討檔案信息電子化的發(fā)展前景

趙 茜

（河北省退役軍人總醫(yī)院，河北 邢臺 054000）

檔案信息管理工作在整體醫(yī)院管理當中占據(jù)了十分基礎的地位，對各個環(huán)節(jié)的順利運行也會起到直接影響。當前，互聯(lián)網(wǎng)信息技術的發(fā)展為醫(yī)院檔案管理提供了新的機遇，但電子技術的綜合性與復雜性也會帶給醫(yī)院檔案信息一定的安全隱患。因此在實際開展檔案信息管理的過程中，應對電子化管理模式的發(fā)展前景與模式樹立正確的認識，進而通過先進的技術手段來為醫(yī)院檔案信息營造一個安全的管理環(huán)境。

1 醫(yī)院檔案信息管理的特點

1.1 類型眾多

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生機構也需要開展相應的變革。在現(xiàn)代信息技術的支持下，傳統(tǒng)檔案管理模式逐步被電子化管理模式所替代，進而有效實現(xiàn)了對病案、人事、統(tǒng)計、財務等多種類型檔案的科學管理。這樣的管理模式一方面帶給醫(yī)院檔案管理更多的便利，另一方面也大大提升了醫(yī)院檔案種類及數(shù)量，提升了整體管理的難度。

1.2 載體多樣

在傳統(tǒng)的管理模式下，醫(yī)院的檔案信息往往是以紙質材料的形式管理的，進而也具備了占據(jù)空間大、易丟失損壞以及查找不便利等弊端。隨著現(xiàn)代化技術的發(fā)展，醫(yī)院檔案也獲得了更多的載體形式，借助電子化信息技術完成檔案管理可以進一步實現(xiàn)流程簡化與成本降低，從而為醫(yī)院整體管理的開展奠定基礎[1]。

1.3 利用率高

檔案信息是醫(yī)院管理過程中的重要組成部分，近年來，在刑事訴訟、交通事故以及保險相關方面的工作中，醫(yī)院檔案的利用率不斷提升，而總體的角度上來看，社會對醫(yī)院檔案的需求也是在持續(xù)增長的。

2 推進醫(yī)院檔案信息電子化的必要性

2.1 確保信息的真實完整性

傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段醫(yī)院工作的實際需求，而將智能化、電子化的管理模式引入到檔案管理工作中不僅能有效提升規(guī)范性與完整性，還可以明顯減輕各個科室匯集檔案工作的壓力。與此同時，通過系統(tǒng)存儲的方式可以幫助醫(yī)護人員在較短的時間內調取資料，充分提升檔案信息的利用率[2]。

2.2 實現(xiàn)信息的有效共享

醫(yī)院內部的檔案信息種類十分多樣，其中主要會涉及醫(yī)療科研、人事安排以及黨建工作等多方面內容，同時這部分資料也來源于不同的科室與部門。在對檔案信息進行管理的過程中，如果采用電子化的管理模式可以更好地建立起檔案數(shù)據(jù)庫，從而為后續(xù)的工作對接與信息共享提供便利。

2.3 提升檔案工作服務水平

檔案管理工作很大程度上影響著醫(yī)院各項工作的開展，同時也是促進各科室工作穩(wěn)定推進的重要基礎。在開展電子檔案管理的過程中，應充分以各科室的檔案信息服務需求為基礎，進而對電子信息系統(tǒng)的相關功能進行開發(fā)，實現(xiàn)對信息價值的深入開發(fā)，促進醫(yī)院檔案綜合服務能力的顯著提升。在這樣的環(huán)境下，電子化的檔案管理模式可以顯著提升辦公室工作效率，不僅可以提升查找速度，在分類與統(tǒng)計等方面的工作上也可以表現(xiàn)出明顯優(yōu)勢[3]。

