基于智慧校園建設下的高校檔案管理機制分析

邵自玲

（商丘醫學高等?？茖W校，河南 商丘 476000）

教育相關文件資料及全校師生個人信息的存儲與管理是高校檔案管理工作主要內容，是影響高校教育高質量發展的重要檔案資源，智慧校園建設為高校教育信息化水平提高提供了一定助力，也為檔案管理工作高效開展創造了良好條件，但從目前高校檔案管理現狀來看，仍存在諸多問題尚未解決。基于智慧校園建設背景，高校檔案管理機制如何進一步完善，是目前各相關人員需要考慮的問題。

1 智慧校園基本內容

信息資料傳遞緩慢與滯后，在一定程度上阻礙了高校教育高質量發展，也極大地降低了檔案資源利用率，加上高校內部各部門溝通效果較差，不僅直接影響了教育教學工作持續性開展，也導致高校教育水平一直不易提高。推進智慧校園建設，加強云計算、大數據等相關信息技術應用，以計算機設備與互聯網為載體，在此基礎上建立高度集成化的系統平臺，發揮互聯網應用優勢，實現教育資源在校園內部高效傳遞與共享，在某種程度上也能起到增強高校各部門協調能力的作用，為高校各類型教育活動的開展提供基礎保障，切實為高校教學、科研、教育管理等方面提供優質服務，從而實現智慧校園科學性、合理性以及有效性建設[1]。

2 智慧校園建設對高校檔案管理產生的影響

1）有利于整合現有檔案資源。在智慧校園建設背景下，高校檔案管理工作開展過程中，借助二維碼、物聯網等技術來連接校園各部門，將此過程中所產生的數據信息進行收集與整合，將大量數據信息規范化管理，促進檔案資源利用率提升，進而為高校檔案管理工作開展提供強有力支持。

2）有利于確保信息共享高效性?；ヂ摼W的有效性應用，為全校師生獲取相關信息資料提供了極大地便利，利用校園內部平臺共享與傳遞相關信息資料，打破信息資源獲取在時間與空間上的限制，在強化檔案管理成效同時，也有利于確保信息共享高效性，從根本上保證檔案管理工作效率，并達到減少檔案管理成本投入的目的。

3）有利于擴展檔案資源存儲空間。傳統檔案管理主要以紙質檔案方式來存儲信息資料，查閱檔案信息資料時需要前往檔案室，隨著高校檔案管理水平提高，紙質檔案已逐漸轉變成電子檔案，不僅降低了檔案資源查詢耗時，在一定程度上也打破了檔案查詢在時間與空間等方面的局限。智慧校園建設的深入，將校園內、外部環境連接在一起，實現檔案資料線上查詢，也為校外的教育資源、圖書資料等相關信息查找提供了便利，提高檔案管理服務水平的同時，也有利于進一步擴展檔案資源存儲空間[2]。

3 目前高校檔案管理現狀

1）檔案管理理念較為滯后。在高校檔案管理工作開展過程中，由于檔案管理理念滯后，促使高校教育活動開展時并未加強檔案資料的利用，檔案管理實際作用無法充分發揮，在滯后的檔案管理理念影響下，檔案管理工作在高校教育發展中愈加邊緣化，加上尚未設立檔案專管管理部門，增加了檔案管理工作失誤問題概率，致使檔案管理水平一直難以提高。

2）檔案管理制度不夠完善。大量檔案資料在高校教育發展過程中產生已是必然現象，一套完善且系統的檔案管理制度，更加有利于高校檔案管理工作高效率、高質量開展，合理安排檔案管理工作，從根本上保證檔案資料存儲安全性。但從目前高校檔案管理情況來看，由于檔案管理制度不夠完善，制度內容與高校教育發展要求匹配性較低，加上管理制度并未精準落實到高校實際檔案管理工作中，導致高校檔案管理工作流于表面，出現檔案資料歸檔不及時，檔案資料丟失等問題，在一定程度上也阻礙了智慧校園深入建設。

4 基于智慧校園建設如何進一步完善高校檔案管理機制

1）創新檔案管理理念，健全與完善現有檔案管理組織體系。隨著高校教育高質量發展，檔案管理工作難度隨之增加，加上高校檔案管理工作涉及多方面內容，如學校招生相關信息資料、教學及科研相關信息資料、科研報告與成果信息以及教育管理相關信息資料等都屬于高校檔案管理工作內容，為了保證檔案管理工作效率，檔案管理人員應根據不同類型的信息資料進行分類，高校教育高質量發展離不開這些基礎數據的關鍵性支持作用。作為高校領導人員，應提升對檔案管理工作的重視程度，創新檔案管理理念，根據智慧校園建設要求，完善與優化現下檔案管理工作，解決檔案管理工作開展過程中潛在問題。結合高校教育高質量發展需要，對高?，F有檔案管理組織體系進行健全與完善，合理安排檔案管理領導結構，并建立檔案工作委員會，由委員會負責檔案管理部門各崗位與人員配置，明確劃分工作職責內容，實現高校檔案管理工作有組織的高效率開展[3]。

通過對高校檔案管理情況調研與分析，部分高校普遍沒有設立專門負責檔案管理的部門，長期以檔案室的形式來開展與分配檔案管理工作。一般情況下，檔案室并未配備過多的檔案管理人員，隨著高校教育深入發展，發展過程中形成的信息資料越來越多，在一定程度上提升了檔案管理難度，由于人員數量配備不足，極易導致檔案管理工作開展過程中出現諸多問題，如檔案資料遺漏或損壞，難以確保檔案資料真實性與完整性?；诖耍晟茩n案工作管理機構，盡快組建一支高素質水平、專業性較強的檔案管理隊伍，設立檔案管理部門，改變以往工作形式，實現高校檔案管理脫離原有框架，提升檔案管理部門獨立性。

