論高校檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

趙雪梅

（遼寧教育學(xué)院，遼寧 沈陽 110031）

所謂“高校檔案”，是我國高等學(xué)校的一項(xiàng)基本建設(shè)，其中收錄著教師的教學(xué)與科研成果、學(xué)生的學(xué)習(xí)與實(shí)踐成績以及學(xué)校組織的各項(xiàng)管理工作等等，這些內(nèi)容都被管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的收集和整理，以此最直觀、最準(zhǔn)確的表現(xiàn)一個(gè)教師或?qū)W生的素質(zhì)。對(duì)此，這也要求高校檔案的管理人員要具備較為先進(jìn)和優(yōu)秀的素質(zhì)，進(jìn)而才能更好地順應(yīng)新社會(huì)的發(fā)展要求，積極主動(dòng)的整理檔案材料，利用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行管理和留存，以此促使高校檔案的管理工作可以成為真正為學(xué)生服務(wù)的工作。

1 高校檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀

現(xiàn)如今，經(jīng)過各項(xiàng)研究和調(diào)查顯示，高校檔案管理人員的素質(zhì)普遍存在以下幾點(diǎn)問題和不足：其一，部分高校檔案管理人員的政治思想觀念較為落后，缺乏相應(yīng)的法律意識(shí)[1]。這主要體現(xiàn)在他們的思想政治覺悟有待提升，業(yè)務(wù)能力有待提高，對(duì)檔案管理工作的積極性較低，缺乏一定的事業(yè)心和責(zé)任感。例如，部分高校檔案管理人員認(rèn)為他們的工作只需要將各部門上交的材料進(jìn)行收藏即可，沒有對(duì)這些材料進(jìn)行系統(tǒng)的整理和規(guī)劃。其二，部分高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)普遍較低。雖然高校對(duì)檔案管理人員有著學(xué)歷上的要求，但是大多數(shù)都要求大專或本科學(xué)歷，并沒有檔案學(xué)專業(yè)的限制，導(dǎo)致現(xiàn)如今的工作人員中缺少專業(yè)對(duì)口的人才，致使他們的業(yè)務(wù)能力較差。其三，高校檔案管理工作的人員流動(dòng)量較大，隊(duì)伍建設(shè)不穩(wěn)定。由于高校檔案管理人員的薪資待遇比其他部門低，而且缺乏晉升和提拔的機(jī)會(huì)，往往留不住人才。

2 高校檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

2.1 政治素質(zhì)

所謂“政治素質(zhì)”，是指高校檔案管理人員應(yīng)該具備的政治觀念、品質(zhì)、態(tài)度和作風(fēng)[2]。由于高校檔案是一項(xiàng)較為政治性和機(jī)密性的工作，要求工作人員要具備較高的政治覺悟，有著一定的責(zé)任心和事業(yè)心，進(jìn)而才能防止學(xué)生或教師的檔案出現(xiàn)泄漏的問題。

首先，高校檔案的管理人員應(yīng)該具備堅(jiān)定的政治信念。他們要堅(jiān)持并踐行黨的方針政策，不斷加強(qiáng)思想政治教育工作，從而樹立正確、健康的世界觀、價(jià)值觀與人生觀。例如，對(duì)待工作不徇私枉法，對(duì)待集體和個(gè)人要公平公正。

其次，高校檔案的管理人員應(yīng)該具備高度的保密意識(shí)。嚴(yán)格執(zhí)行國家制定的保密政策，處理好檔案使用與保密之間的關(guān)系，從而保障教師或?qū)W生的檔案不被泄漏。

最后，高校檔案的管理人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的法律意識(shí)。他們就要了解國家目前的政策和方針，還有熟悉與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，從而按照法律的規(guī)定和要求進(jìn)行工作，不觸犯法律，尊重法律。

2.2 職業(yè)素質(zhì)

由于高校檔案管理工作所涉及的內(nèi)容較為復(fù)雜，該工作又有著較高的靈活性，這就要求高校檔案的管理人員應(yīng)該具備高度的職業(yè)素養(yǎng)，例如對(duì)待檔案歸檔工作要細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)鹊龋源瞬拍鼙Ｕ蠙n案管理工作的順利進(jìn)行[3]。

首先，高校檔案的管理人員應(yīng)該具備愛崗敬業(yè)的精神。因?yàn)椋挥泄芾砣藛T明確自身工作的重要性，并且積極主動(dòng)的對(duì)學(xué)生或教師的檔案進(jìn)行整理和歸類，才能很好完成一系列較為嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致和復(fù)雜的工作。簡單地說，只有他們忠于職守，做好本職工作，才能確保其有效的履行職責(zé)。

