大數據背景下檔案管理工作的創新研究

崔 潔

（日照園林環衛集團，山東 日照 276826）

大數據產生的基礎是信息技術的快速發展和應用，互聯網信息和物聯網信息等引來了數據規模的空前膨脹，數據量呈幾何數式的增長，遠遠超過了現有設備和設施的承載力，人們對信息的實時性有了更高要求，這就對數據處理帶來一個更高的挑戰。如何迅速而準確地處理好海量數據，使其為生活、生產提供良好服務，是大數據時代亟需解決的問題。目前比較流行的是云計算，可以為數據的存儲、計算和分析等提供相應服務。國內的電商軟件公司阿里巴巴、京東等在數據管理、數據倉庫和數據分析方面都取得了較大了突破，在能較為準確地了解用戶的基礎上，也為用戶提供了大量便利，因此，檔案管理在大數據的時代下，也要尋求變革和突破。

1 大數據背景下檔案管理的研究背景

大數據產生的基礎是信息技術的快速發展和應用，互聯網信息和物聯網信息等引來了數據規模的空前膨脹，數據量呈幾何數式的增長，遠遠超過了現有設備和設施的承載力，人們對信息的實時性有了更高要求，這就對數據處理帶來一個更高的挑戰。如何迅速而準確地處理好海量數據，使其為生活、生產提供良好服務，是大數據時代亟需解決的問題。目前比較流行的是云計算，可以為數據的存儲、計算和分析等提供相應服務。國內的電商軟件公司阿里巴巴、京東等在數據管理、數據倉庫和數據分析方面都取得了較大了突破，在能較為準確地了解用戶的基礎上，也為用戶提供了大量便利，因此，檔案管理在大數據的時代下，也要尋求變革和突破。

2 大數據背景下檔案管理的研究意義

首先，有利于更好地保證檔案收集的完整性，保護檔案文化資源不流失。檔案資源是記錄人類社會發展、個人情況說明的歷史證明，檔案資源的完整性對國家、社會和個人都具有非常重要的意義。在檔案收集匱乏、技術相對落后的舊時代，以檔案來源、重要與否來對檔案就行歸檔，是受當時的客觀影響所限。而我們現在身處信息爆炸的大數據時代，我們就要顛覆以往的思想，提出了把所有數據都收錄的新思想，檔案的來源更加多元化，所有的信息都可以歸檔收錄，極大地增強了檔案資源的收錄范圍，有利于保證全數據檔案的完整性。

其次，對傳統的檔案業務進行優化，增強了檔案業務管理能力。在傳統的檔案管理工作中，檔案的管理主要靠人工，檔案的收集比較被動，靠索要為主，效率較低。在大數據時代，大量新技術被運用，如云存儲、云計算、云分析等，檔案管理出現了更為先進的網絡平臺，可以在網上更為方便快捷地辦理一些原來需要現場查找的業務，實現了全技術支持、全智能服務，可以大大減少檔案管理工作者的工作負擔，提高檔案管理的工作

再次，大數據背景下的檔案管理有利于挖掘檔案信息更深層次的附加信息，為社會創造更多價值。檔案被查找利用才能體現他的價值，在海量的檔案資源最后那個，目前使用過的僅僅是很小的一部分，更大量的檔案資源還未體現它的使用價值，還在等待我們需要時去挖掘它們更大的價值，利用大數據存儲技術和軟件系統，有利于在我們需要時把具有社會價值、文化價值、民族價值的檔案進行深入分析，以供我們后期使用。

最后，有利于構建更為科學合理的檔案管理機構，更能充分發揮它們的職能作用。隨著科技的飛速發展，傳統的檔案管理已經遠遠無法滿足信息量暴增的管理需求。這就要求我們在大數據時代下，對檔案管理進行創新和改革，對檔案管理機構進行重新定位，并對他們的職能進行優化，可以極大地提高檔案的收錄量和保存速率，在節省了人力、物力、財力的同時，也為以后的工作提供了便利。

3 大數據背景下檔案管理建議措施

3.1 改變檔案資源采集方式

傳統的檔案收集是采取積極開展接收和征集，檔案部門為豐富收藏，相對比較被動。而在大數據時代，檔案資源的來源更為多元化，不能依舊采取被動采集的方式，來源于網絡的實時消息，檔案形成者公眾化都需要檔案采集部門改變原有的工作方式，積極地去收集更多、更好的檔案資源。

一是對網絡資源的手機應該采取主動抓取的方式進行采集歸檔。網絡資源具有數量巨大、更新速度快，有用信息和垃圾信息同時都是一瞬即逝，而沒用的垃圾信息還占絕大多數，一旦錯過，有用信息很有可能就會被垃圾信息所掩蓋過去，想要再次找回就要花費成本的人力物力。網民對有用信息也缺乏保存歸檔的意識，不知道這些信息要怎么保存，保存好后交予誰保管。這時，檔案部門就要發揮自己的職能優勢，改變以往被動收集資源的方式，要主動出擊，主動完成有用信息的采集和歸檔，同時定期培訓網民的有用信息的歸檔意識，多一個人多一份力量，使網民在自己力所能及的范圍內，為相關部門提供有價值的檔案資源。

