大數據時代企業智慧檔案館的構建探析

譚 婧

（中國石油化工股份有限公司華北油氣分公司，河南 鄭州 450006）

智能化技術發展推動下，為智慧檔案館建設發展提供助力，促使智慧檔案館在技術支持下，構建了智慧一體化新型管理和服務模式。因此，數字化檔案館要想加快向智慧檔案館過渡轉變，要切實優化自身的管理和服務模式，加快實現企業智慧檔案服務模式，提高對企業檔案資料的管理水平，實現無紙化檔案轉換，為企業發展提供參考和保障。

1 大數據與檔案的關系

顧名思義，根據我國《檔案法》的有關規定，檔案主要是指國家機關、社會團體和個人在社會、政治、軍事、經濟、文化等方面直接形成的文字、圖表、音像等各種形式的歷史記錄，對國家和社會具有保存價值的科學、技術、文化等活動。只有從《檔案法》對檔案的具體界定來看，通過檔案記錄的信息才能稱為數據。只有電子檔案與大數據關系密切，其他以圖書形式記錄的檔案與大數據關系不大。從檔案的具體特征來看，檔案與大數據一樣，具有社會性、歷史性、原始性和確定性。它們是人類行為互動的原始記錄，記錄的內容是已經完成的確定性記錄。從數據是否具有保存價值的角度來看，很多數據只是存儲了很短的時間，這對于社會發展是不必要的。從分析中可以看出，在檔案管理中，真正受大數據影響、與大數據直接相關的只有電子檔案。從概念上講，它們屬于概念之間的關系。

2 智能檔案館與數字檔案館的區別

數字檔案館和智能檔案館都具有館藏數字化、傳輸網絡化、管理自動化和資源共享的特點。智慧檔案是數字檔案建設的升華，兩者之間沒有本質區別。數字檔案側重于數據，而智能檔案側重于服務。以更便捷、更高效、更人性化的服務為靈魂，凝聚和聚集各種資源。同時，檔案工作的重點也從檔案信息的物理整合轉向檔案管理與服務的化學整合，實現企業檔案工作的轉型升級。投入人才、技術、資源，通過“智慧”進行化學進化，使外部輸出為個性化服務，內部輸出為高效智能化管理，真正體現了以人為本的智能化管理。

3 智慧檔案館服務模式下傳統檔案管理面臨的挑戰

1）管理范圍不斷擴大，加劇了紙質檔案管理難度。傳統的檔案管理主要依靠手工方式。隨著企業管理范圍的不斷擴大，紙質檔案管理更加復雜，檔案數量不斷增加，加大了檔案整理和存儲的難度。數字檔案的誕生給企業檔案管理帶來了一定的沖擊。同時，也帶來了一些發展機遇。然而，一些企業對數字檔案的建設和應用認識不足。電子化管理系統、相關硬件設備等基礎設施建設不到位，仍采用傳統的檔案管理模式，費時費力，降低了檔案管理效率；在檔案存儲和管理方面，尚未形成集成化、智能化的服務模式，在一定程度上制約了企業的發展。

2）檔案質量難以控制。受信息技術、人員素質等諸多因素影響，企業檔案管理效果較差。一些企業過分追求經濟效益，忽視了檔案管理在企業發展和企業內部結構調整優化中的重要作用。甚至有的企業還沒有設立專門的檔案管理辦公室，檔案管理人員有多個崗位。此外，檔案管理人員的業務素質參差不齊，有的是轉崗。其自身專業性不強，難以滿足新時期智能檔案管理服務模式對人才專業素質的要求。此外，一些企業還沒有建立完善的檔案管理制度，無法有效監督和管理人員的行為動態。因此，企業管理者應樹立數字檔案的建設理念，提供智能化的檔案服務，進而提高企業檔案管理水平。

3）海外建設增加。在經濟全球化的背景下，企業的工程項目逐漸走向國際化，不斷走出國門開拓國際市場，這給工程項目建設過程中的海外檔案管理帶來了困難。在企業檔案管理中，一旦監管不力，檔案管理就會處于無序狀態，加劇企業的風險，甚至造成經濟損失。一般來說，在海外檔案管理中，要從對方的角度加強對檔案管理合規性的考慮。海外檔案管理受多種因素影響，對資金成本的需求很大。基于此，企業應加快數字檔案建設，構建檔案管理一體化服務模式，進一步增強海外檔案管理效能，提高工作效率，在信息檔案管理系統建設下實現工程檔案的信息共享，保證工程檔案的遠程傳輸，實現對檔案的監督管理，保證企業檔案管理質量。

4 大數據環境下企業智慧檔案館建設的應對措施

1）資源積累，標準先行。企業智慧檔案館(室)建設的第一個階段就是數字檔案館階段，大多數的企業正在經歷此階段，數字檔案館解決最重要的問題就是在檔案資源聚合的基礎上實現企業各類系統的協同管理。資源是實現智慧檔案館的最重要，也是最關鍵的一步。這個階段建設的重點依舊是資源層面，對傳統資源數字化的電子檔案和原生的電子檔案的聚合和再處理，將檔案資源根據特定的主題、場景分解為顆粒更小的數據，包括數據之間的歸屬和模型等，并對數據之間的關系進行存儲。

另外一個層面就是要建立檔案數據標準，既包括數據采集的標準，系統互聯的數據標準，還有數據交互輸出的標準，海量的數據是我們智慧檔案館(室)建設的基礎，也是我們踐行數據分析，開展智慧服務的難點。數據的格式，數據之間的語義關系，數據之間的邏輯等，我們要像定義電子檔案元數據一樣在智慧檔案館建設的初級階段對檔案數據的表達和管理規則進行細膩的定義。

