政府機關數字檔案室信息資源建設策略研究

姜智千

（吉林省白山市重點項目服務中心，吉林 白山 134300）

當前，政府機關數字檔案室在檔案信息資源建設過程中還存在較多需要解決的問題。本文嘗試找到科學合理的策略以求能夠解決相關問題，促進機關數字檔案室檔案信息資源建設。

1 著手電子檔案收集，規范檔案信息資源歸檔

歸檔是工作流性質的文件向數據流性質的檔案轉變的過程，是電子文件向電子檔案轉變的過程。它意味著業務部門將電子文件的管理權限移交給機關檔案室，使機關檔案室可以對電子文件進行檔案管理。為保證檔案信息資源全面歸檔，機關檔案室應采取以下措施：

1.1 健全電子文件歸檔制度

電子文件歸檔制度是電子檔案收集齊全、完整的重要制度保障。目前，我國已經頒布了《電子文件歸檔與管理規范》、《國家檔案局關于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》（國家檔案局第14號令）等規章制度，對電子文件歸檔進行了相關規定，但仍需進一步完善。

首先，編制電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表。機關檔案室應從檔案室保管的各門類電子檔案實際特點出發，參照傳統紙質檔案管理規范制訂相應的電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，使電子文件歸檔有規可依，避免出現混亂的局面。

其次，編制電子文件歸檔配套制度。從電子文件歸檔各個步驟進行具體要求，規范電子文件的歸檔行為，引導檔案工作人員擺脫“雙套制”管理的依賴心理，推進電子文件“單套制”管理。譬如陸家嘴管理局制定的《歸檔電子文件整理操作細則》《電子檔案長期保存管理規范》極大地豐富了電子檔案“單套制”管理方法，為“單套制”管理工作有序開展提供了經驗。

1.2 明確歸檔文件管理職責

為更好地管理電子文件，文件形成部門與機關檔案室需明確相關職責，這樣才能高效地推進檔案工作。

首先，明確機關檔案室的職責。簡單來說，機關檔案室的職責就是保證電子檔案的信息及背景信息原始性不被篡改或刪除等。具體來說，分成三個部分，一是對歸檔的電子文件進行審核鑒定，根據電子文件的內容確定密級、保管期限等；二是對電子文件在歸檔過程生成的數據進行完整保存，確保接收到的數據真實、完整和安全；三是對己接收的電子文件進行長期保存和維護，保證檔案信息的原始性與真實性。

其次，明確文件形成部門的職責。電子文件一旦被歸檔保存，文件形成部門也沒有權限對電子文件進行修改等操作。那么文件形成部門要履行哪些職責呢？其一，保證電子檔案的真實、可靠，其移交的電子文件沒被修改或破壞；其二，完整保存電子文件形成過程中的信息及背景信息，確保信息的完整、真實與可用；其三，鑒定歸檔文件是否符合要求，保證順利移交給機關檔案室。

1.3 開展檔案管理工作培訓

檔案工作人員素質是高質量完成機關檔案室工作的保證，開展檔案工作培訓是提高檔案工作人員工作能力的必要做法。

首先，開展專題培訓。針對不同的問題開展專題培訓，譬如檔案管理系統培訓，就系統界面操作，邀請專業技術人員對檔案管理系統歸檔功能進行具體分解，對理論和實際操作進行詳細講解，具體到每個步驟如何操作，以及可以實現什么樣的目標。通過系統培訓可以實現檔案工作人員熟練操作檔案管理系統，快速歸檔相關電子文件，減少因對系統不熟悉而帶來的不方便，提高工作效率。

其次，豐富檔案工作培訓方式。為提高培訓的效率，機關檔案室應根據不同的內容組織不同的培訓方式。譬如檔案管理系統培訓，可以組織工作人員進行實操，在操作過程中及時提出問題，并將問題及時解決；還如電子文件管理專業知識培訓，可以給工作人員報名參加檔案局組織的培訓班或其他形式的培訓，使檔案工作人員能夠得到系統的學習，提升自己的檔案工作技能。

2 立足機關數字檔案室，加強檔案信息資源整合

檔案信息資源整合，即信息資源融合，其核心內涵在于靈活運用網絡電子媒介等手段將檔案信息連接成為一個結構有序化、管理一體化、配置合理化的整體，形成對用戶具有針對性、價值性更強的信息資源。為加強檔案信息資源整合，提升檔案信息資源質量，政府機關數字檔案室應該：

2.1 提高檔案信息整合意識

首先，政府機關領導必須充分認識檔案信息資源整合的重要性，從機關檔案室實際出發，制訂檔案信息資源整合方案，確定信息內容整合范圍，明確整合目標，并結合機關政務信息資源建設，將檔案信息整合納入機關信息資源建設規劃中，保障檔案信息資源整合工作有序開展。

其次，機關檔案工作者要正確認識檔案信息資源整合的意義，信息資源整合是一項復雜的系統大工程，工作要求極高。機關檔案工作者需要轉變觀念，與時俱進，充分把握機關信息資源需求特點和規律，深入分析庫存檔案信息各方面價值，使檔案信息資源能滿足現實需求，提高機關辦公效率以及政務服務質量。

2.2 完善檔案信息資源整合機制

為確保檔案信息資源整合工作順利推進，機關檔案室應建立完善的檔案信息資源整合機制，以掃清檔案信息資源整合中遇到的實際障礙。

第一，整合運行機制。檔案信息資源整合需要機關內各個部門進行工作配合和協調，機關檔案室制訂檔案信息資源整合運行機制，明確組織領導，從上到下細分各部門工作內容與職責，規范部門行為，形成部門聯動的工作格局。從而，提高整合工作的主動性和實效性。