其次，高校檔案的管理人員應(yīng)該具備無私奉獻(xiàn)的精神。因?yàn)椋咝n案管理工作是一個(gè)相對(duì)平凡的工作，管理人員每天要對(duì)較多的檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔等工作，只有他們具備兢兢業(yè)業(yè)、無私奉獻(xiàn)的精神，才能確保檔案管理成為一項(xiàng)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)工作。

最后，高校檔案的管理人員應(yīng)該具備實(shí)事求是的精神。高校檔案管理工作需要工作人員具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，容不得有半分馬虎和虛假，必須保證檔案的真實(shí)和完整，以此尊重事實(shí)，尊重學(xué)生或教師實(shí)踐成果。

2.3 業(yè)務(wù)素質(zhì)

所謂“業(yè)務(wù)素質(zhì)”，是指高校檔案管理人員在從事工作時(shí)應(yīng)該具備的專業(yè)知識(shí)和技術(shù)能力[4]。因?yàn)椋咝n案的管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，只有管理人員掌握科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案整理方法，才能確保他們成為精干的人才。

首先，高校檔案的管理人員應(yīng)該掌握高度的理論知識(shí)。其一，他們應(yīng)該掌握有關(guān)《檔案管理學(xué)》、《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》以及《檔案文獻(xiàn)編篡學(xué)》等知識(shí)，進(jìn)而掌握檔案管理的基本要求。其二，他們還應(yīng)該擁有較為強(qiáng)大的專業(yè)技能，例如可以利用各種實(shí)操方法和技術(shù)，對(duì)材料進(jìn)行收集與整理。

其次，高校檔案的管理人員應(yīng)該具有較強(qiáng)的綜合能力。其一，文字書寫與概括能力。其二，管理與協(xié)調(diào)能力。其三，創(chuàng)新精神與實(shí)踐能力。這樣才能正確面對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的各種難題，勇于接受新事物，開辟檔案管理的新思路、新方法。

最后，高校檔案的管理應(yīng)該具備廣泛的管理知識(shí)。這主要體現(xiàn)在管理人員除了要掌握專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)以外，還要了解社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)的知識(shí)，并且學(xué)習(xí)與之相對(duì)應(yīng)的其他專業(yè)知識(shí)。

3 高校檔案管理人員提高素質(zhì)的對(duì)策

3.1 增強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)

現(xiàn)如今，我國高校檔案工作已經(jīng)受到教師、學(xué)生和家長的重視，為了提高管理工作的效率和質(zhì)量，大部分學(xué)校雖然已經(jīng)引進(jìn)了較為先進(jìn)的技術(shù)和管理設(shè)備，但是由于傳統(tǒng)的檔案管理方法和思想根深蒂固，使得這些先進(jìn)的技術(shù)和管理設(shè)備的應(yīng)用成效較低。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因就是，管理人員沒有及時(shí)更新并優(yōu)化自身的專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)能力，對(duì)現(xiàn)代社會(huì)出現(xiàn)的先進(jìn)技術(shù)和管理設(shè)備認(rèn)知較低，從而缺乏一定的應(yīng)用。對(duì)此，這就要求高校應(yīng)該增強(qiáng)管理人員對(duì)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，引導(dǎo)高校檔案管理人員自覺調(diào)整并優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，借助講座或?qū)W習(xí)的機(jī)會(huì)，不斷掌握新技術(shù)，學(xué)習(xí)新知識(shí)，從而將先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備引用到檔案管理工作中。首先，“引進(jìn)來”。高校應(yīng)該適當(dāng)或定期聘請(qǐng)專業(yè)的檔案學(xué)專家或人才開展講座，將檔案管理的新方法和新思路傳遞給高校檔案的管理人員，從而確保他們?cè)诼犞v的過程中，不斷更新自身的觀念，以此提高管理效率。其次，“走出去”。高校應(yīng)該給予檔案管理人員一些外部學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，例如去其他學(xué)校學(xué)習(xí)其他工作人員的管理工作，進(jìn)而將其中的積極因素應(yīng)用到自身的檔案管理工作中，并學(xué)習(xí)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的使用方法，以此促使檔案管理工作更加現(xiàn)代化。與此同時(shí)，高校還可以給予檔案管理人員一些進(jìn)修的機(jī)會(huì)，組建一個(gè)學(xué)習(xí)團(tuán)隊(duì)，讓他們參與在職學(xué)習(xí)的活動(dòng)，從而不斷更新自身的檔案管理觀念和思想，進(jìn)而指導(dǎo)所有檔案管理人員的工作。