3 醫(yī)院檔案信息電子化的發(fā)展前景

3.1 對檔案工作的全方位推進

結合檔案電子化的發(fā)展前景來看，檔案信息電子化勢必會推進醫(yī)院檔案管理工作的全面提升。在傳統(tǒng)的管理模式中，檔案資料的儲存往往是以紙質或機讀形式為主，而推進電子化管理模式以后就可以對其開展不同形式的收集、篩選和加工，進而幫助人們更好地完成資料利用。總體來看，檔案管理電子化在未來發(fā)展過程中主要可以體現(xiàn)出以下幾方面優(yōu)勢：第一，可以加深對檔案資料價值的發(fā)掘，充分發(fā)揮其潛能。現(xiàn)階段，大多數(shù)科室與部門對檔案的使用較為單一，整體的功能開發(fā)也比較簡單，這樣低效率的利用模式將會造成人力、物力、財力的大量浪費，而在電子化管理模式下，可以最大限度地實現(xiàn)物盡其用，促進檔案工作效率的有效提升。第二，在電子化的管理模式下，可以顯著提升檔案信息的時效性。以往在進行信息收集、整理的時候需要的時間較長，一定程度上會導致信息失效，對檔案信息的應用價值也會造成十分嚴重的影響。而電子化的管理模式可以提升整體工作程序的連貫性，保證其應用價值。第三，在以往的檔案信息管理工作中，很多時候都會涉及經(jīng)費不足的問題，而受到經(jīng)費問題的影響檔案管理工作質量也會相應降低，而在檔案信息電子化模式下，其整體成本消耗將會顯著降低，為提升整體工作成效奠定基礎。第四，在檔案信息電子化模式下，其具體的研究成果可以更好地進行分享與傳輸，進而顯著提升了其社會影響力與服務范圍，檔案管理部門在醫(yī)院內部的地位也將會得到顯著提升。因此在日常開展檔案管理工作的過程中，應注重將更多先進技術引入其中，引導檔案事業(yè)適應電子信息技術的發(fā)展變化，為其可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

3.2 對檔案管理現(xiàn)狀的改善

檔案管理過程中的安全問題一直以來都是管理的重點與難點，不論是傳統(tǒng)的紙質檔案還是電子化檔案都難免會存在相應的安全問題，其主要包括以下內容。第一，實體檔案的安全問題主要是需要承擔破損與丟失風險，一般來說會涉及檔案庫房環(huán)境安全以及外部包裝等方面的內容。通常情況下，醫(yī)院內部會設置專門的區(qū)域進行各類檔案資料的保存工作，但如果溫度、濕度管理以及防火工作開展的不完善就很容易造成檔案損壞。與此同時，傳統(tǒng)的文件袋、紙質文件盒等包裝方式在功能上較為單一，防潮、阻燃等效果都不明顯，進而也很難起到良好的保護作用，第二，除了紙質檔案的保管問題以外，電子化管理模式也將會面臨一定風險，其中最為突出的就是計算機病毒，病毒可以通過快速傳播來對電子檔案安全進行損壞，在很短的時間內就可以完成復制與擴散；而部分病毒文件還帶有加密技術，從而難以對其加以跟蹤。與此同時，病毒還可以進一步感染正在執(zhí)行中的文件，這樣不僅會影響相關程序的正常運行，還會導致檔案文件損壞、丟失。同時，黑客的入侵也是影響檔案管理質量的重要因素，黑客可以通過對網(wǎng)絡遠程控制完成對文件的遙控操作，并對檔案信息進行修改、刪除，從而造成十分嚴重的后果。第三，醫(yī)院內部檔案管理人員的專業(yè)素質也是影響工作質量的關鍵因素。現(xiàn)階段，很多管理人員并沒有對檔案信息管理樹立正確的認識，因此沒有實施良好的安全管理舉措，進而對信息安全造成嚴重的影響；而且部分檔案管理人員在信息資料管理工作中缺乏嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，同時也沒有落實完善的安全權限設置，這大大提升了檔案信息資料損壞的概率，限制了醫(yī)院內部管理工作的有效開展。針對這樣的安全管理問題，在實施電子化檔案信息管理的時候應對以上安全問題進行重點管理，有效落實完善的安全管理機制，提升檔案信息的安全性。