第二，質量評估機制。檔案信息資源整合質量評估要貫穿整合工作始終，在整合流程上，確定工作行為規范，保證檔案信息資源整合工作符合要求；在整合內容上，以《保密法》等國家法律法規相關標準為評價依據，保證檔案信息資源中沒有涉嫌泄密等違規內容；在資源質量上，請相關專家人士，對檔案信息資源的實用性、可行性等方面進行評估。

第三，信息反饋機制。信息反饋是提升檔案信息資源整合質量的重要途徑。通過信息反饋可以更加全面地了解檔案信息資源的利用需求，調整檔案信息資源的整合方向。機關檔案室應建立信息反饋機制，以主動走訪、網站調研等方式向機關工作人員、組織及社會公眾收集反饋意見，保障機關檔案室在獲取及時、有效的檔案信息資源整合建議中，提升檔案信息資源質量。

2.3 建立專題檔案信息資源庫

檔案信息資源庫是檔案信息資源的整合利用的基礎，凝聚本機關各個主題檔案資源是檔案信息資源庫的關鍵，主題檔案信息是凸顯本機關職能定位的重要體現。

首先，加快推進檔案存量數字化、增量電子化工作。對庫存傳統紙質檔案進行數字化掃描，存入檔案數據庫，完成檔案管理系統錄入工作，使機關數字檔案室數字化率達到98%以上，對部門非現行電子文件通過檔案管理系統審核、鑒定歸檔存入檔案信息庫，實現電子文件歸檔率100%。同時，將檔案信息進行分類，按照專題或部門進行整合，建立目錄級數據庫、文件級數據庫以及專題數據庫，為檔案信息資源整合做好鋪墊。

其次，主題檔案信息資源整合。對存入在檔案信息庫中的檔案信息進行深入挖掘，將具有特定價值主題資源，進行完整、系統整合，組建涵蓋不同特色主題的檔案信息資源庫。譬如自然資源規劃局，可以根據土地變遷檔案信息，將有關土地變遷的文件，圖片等檔案信息進行整合，組建土地變遷檔案信息資源庫。

3 引進新興技術，助力檔案信息資源建設

當前，大數據、人工智能等技術發展迅速，我國已經將這些技術應用于各行業、各領域并取得了不錯的成績，這些技術在數據存儲、文本挖掘、數據整合和數據共享等方面體現出無法比擬的優勢。在檔案領域，云技術、大數據技術等這些技術也開始展露身手，具體表現如下：

3.1 云計算技術

云計算是一種新興的信息技術，在檔案信息安全保障主要體現在：

第一，集中存儲。云計算技術是一種分布式計算技術，它可以將檔案信息資源存儲在一個或多個數據中心，建立多個副本。當我們要調取資源時，數據中心通過算法可以短時間內調取我們所需的資源，關鍵是這些檔案資源由數據中心統一管理和調配，真正實現存儲空間的合理利用。而且數據會這些檔案信息資源進行檢測并及時備份，防止數字檔案室在本地存儲端丟失檔案信息，能夠馬上對數據進行恢復，充分體現了其可靠性和安全性。

第二，安全日志。在檔案信息資源建設過程中，我們會對檔案信息進行很多的操作，在我們操作的過程中，我們可能無意的損壞了檔案信息。云計算技術的安全日志功能，記錄檔案信息資源建中的每個節點，能根據受損的原始數據提供有效證據，使得檔案信息的訪問都會得到記錄，方便檔案工作人查找，并及時還原數據，保證數據不丟失。

第三，增強數據處理能力。隨著檔案數字化的進程穩步推進，檔案信息資源越來越多，暴露出來的安全問題越來越多且越來越明顯。如此龐大的數據管理，僅靠人力是無法完成安全保護的，而云計算技術憑借超強的計算能力，對檔案信息資源進行實時監測，能夠快速反應病毒和木馬的攻擊，找到合適的方案阻止病毒的侵害，保護檔案信息安全。

3.2 大數據技術

近些年，基于目前我國數字檔案室建設的快速推進，檔案信息化效果明顯，檔案信息資源越來越豐富，我國檔案部門開始提倡建設檔案大數據工程。通過利用大數據技術對檔案信息深度挖掘，提升檔案信息資源建設水平。

第一，檔案信息挖掘。目前，檔案信息資源在我國對于一直處于重藏輕用的階段，很多具有價值的檔案信息沒有被充分挖掘，發揮其重大作用。因此，機關檔案室應該通過對大數據技術對檔案資源進行深度挖掘，創造出檔案信息資源的新價值。首先，要培養“大檔案”的意識。一來通過平時工作的積累檔案數據，建立檔案信息資源大數據庫；二來充分利用專業知識對海量檔案信息資源進行鑒別，對相關聯的檔案信息進行分類整理。其次，通過電子政務信息管理平臺，對現行電子文件進行前端跟蹤管理，在電子文件辦畢后進行及時在線歸檔。從機關單位出發，建立本單位共享數據庫，開通機關各部門以及其他單位檔案信息資源利用渠道。最后，利用大數據處理技術對檔案信息深度挖掘，開發檔案信息資源。

第二，用戶數據挖掘。對機關檔案利用者信息和利用者的瀏覽記錄進行實時跟蹤，通過數據挖掘分析出檔案利用者群體以及利用者瀏覽量，根據利用者群體利用算法推薦該類人群，經常查閱的檔案信息資源類型，根據利用者瀏覽量和瀏覽記錄對高瀏覽量和高瀏覽記錄的檔案信息類別進行深度數據挖掘，推測利用者感興趣的檔案信息，對該類檔案信息資源進行重點開發，為利用者提供高質量服務，滿足利用者需求。