3.2 建立廣泛的社會(huì)關(guān)系

在傳統(tǒng)的高校檔案管理工作中，之所以管理人員的工作效率和積極性較低，主要原因是他們?nèi)鄙偕鐣?huì)活動(dòng)的參與，缺乏廣泛的社會(huì)關(guān)系，從而導(dǎo)致他們認(rèn)為檔案管理工作是相對(duì)低級(jí)、枯燥的工作，沒有建立良好的事業(yè)心和責(zé)任心[5]。顯而易見，在這樣的思想和觀念的影響下，高校檔案的管理工作必然存在一定的弊端和缺陷。對(duì)此，這就要求高校的相關(guān)部門應(yīng)該為管理人員的工作提供物質(zhì)保障，例如對(duì)在崗的工作人員創(chuàng)造進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，或者對(duì)在崗的工作人員進(jìn)行定期的工作培訓(xùn)或外出參觀，以此不斷提升其專業(yè)能力和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。首先，這就要求高校相關(guān)部門應(yīng)該建立一個(gè)相對(duì)高技術(shù)、高水平、高素養(yǎng)的管理隊(duì)伍，讓他們參與各種各樣的與檔案管理有關(guān)的社會(huì)活動(dòng)，參加社區(qū)或國家舉行的檔案類比賽等等，進(jìn)而讓他們快速地掌握和學(xué)習(xí)檔案管理的新方法，不斷拓展知識(shí)視野，開拓管理思路。其次，高校還應(yīng)該引進(jìn)現(xiàn)代化的高科技手段，例如大數(shù)據(jù)或云計(jì)算等等，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作的弊端和不足，將復(fù)雜的管理工作借助計(jì)算機(jī)等手段進(jìn)行簡化，從而減輕管理人員的負(fù)擔(dān)。同時(shí)，高校還應(yīng)該促使管理人員之間建立良好的社會(huì)人際關(guān)系，為他們創(chuàng)造交流與分享經(jīng)驗(yàn)的機(jī)會(huì)，進(jìn)而迎接數(shù)字化時(shí)代的到來。

3.3 提高團(tuán)隊(duì)的協(xié)作能力

在我國高校教育體系中，高校檔案的管理人員不僅是檔案資料的管理者，更是檔案資料的收集者、開發(fā)者與研究者，他們的身份和工作任務(wù)是相對(duì)復(fù)雜的。對(duì)此，為了加強(qiáng)高校檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就必須加強(qiáng)高校檔案管理人員對(duì)理論知識(shí)與實(shí)踐技能的認(rèn)知能力，提高他們的語言和文字的整理與分析能力，從而確保他們可以協(xié)作的完成檔案管理工作，促使檔案管理工作可以有效地為人們所學(xué)習(xí)并研究。首先，高校應(yīng)該對(duì)高校檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行定期考核，借助考核或競(jìng)選等形式，鍛煉他們的業(yè)務(wù)能力和競(jìng)爭精神，從而確保他們?cè)趯?shí)際操作的過程中可以得心應(yīng)手。其次，高校還應(yīng)該明確檔案管理工作并不是一個(gè)人就可以完成的，它往往需要多個(gè)人、多部門進(jìn)行協(xié)同合作。對(duì)此，高校應(yīng)該組建管理能力或方法相似的管理團(tuán)隊(duì)，確保每個(gè)人都能參與其中，共同完成管理任務(wù)，展現(xiàn)自身的工作優(yōu)勢(shì)，提高成就感和責(zé)任心。

4 結(jié)束語

總而言之，社會(huì)時(shí)代在不斷的變化，經(jīng)濟(jì)與科技在不斷的進(jìn)步，這對(duì)教育教學(xué)事業(yè)而言既是挑戰(zhàn)，更是機(jī)遇。高校檔案目前已經(jīng)成為高校、教師和學(xué)生之間交流和溝通的橋梁，這就要求高校檔案的管理人員不斷提高自身能力和各方面的素質(zhì)，例如政治素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)以及業(yè)務(wù)素質(zhì)等等。同時(shí)，高校還應(yīng)該制定出提高管理人員素質(zhì)的有效策略，增強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，建立廣泛的社會(huì)關(guān)系等等，促使高校檔案工作朝著現(xiàn)代化、科技化的方向發(fā)展。