3.3 建立完善的檔案電子管理環(huán)境

在醫(yī)院內部創(chuàng)建良好的管理環(huán)境是提升檔案工作水平的重要手段，通過創(chuàng)設安全的檔案電子管理環(huán)境不僅可以顯著提升檔案信息的安全性，還可以后續(xù)儲存、運行等環(huán)節(jié)奠定基礎。在此過程中，醫(yī)院可以建立相應的安全預警系統(tǒng)并對電子信息進行備份，為確保系統(tǒng)的運行狀態(tài)，醫(yī)院還可以配備專門的電源室。作為直接參與檔案管理工作的人員，其網(wǎng)絡安全意識與專業(yè)素質將會對工作成果產(chǎn)生直接的影響。同時醫(yī)院也可以定期組織相關安全培訓來有效提升檔案從業(yè)人員的綜合素養(yǎng)，促進檔案管理及服務工作質量的不斷提升。對于在傳統(tǒng)工作模式工作下的員工來說，很難在短時間內完成工作思想與模式的轉變，因此醫(yī)院可以針對這部分員工實施有針對性的檔案電子化工作規(guī)范并完善工作手冊，從而更好地幫助這部分員工了解日常工作流程與規(guī)范，并可以結合具體的工作需求提出建設性意見。除此以外，醫(yī)院還可以落實精細化管理原則，針對工作人員構建績效考核機制，有效實現(xiàn)對檔案管理工作的量化，從而使醫(yī)院檔案電子化工作的開展更加規(guī)范化與合理化。

3.4 檔案信息共享的全面推進

推行檔案管理電子化的一個重要目的就是實現(xiàn)檔案信息的傳播與共享。在檔案信息化管理技術的應用下，醫(yī)院各個科室與部門人員都可以在信息化系統(tǒng)當中完成病例信息、醫(yī)療信息以及財務信息等的查詢，從而為自身工作提供更大的便利。值得注意的是，在信息共享的整體氛圍下，醫(yī)院內部各個科室部門工作的效率將會得到顯著提升，以住院部的工作為例，醫(yī)護人員通過醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)可以直接獲取相關病患的信息，進而以此為基礎對用藥劑量、治療方案等內容加以確定，從而有效實現(xiàn)對每一位病人具體醫(yī)療過程的把控。像這樣以病人病例檔案信息中的治療方案為基礎展開治療可以大大提升相關工作的精準性與針對性，同時還提升了醫(yī)護人員的工作效率和質量；而財務部門在工作的時候則可以結合檔案信息化管理系統(tǒng)中的信息完成對財務信息的綜合統(tǒng)計，大大提升制作財務報表的概率切實提高財務部門的管理質量；除此以外，醫(yī)院內部的醫(yī)學科研部門也可以進一步通過檔案信息共享來獲取所需信息，針對病例中的具體癥狀、診斷、治療等過程來完成數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計與整合，并得出其進一步的具體方向與策略。總體來看，醫(yī)院的病例檔案信息在醫(yī)院整體運行當中發(fā)揮了十分關鍵的作用，而電子化技術的實施可以進一步幫助零散的數(shù)據(jù)信息加以分類與整合，而醫(yī)療人員也可以通過對該類實證信息資源的利用研究出更加科學有效的治療方案與技術手段，實現(xiàn)醫(yī)院整體醫(yī)療水平的提升[4]。此外，在信息共享的環(huán)境下，醫(yī)療人員與管理人員可以更加充分地認識到電子化管理模式的優(yōu)勢，進而日后在過程中為相關管理制度的實施作出貢獻。

4 結語

綜上所述，信息化技術的引入使得醫(yī)院檔案信息管理工作面臨的全新的機遇與挑戰(zhàn)。為進一步提升醫(yī)院檔案管理水平，應著手于電子信息系統(tǒng)建設，同時提升對檔案管理工作的重視。在此過程中，醫(yī)院管理管理層應在信息化平臺建設中投入更多資源，并組織相關培訓來提升工作人員的綜合素質。此外，醫(yī)院在進行電子化檔案管理的時候應充分加強對安全問題的關注，從而為推進醫(yī)院的現(xiàn)代化建設奠定基礎。