2）加強系統安全建設。根據企業檔案管理系統自身的安全需求，加強業務安全設計、數據安全設計、網絡安全設計。基于企業的云資源及安全基礎設施，對本期項目的主機、網絡等進行加固及安全策略配置，實現電子檔案管理系統建設項目網絡安全防護，包括防火墻、IDS、堡壘機等安全策略配置與接入。集成SMCC，部署日志采集器，實現系統網絡日志、主機日志、中間件日志、應用日志的統一采集與分析。與企業統一身份認證系統集成，實現用戶的身份認證和賬號管理，集成PKI/CA、數字簽名、時間戳、電子簽章、電子文檔安全，實現系統的業務安全。確保數字檔案管理系統平臺建設完成后達到國家信息系統（等保三級）及信息系統安全（等級保護級Ⅲ）技術要求。

3）加快校企之間的合作，拓展檔案管理領域。在產學研合作的背景下，企業可以加強與相關高校的合作與交流，為高校提供重要的人才培養載體，更好地彌補高校實踐教學的不足，為大學實習生提供真實的工作場景，加強專業指導。在學生實踐過程中，將在校學習的理論知識應用到實踐中，優勢互補，在帶動企業檔案管理水平提高的基礎上，加快人才培養質量。同時，在人才培養過程中，高校要明確把握企業檔案管理標準和對人才的專業要求，積極調整和完善教育教學模式，更好地為企業輸送大批專業人才打下堅實的基礎。在開展校企合作活動中，企業深入高校進行調研，了解彼此內部資源，做好檔案管理對接工作，制定清晰的電子檔案歸檔流程，創新檔案管理方法，從而最終實現高校檔案管理與企業檔案管理的雙贏目標。為進一步加快檔案信息化工作，企業邀請相關高校參與智慧檔案建設。高校積極提供咨詢服務，配合完成檔案管理系統建設，加強網絡建設，投入軟硬件建設，包括檔案的結構布局、功能劃分和軟硬件功能要求，進一步推進智慧檔案館建設。

產學研合作有效地實現了資源共享和優質資源的整合。基于校企“雙贏”理念，企業在合作中應注意優勢互補、利益共享、相互支持的原則。企業應盡可能為高校提供實踐機會，通過信息平臺加強交流與溝通，實現技術優勢互補、資源互補等互補目標。通過深化校企合作模式，使大學生積極參與檔案工作，增強實踐學習體驗，加強對檔案管理的重視。特別是對檔案管理專業的學生來說，它為他們提供了與專職人員學習、交流的機會，從而促進了大學生理論與實踐的結合，使他們今后進入檔案管理崗位時，更好地適應檔案管理工作。

4）智能化庫房建設。選擇幾個條件較好的倉庫進行智能倉庫試點建設。購置安裝密集機架、溫濕度采集設備，部署門禁系統。在檔案管理系統中應用RFID識別技術，實現檔案進出庫的全過程跟蹤和智能化管理。新文件入庫前，文件系統首先根據文件的完整文件、文件類別、年份、存放期限、安全級別、存放地址等主要信息生成電子標簽，并記錄在文件數據庫中。智能倉庫系統通過終端管理器寫入RFID標簽，以RFID電子標簽為信息存儲介質，粘貼在文件盒上，存儲RFID芯片中的基本信息和文件卷的收集、歸還記錄，并利用非接觸式RFID讀寫設備配合后臺文件管理系統的數據庫，實現了文件的借閱、歸還和查找工作過程的信息管理。通過溫濕度數據采集接口，按照設定的周期采集倉庫溫濕度數據，實現溫濕度數據的在線監測和異常信息的預警功能。智能倉庫實現了進出庫檔案管理、倉庫庫存、智能密架控制、門禁管理、倉庫溫濕度在線監測等功能。

5）提高檔案管理人員素質。為更積極應對大數據環境給企業智慧檔案建設帶來的人才挑戰，企業需要不斷加強檔案管理人員隊伍建設，定期對在職人員進行專業技能培訓，提高員工檔案管理業務水平，將檔案管理與企業建設有機結合，并實施相關培訓計劃，確保員工及時掌握新的檔案管理知識和技術，盡快適應現代檔案管理模式。在人才招聘過程中，要盡可能選擇專業人才，設置專門崗位，為企業情報檔案的有效建設提供人才保障。

6）挖掘檔案價值助力企業發展。在智能檔案建設的趨勢下，企業檔案管理應積極與時俱進，緊跟智能理念的發展，加快檔案信息內容的整合。檔案管理工作者要不斷創新工作思路，突破檔案管理的局限性。企業應定期開展人員專業培訓，切實加強檔案管理工作者的行為意識，更好地為檔案智能服務水平的提高打下堅實的基礎。此外，企業要積極學習國內外先進的檔案管理工作方法，引進新技術、新設備，保障企業檔案管理基礎設施建設，加快企業升級改造，參與檔案改革。在人才培養過程中，企業要在鞏固檔案人員業務能力的基礎上，大力滲透思想政治方面的內容，提高相關人員的職業道德素質，從思想層面強化檔案管理人員的行為意識。

5 結論

隨著信息化的不斷發展,傳統的企業檔案管理方式已經無法滿足當前企業發展的需要,迫切需要根據實際發展需求不斷進行檔案管理模式創新,改革管理體制,創新管理方式,不斷推進企業智慧檔案館建設,在加強檔案管理的基礎上不斷深化對檔案資源的利用,挖掘背后潛在的數據價值,創新服務內容,使得檔案對企業發展的作用實現最大化。