二是培養用戶實時歸檔。形成檔案的用戶，大多數是針對黨政事業單位人員而言的，過去是采取按時歸檔。在大數據時代，我們應該采取更為積極便捷的歸檔方式，多通過網絡平臺或系統，將處理好的檔案上傳到系統，負責操作系統的相關專業人員在接收到相關檔案文件時，按照分類就行檔案的歸檔處理，這樣使原來雜亂和不方便尋找的紙質檔案，變得容易查找和準確，同時也減少檔案的重復檔案的歸檔次數，保證準確性的前提下也減少了檔案歸檔的工作量。形成檔案的家庭和個人，也可以登錄相關檔案部門開通的網站，隨時查找自己需要查找的信息，可以做到足不出戶就辦理完業務，方便自己的同時，降低了相關檔案管理人員的工作任務，既解決了集中歸檔時間緊任務重的難題，又為歸檔質量提供了保證。

3.2 檔案管理相關人才培養

人才是關系到大數據時代檔案管理行業發展的重要因素，在社會高速發展時期，只有不斷創新教育體制的改革，把人才培養與社會發展緊密結合，培養出知識結構和專業能力與當前社會發展相匹配的人才，才會推動檔案管理行業得到快速發展。教育創新有兩方面，一是教育內容上的創新，二是教育形式上的創新。在教育形式上要采取學位教育與非學位教育相結合的方式，我國目前檔案學的學位教育相對比較完善，全國有1000多所高校都設有檔案學，為檔案管理行業培養了大批專業人才。在我國非學位教育則相對較弱，普遍存在著質量不高，社會認可度低等問題，在這一方面我們應該向發達的歐美國家學習，他們在非學位教育方面的體制較為完善，為學生提供了豐富的非學位教育課程和實踐內容，包括資格證書認證、網絡課程和實踐課程等，使學生可以通過多種途徑和方式學習到所需的專業技能和知識。除了理論課程，要多通過實踐與調研，著重培養學生的實際應用能力，使學生能夠更快地融入社會，適應行業的發展。在檔案教育中，還應注意加強職業道德教育，提高檔案管理人員的職業素質和職業自豪感，逐步提高公眾對檔案從業人員的認識和評價，提高檔案職業的社會地位和聲譽。

3.3 跨域合作機制

大數據時代一個多元的時代、自由的時代，檔案管理工作在這一背景下也同樣具有了更廣闊的包容性和開放性，檔案管理從業者要主動出擊，努力跨越學科與地域的限制，尋求跨學科和跨領域的合作，爭取做到多方共贏的局面。在信息高速發展的現階段，檔案管理界的學者和工作者們已經達成了共識，他們統一認識到了多元合作與跨域合作的重要性，并進行了多次深入研究。早在2012年國外就舉行過類似主題的檔案工作者年會，他們鼓勵檔案管理從業者要開闊視野、不要局限于檔案行業尋求多領域的跨界合作，將新理論與新方法運用到檔案管理工作中，帶動了檔案管理工作的快速發展。檔案管理的跨界合作主要表現在信息管理、統計分析等其他學科的先進理論，來推動檔案理論和實踐工作中的創新；另外，檔案管理行業引用人才不僅僅局限于本專業，將有利于行業發展的數據分析、數據管理的相關人才也吸收進檔案管理領域。在開展檔案管理相關活動時，也要專門尋找與提供大數據分析的相關企業合作，借助數據分析專家的力量，在他們的指導下，共同開展檔案收集、管理和分析工作，利用先進的理論和硬件條件，來為社會和群眾提供更加優質和高效的檔案信息服務。

3.4 完善檔案管理監督機制

完善檔案管理監督機制不僅能規范檔案管理行業，對從業者也可形成有力的保障，主要涉及監督的對象、主體、信息的收集與反饋和完善改進幾個環節。監督的對象主要有檔案信息庫的建設情況、檔案服務的效果和檔案專業人員的綜合素質等。對檔案管理發展影響最大的是檔案專業人員的專業水平和業務能力，是監督管理體系的重中之重。監督主體包括檔案管理的相關管理部門、社會群體組織和個體群眾等。相關管理部門是組織內部的監督，主要對檔案管理相關工作進行檢查和指導。社會群體組織的監督則是對檔案管理工作的一種業內的自我約束。個體群眾的監督則主要是在個體使用檔案信息資源過程中的個人感受與評價。因此，在檔案管理過程中，更要注重個體群眾的意見與建議，對于發現的問題和不足，要及時調整和完善，促進檔案管理行業平穩有序地發展。

4 結語

目前我國在檔案管理工作中還存在著諸多問題，其中包括檔案制度、檔案管理人才培養和檔案管理監督考核方面都有待提高，這使得檔案管理工作效率和作用效率不高，檔案管理沒有達到預想的結果。在大數據時代下，檔案管理工作同時面臨著更大的機遇和挑戰，在這種形勢下，就要求我們在開展檔案管理工作時，必須要正確認識大數據時代檔案的特征，對檔案工作更加重視，增加檔案管理工作過程中相關領域的技術借鑒，努力提高檔案管理工作的整體水平。