2）落實檔案管理制度，增強檔案管理工作執行力。針對檔案管理制度落實，檔案管理人員應根據現階段高校具體發展要求與現行檔案管理法律法規，并結合目前高校檔案管理工作需要，對現行高校檔案管理制度進行補充與完善，將檔案管理制度落到實處，以此來增強檔案管理工作執行力。進一步明確高校檔案管理流程，按照高校檔案管理各項要求統籌安排相應工作，統一檔案管理標準，確保高校檔案管理工作規范性。待檔案管理制度落實后，根據高校內部各部門、各崗位工作內容來明確業務規范標準，嚴格按照規章制度歸檔文件資料，并明示檔案文件資料保管期限，進而達到從根本上控制檔案資料管理質量的效果。此外，為了確保高校檔案管理機制完善性，檔案管理部門負責人需要加大對內部工作人員的工作監管，并踐行工作考核與激勵機制，一方面以激勵手段來激發其工作積極性與熱情，確保檔案管理制度落實成效；另一方面選用考核方式來約束與規范檔案管理工作人員行為，保證檔案管理工作效率。

3）加快基礎設施建設，智慧校園功能作用充分發揮。基于智慧校園建設，高校檔案管理工作若想高效率、高質量開展，必須確保檔案管理基礎設施建設完善，為智慧校園深入建設打下堅實基礎，才能將智慧校園功能、作用充分發揮。對計算機設備、傳真機、打印機、檔案資料數據庫、檔案管理系統等硬軟件設施加以完善，并根據現下高校檔案管理工作要求，合理配置各基礎設施，使其更好地滿足高校檔案管理工作開展需要，全面提升檔案管理相關設備運用性能。待基礎設施建設結束后，應指派專業技術人員將檔案管理基礎設施與智慧校園連接在一起，以此來完成電子檔案管理模式構建，檔案收集、審批以及存儲等工作均可在檔案管理系統上快速展開，最大程度上保障檔案管理工作質量。

4）促進檔案管理信息化建設，保障檔案資源管理安全。通過對高校檔案管理情況調研與分析，部分高校檔案管理仍采用傳統管理模式，以紙質檔案方式來存儲檔案信息，促使檔案管理工作效率較低，因此，改變高校檔案管理模式十分必要，高校應重視與加強檔案管理信息化建設，建立檔案信息化管理模式，充分發揮信息技術優勢，并運用智能設備來檢索、利用以及開發檔案資料，實現檔案資源最大化利用[4]。首先，高校檔案管理信息化建設過程中，檔案管理人員應明確意識到電子檔案特殊性，現下正處于互聯網時代，網絡具有虛擬性、開放性等特征，致使電子檔案存儲具有一定風險性，電子檔案造假概率提升，加上紙質檔案資源不可替代性，能夠最大程度上還原檔案資料真實性，檔案管理人員應做好紙質檔案與電子檔案轉換工作，避免重要檔案資源丟失或損壞；其次，加強檔案資源安全管理，由于網絡具有風險性，針對電子檔案日常管理，高校檔案管理部門應定期指派技術人員對相關檔案管理設施進行檢修與維護，老化設備需要及時進行更換，并妥善處理設備故障，提升檔案管理設備運行安全，規避網絡風險；最后，加密重要檔案資料，并加設一層安全密碼，加強檔案資料管理安全性，結合檔案資料類型與重要程度進行分類管理，同時完善校園局域網建設，實現檔案資源在校園內部共享，便于全校師生隨時隨地查閱檔案資料，促進檔案管理工作效率與質量提升。

5）擴展檔案管理覆蓋范疇，全力建設智慧校園。隨著時代不斷發展，高校檔案管理也應具備與時俱進的思想觀念，創新已經成為現階段各行業領域發展形勢主流，推動高校檔案管理工作創新發展，不僅是為了迎合時代發展趨勢，也是為促進智慧校園建設打好基礎，進一步提升高校教育質量，精準落實立德樹人根本任務。因此，擴展高校檔案管理覆蓋范疇，全力推進智慧校園建設是目前首先需要落實的任務，比如，利用信息技術、大數據技術等其他相關技術，開發與建立高校校友檔案系統，將校友資源充分利用，在校園平臺上展示與宣傳優秀的校友，通過借助榜樣作用與效應，為高校招生工作開展提供助力，以此來吸引更多的學子報考本校，一方面能夠有效提升高校在社會上的影響力，強化學生對母校的認同感與歸屬感；另一方面學生通過了解優秀的校友，有助于為個人今后職業規劃提供參考建議。此外，校友檔案系統的建立，在一定程度上也加強了學校與社會、學校與企業之間相互聯系，利用校友檔案資源與優秀的畢業人才保持溝通，助力高校與更多的社會企業建立合作關系，為高校實踐教育的落實與實施提供強有力支持。高校檔案管理過程中也需加強新媒體技術應用，隨著新媒體迅速發展，高校檔案管理人員利用新媒體平臺對現有檔案資源再次進行開發，既能為高校智慧校園建設提供助力，也有利于更好地完善高校檔案管理機制。

5 結束語

綜上所述，智慧校園建設與落實，在一定程度上對高校檔案管理創新發展起到了積極的促進作用，而高校檔案管理信息化水平提高也為智慧校園深入建設打下了堅實基礎，基于智慧校園建設，進一步完善高校現行檔案管理機制，解決原有檔案管理機制潛在弊端與不足等問題，使其全面推動高校檔案管理信息化發展，提升檔案管理工作效率與質量，從而為高校教育高質量發展奠定基礎。