新時代背景下企業檔案資源建設探析

宋曉玉

（黑龍江省八五四農場辦公室，黑龍江 雞西 158403）

當下互聯網時代發展的越來越快，高科技資源從單一文字性資料向多類型、廣范圍性資源轉變。傳統的檔案資源的分類化管理和分享已經落后于互聯網線上檔案資源共享。組建面向互聯網的企業檔案資源共享平臺，有助于資源的高效管理呈現，實現檔案資源的高效率共享，提升檔案資源的利用價值，并且同時減少個人尋找相關檔案資源的難度，最大化提供信息查找的便捷性，優化資源配置。

當前我國正在邁向信息化時代，信息化資源的高效利用離不開以計算機系統和高度共享的計算機網絡作為基礎支撐，并結合現代網絡編程技術，通過線上方式實現資源整合管理和優化配置，提高檔案資源的共享速度，降低檔案資源獲取成本，從而為全民信息時代快速發展提供技術途徑。鑒于此本文高度考慮當前信息化資源的共享特性，構建基于HTML、php、JavaScript開發語言和Mysql數據庫、warmp server的企業范圍內檔案資源共享在線平臺，旨在優化電網檔案資源配置和分享效率。

本文在研究國內外檔案資源建設模式和機制的基礎上，通過對檔案資源平臺共享模式的研究，結合我國檔案資源建設的經驗，分析了資源建設中存在的問題，找出問題產生的原因，提出解決問題的方法，以當前基礎檔案資源建設為實踐依據，從技術層面制定符合檔案資源建設要求的共享標準。該標準要求具有一定的通用性、平臺獨立性、技術實現簡單、易于推廣，不違反現行相關政策和標準。通過統一的資源共享標準，逐步消除基礎檔案資源建設過程中的“數據孤島”現象，通過資源共享標準的應用和實施，真正實現跨平臺，建立了跨產品、分布式的檔案資源共享網絡環境，建立了一套示范性的檔案資源共享平臺。

1 企業檔案資源管理平臺建設

1.1 開發工具介紹

1.1.1 PHP簡介

PHP是超文本預處理器的英文縮寫，作為一種跨平臺的開放源代碼服務器的嵌入式腳本語言，其在當前的所流行的網絡應用程序開發業務中具有廣泛的應用價值。這種開發語言，其植入性強，能夠字HTML框架的任意位置植入，并且對應開發程序相對容易操作，入門門檻不高，適合初學者使用。當前這種開發語言平臺，完全免費，且源代碼高度開放，對應的資源種類豐富繁多，且語法結構簡單，所實現的功能業務多樣化，此外在MySQL數據庫強勁支持下，能夠提高數據庫訪問效率，對應的代碼執行效率和可靠性高，能夠適應當前的絕大多數網頁設計需求。

1.1.2 MySQL數據庫簡介

MySQL數據庫是一種新的小型高操控性數據庫，其由瑞典MySQL AB公司所開發，其作為一種關聯式數據庫管理系統，對應的體積小，執行效率高，并且部分成本低廉，尤其是能夠同開源的方式，共享了很多數據庫資源，這對于小型網站設計中為了降低部署成本，往往采用MySQL作為其數據庫的最佳選擇。此外該數據庫性能顯著，能夠同PHP和Apache等組成動態化的高穩定和高安全性的網站開發環境。在實際開發中，很多人采用PHP、Apache和MySQL聯合使用，從而實現相應網站的快速設計與實現。

1.1.3 Apache服務器簡介

在網站設計后，其價值的體現在于網頁的共享性，即將所設計的網站通過互聯網進行分享，用戶通過互聯網進行訪問，從而達成網頁信息的傳輸，以此實現宣傳的目的。對于這一網頁分享過程則需要在Web服務器和Web服務器軟件支持下運行發布。當前Apache服務器是使用最廣泛的Web服務器軟件，世界上超過50%的web服務器都在運行Apache服務器軟件。這一軟件能夠得到廣泛的支持的最大原因在于其提供開源的代碼支持和廣泛的跨平臺嵌入使用。因此本文也采用這一服務器軟件進行網站的部署。

1.1.4 WampServer簡介

對于網站的開發應用中，對應的開發環境會涉及Web服務器、PHP源代碼解釋器以及DBMS等網絡組建軟件的安裝。這些軟件的安裝過程極為復雜，且需要反復配置環境變量，因此為了提升開發效率，則采用將上述過程集于一體的WampServer軟件來實現開發環境的部署。WampServer是基于Windows系統的Apache服務器、PHP解釋器以及MySQL數據庫等集成于一體的軟件包，這一軟件包已經處于開放免費試用狀態，并且在安裝配制過程中采用圖形化引導方式完成，從而避免復雜的安裝配制過程，能夠降低開發人員的開發難度。

1.2 企業檔案資源管理平臺建設

1.2.1 系統功能分析

本系統功能結構分析如下：

管理員功能：用戶管理，咨詢管理，信息上傳管理，信息編輯管理，企業檔案資源狀態管理。

其中用戶管理、企業檔案資源管理、企業檔案資源共享管理均可以查詢、添加、修改和刪除相關記錄的信息。而企業檔案資源信息編輯管理和企業檔案資源狀態管理則可以直接對用戶的需求信息進行在線管理。

