文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策

胡 梅

（重慶市合川區(qū)信訪投訴受理中心，重慶 401520）

1 傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理分析

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理是將紙質(zhì)文書(shū)檔案存儲(chǔ)在特定的空間中，然后根據(jù)文書(shū)檔案的時(shí)間、分類、內(nèi)容、單位和其他因素分別存儲(chǔ)，然后制定存儲(chǔ)計(jì)劃。超過(guò)指定保存期限的文件和文檔將根據(jù)銷毀審查批準(zhǔn)系統(tǒng)和監(jiān)督系統(tǒng)進(jìn)行銷毀。如果需要查找特定文檔，則需要根據(jù)該文檔所屬的類別在其存儲(chǔ)位置中找到該文檔。

傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理較為落后。人們?cè)谑褂脗鹘y(tǒng)文書(shū)檔案管理方法時(shí)，發(fā)現(xiàn)使用此方法有很多弊端，主要體現(xiàn)在幾個(gè)方面，第一，文書(shū)檔案管理的從業(yè)人員素質(zhì)低下。人們總是認(rèn)為文書(shū)檔案的管理相對(duì)較簡(jiǎn)單，并且受過(guò)較高教育的人不愿意做這種工作。為了節(jié)省工資成本，經(jīng)常雇用低學(xué)歷和低薪人士參加辦公室文書(shū)檔案管理。這些人員難以掌握最新的信息技術(shù)，不熟悉最新的管理設(shè)備的操作，并且難以執(zhí)行基于信息的文書(shū)檔案管理。第二，單位和團(tuán)體的文書(shū)檔案管理不規(guī)范，文書(shū)檔案管理水平不突出，缺乏完善的管理和薪酬制度。第三，傳統(tǒng)管理工作效率較低。工作人員在檢查文檔時(shí)要根據(jù)文檔時(shí)間、類別進(jìn)行手工搜索。這種管理方法浪費(fèi)時(shí)間且效率低下，浪費(fèi)時(shí)間和精力。

2 文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 文書(shū)檔案系統(tǒng)落后

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理通過(guò)工作人員手動(dòng)管理的，需要根據(jù)需要對(duì)文檔進(jìn)行分類，然后手動(dòng)復(fù)制詳細(xì)信息，例如文檔和材料的目錄標(biāo)題。此過(guò)程不僅浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力，而且效率極低。現(xiàn)在文書(shū)檔案管理水平有所提高，歸檔范圍不僅適用于紙質(zhì)文件，而且還適用于電子歸檔材料。雖然將信息技術(shù)運(yùn)用到文書(shū)檔案管理中，但是仍然存在某些電子文檔會(huì)與紙質(zhì)文檔脫軌，增加查找文檔的難度。另外，由于缺乏信息化和網(wǎng)絡(luò)化的方法，導(dǎo)致記錄中出現(xiàn)某些文字不可讀，文檔損壞甚至丟失等嚴(yán)重現(xiàn)象，因此相對(duì)落后的文書(shū)檔案管理方法亟待改變。

2.2 文書(shū)工作與檔案工作之間的聯(lián)系不足

在文書(shū)檔案管理中，文書(shū)工作和檔案工作是相關(guān)的、也是不同的。文書(shū)檔案和檔案工作在本質(zhì)上是相同的，只是同一事物不同的階段。檔案是在歸檔后經(jīng)過(guò)整理和系統(tǒng)分類的文件。但是，在現(xiàn)實(shí)工作中，缺乏專業(yè)知識(shí)導(dǎo)致許多部門的工作人員缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和精確的要求，從而導(dǎo)致文書(shū)工作與歸檔之間的聯(lián)系不足，將二者割裂開(kāi)來(lái)。有很多單位是分開(kāi)進(jìn)行的管理的文書(shū)工作與檔案工作，增加了文書(shū)工作與檔案工作之間的差距，而缺乏相應(yīng)的聯(lián)系則會(huì)在許多方面引起問(wèn)題。

2.3 對(duì)文書(shū)檔案管理工作不夠重視

當(dāng)前，許多負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理工作人員并不了解文書(shū)檔案管理的重要性，認(rèn)為文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)不重要并且繁瑣的工作，忽略了文書(shū)檔案管理對(duì)單位發(fā)展的重要意義。事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案管理的投資不足，對(duì)相關(guān)管理規(guī)則和程序沒(méi)有嚴(yán)格的要求規(guī)定，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)此也不太重視，文書(shū)檔案管理人員對(duì)這項(xiàng)工作的積極性不高。

2.4 文書(shū)檔案管理人員專業(yè)水平不高

一些部門的文書(shū)檔案管理人員可能缺少相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能。在文書(shū)檔案管理時(shí)，不能保證文書(shū)檔案管理的真實(shí)性和及時(shí)性，出現(xiàn)了許多漏洞。甚至有些文書(shū)檔案管理人員的責(zé)任感不強(qiáng)，文檔編碼不規(guī)范，工作敷衍不認(rèn)真、不嚴(yán)謹(jǐn)，文書(shū)檔案出現(xiàn)問(wèn)題并且沒(méi)有及時(shí)糾正。

3 創(chuàng)新文書(shū)檔案管理的相關(guān)策略

3.1 提高文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)

文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)直接影響文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新。因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制，完善考核機(jī)制，并根據(jù)對(duì)員工的實(shí)際考核制定相應(yīng)的薪酬和處罰措施。為了不斷提高員工的工作積極性，可以對(duì)評(píng)為優(yōu)秀文書(shū)檔案管理員的員工予以獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)未通過(guò)評(píng)估的員工應(yīng)采取適當(dāng)?shù)奶幜P措施，以鼓勵(lì)文書(shū)和檔案管理人員積極參加專業(yè)能力培訓(xùn)。

3.2 注意文件和文書(shū)檔案管理

第一，根據(jù)文件的年份、存儲(chǔ)時(shí)間對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行分類。第二，進(jìn)行文書(shū)檔案編號(hào)和安全設(shè)置，以增加文書(shū)檔案管理的機(jī)密性和方便員工查詢。第三，通過(guò)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)和其他文件信息的搜索和注冊(cè)方法，可以在一定程度上提高文書(shū)檔案管理的水平，并可以方便員工的查詢。最后，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和文書(shū)檔案管理系統(tǒng)要做好對(duì)接工作。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)里的電子文件可以自動(dòng)保存在文書(shū)檔案管理系統(tǒng)中，加快了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)，提高了工作效率，可以進(jìn)一步提高各單位文書(shū)檔案管理的水平。

3.3 開(kāi)發(fā)完整的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)

標(biāo)準(zhǔn)化的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)是文書(shū)檔案管理的基本標(biāo)準(zhǔn)，也是內(nèi)部文書(shū)檔案管理任務(wù)順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。因此，事業(yè)單位必須根據(jù)內(nèi)部實(shí)際情況，不斷完善文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，改變現(xiàn)有文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的方法，收集和評(píng)估文書(shū)檔案，對(duì)廢棄文檔進(jìn)行組織和銷毀。開(kāi)發(fā)與內(nèi)部組織一致的系統(tǒng)，創(chuàng)新和分類的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，使所有的文書(shū)檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化。

3.4 深化細(xì)節(jié)管理以適應(yīng)新時(shí)代的變化

實(shí)際上，文書(shū)檔案管理和與某些部門的聯(lián)系主要體現(xiàn)在細(xì)節(jié)上，細(xì)節(jié)決定成敗。因此，文書(shū)檔案管理應(yīng)加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理。傳統(tǒng)文書(shū)檔案館主要關(guān)注文件的組織，而忽略了文書(shū)檔案館的檢查借閱和注冊(cè)管理。因此，在新時(shí)代，有必要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的細(xì)節(jié)管理，并改進(jìn)對(duì)文書(shū)的瀏覽和借閱注冊(cè)的管理制度。通過(guò)填寫文書(shū)文檔的統(tǒng)計(jì)摘要表，開(kāi)發(fā)通用注冊(cè)表以及用于文件租用和歸還的注冊(cè)表這些措施，來(lái)改進(jìn)這一制度。為了防止丟失文件，要充分確保文檔文書(shū)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，監(jiān)督并敦促所有部門及時(shí)組織和提交完成的文件。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為了實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新，應(yīng)關(guān)注文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀，順應(yīng)時(shí)代潮流，注意存在的問(wèn)題和不足，同時(shí)要考慮實(shí)現(xiàn)實(shí)際情況，創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作，針對(duì)特定策略，提高文書(shū)檔案管理運(yùn)作效率，促進(jìn)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。