普通用戶功能：注冊新用戶，個人注冊信息管理，企業檔案資源共享查詢，企業檔案資源狀態信息查詢，企業檔案資源查詢。

用戶可通過對企業檔案資源相關的詳細信息進行查詢，選擇自己需要的資訊進行在線查閱，直接提交需求建立和建設方的聯系，用戶可在系統中可向提供資源方進行咨詢。信息查詢、企業檔案資源企業查詢和企業檔案資源狀態三部分是有機的聯系整體。

1.2.2 系統的概要設計

本系統是基于PHP+MySQL的Web應用系統，采用B/S模式。系統開發、維護和升級方便，管理成本較低等是其主要的優勢。簡潔的界面，直觀可視化的操作，用戶訪問或者操作可以不受使用地點和操作方式的限制；共享平臺的設計簡化需要額外單獨安裝的軟件，只需在瀏覽器就可以進行操作。正因為應用程序運行在服務器端，系統的管理與升級，更新和維護變得便捷。在保證服務端和客戶端之間的較低依賴程度的同時利用了應用程序代碼的安全密封性，保護系統平臺和服務端的數據庫的安全。

1.2.3 安全性設計

對于軟件的安全性應從“管理”和“設計”兩方面著手，而這個系統的安全主要是數據庫的安全，也就是保證數據庫內容的完整性和準確性。將從以下三個方面進行概括說明：1）后臺數據庫劃分在用戶可操作范圍之外。在基于PHP的管理信息系統中，后臺數據是在獨立的數據庫軟件中開發的，而數據庫與前臺的聯系則是通過OLE聯結的。只要通過對用戶授權機制，就可以保證數據庫的合理操作，防止非法操作對數據的修改和刪除。2）對注冊用戶的密碼加以保護。用戶一經注冊，其詳細資料便被保存到數據表中，而用戶若需要修改和查看自己的信息則需要正確的登錄之后才可以進行。這樣便可以保證密碼的安全性。3）角色與權限。對于管理員和普通用戶，二者的操作范圍各有不同，不可越界操作。管理員能夠對企業檔案資源信息和用戶等信息進行創建、更新和刪除。而普通用戶則僅僅可以查看企業檔案資源相關信息，修改自己的注冊信息。

2 總體設計原則

系統功能模塊的劃分以需求分析為基礎，將功能復雜的系統分解為幾個基本獨立、功能簡單、易于實現的功能模塊。模塊劃分的優點是系統各模塊基本獨立，功能明確，便于各模塊的獨立開發、維護和修改，不影響系統中其他模塊。

模塊劃分應遵循低耦合、高聚合的原則。耦合程度表示模塊之間的連接程度。聚合表示模塊中組件之間的連接程度。低耦合意味著模塊之間的連接較弱，反之，連接度較強。耦合度越低，模塊之間的聯系越弱，相互影響和連鎖反應的概率越小。也就是說，當某個模塊出現故障或需要修改和維護時，對系統其他模塊的影響很小。這一原則有助于提供系統的可維護性和可擴展性。

3 提升企業檔案資源管理工作水平的對策

3.1 提高管理者職業素養

當前現代企業對檔案管理工作的不足實際上表現在管理者的職業素養不足以支撐當前的職業要求，對此提高檔案管理人員的職業素養，打造一支專業水平的檔案管理工作隊伍是關鍵。對此主要的措施就是著力提升管理人員的職業水準，通過培訓的手段來提升。其次要對企業層面在檔案資料管理上長期忽視病例資料完善的情況，要做好統一協調，以此優化病例檔案的統一，在通過檔案資料管理人員之手實現分類管理，由此提高整體管理效率，提升檔案資料的連貫性、完善性，由此為企業運作提供有效依據。

3.2 完善檔案資源收集工作

檔案資料的管理，其首要環節就是做好對檔案資源的收集工作，對此要求完善檔案資料的收集，建立完善的檔案收集流程。當前我國企業的檔案資料種類繁多，數量極大，對此要針對檔案管理模式進行改革，從而以優化管理局面，提升檔案資料的整體利用率。對此首先要建立健全的管理機制，對此對信息收集、資源整理、分類以及歸檔等環節的工作要進行嚴格詳細劃分，從而實現資料收集范圍，以此實現規范化管理。其次要做好財務相關資料的收集，比如各個科室所涉及的預算、決算等資料，并定期對病例信息進行收集和整理、歸檔。當然參與管理的人員要做好保密工作，嚴守檔案資料設計內容，避免信息被泄露的風險。

3.3 建立企業檔案管理機制

當前企業的檔案管理工作中，要想實現檔案管理模式的改革，其首要工作在于推動企業檔案管理機制的健全化工作，對每個企業檔案管理的細節流程明確化，從而以實現規范化管理。此外要建立信息監管專門機構，對病例記錄細節進行監督與管理，確保形成的病例資料真實有效，從而為建立科學連貫的病例檔案資料提供可靠支撐，從而提升所涉及的檔案資料的利用價值。

4 結語

本文立足于新時代背景，重點概述了企業檔案資源平臺建設和基本原則。在此基礎上，進一步提出了企業檔案資源管理工作水平提升的對策，為現代企業日常檔案管理提供技術支持。