基層檔案館檔案管理工作中存在的問題分析

黃 皓

（耒陽市檔案館，湖南 衡陽 421800）

檔案是很多企業開展業務的重要基礎，基層檔案館中存放著眾多檔案，這些檔案能夠為機關的工作帶來便利，便于查閱和參考。所以提升檔案管理館的管理工作水平迫在眉睫，這就需要我們從目前存在的問題著手，逐個擊破，以提升檔案管理工作水平。基層檔案館的管理工作主要分為：檔案收集；檔案整理；歸檔查找；檔案維護。以下是我國檔案管理館目前存在的主要問題。

1 基層檔案館管理工作中的問題

1.1 不夠重視檔案管理工作

目前我國最大的問題就是基層檔案館沒有足夠重視檔案管理工作，很多基層檔案館依然認為檔案管理不重要，可以適當延后整治。這也就導致了相關人員對管理工作的態度不認真，并且因為沒有足夠的重視，很多人員認為檔案管理只是簡簡單單地整理拜訪，沒有技術含量也就意味著沒有未來發展空間，所以很多年輕人并不愿意做檔案管理工作，也沒有專業人員進行監督管理，所以很多管理人員糊弄作業導致管理工作質量效率下降。

1.2 資金投入不足，基礎設施落后

我國很多基層檔案管理館由于重視程度不夠等原因，沒有投入足夠的資金導致基礎設施落后，給管理工作帶來不便。比如很多檔案管理室通風不好、防蟲防霉措施不完善等問題。并且很多的基層檔案館并沒有一個專門的檔案室，只能跟其他工作室合并使用，檔案室中布滿雜物，使檔案管理工作難以展開。

1.3 完整檔案收集困難

首先，由于很多檔案為了調用方便，可能沒有存放在基層檔案館的綜合檔案室中，而是放在個人或者下級部門處，這就使檔案館收集的檔案完整性得不到保障，使工作難以展開。其次，我國目前檔案館中的檔案收集依靠檔案管理人員主觀判斷，由管理人員判斷該檔案是否需要收集整理，但由于大多數檔案管理人員專業知識匱乏，沒有正確的認知，所以導致檔案收集質量低下。

1.4 檔案管理制度不規范

我國目前的檔案管理制度更加偏向于書面，各界專家積極研究理論知識，并沒有切實的融入到實際操作中。管理人員依靠自身意志來確定檔案保管的要求和時間，這種浮于表面的工作導致工作開展極其困難，導致檔案歸類不及時，大多數相關檔案分類混亂甚至丟失。

1.5 缺乏相關專業人士

目前我國檔案管理館中的工作人員雖多，但全職人員缺乏，管理人員多為兼職，所以對相關工作的熟悉度不夠，難以勝任。部分地市級的檔案館經常會有工作調動等問題，所以新入職的人員對該地檔案館不熟悉是正常現象，等到熟悉之后經常會面臨下一次調動的問題。并且很多管理人員并沒有接受過專業培訓，不具備專業素質，所以專職人員缺乏、管理工作效率低下。

2 管理工作問題分析及解決方案

2.1 加大對檔案管理工作的重視度

各部門領導應當重視起檔案管理工作，將檔案管理工作指導納入日程，使員工感受到上級的重視度。可以采用多媒體等方式進行宣傳，比如電子雜志、微信、微博等方式宣傳檔案管理工作的重要性，改善檔案管理工作在大眾心中的刻板印象，使基層重視起檔案管理，并且上級應當積極監督基層檔案館的管理工作，讓我國檔案管理真正能起到應有的作用。

2.2 加大基礎設施的研發及使用

首先，政府應當加大對檔案管理工作的資金支持，每年撥出合適的預算進行援助，比如購買以及維修空調、電腦、掃描儀等檔案管理需要的基礎設施。第二，基層檔案館應當用資金購買更多的基礎設施，如質量更高的檔案柜，單獨用一間房作為檔案管理工作室，完善檔案室的通風以及除濕，避免檔案受到蟲蛀、受潮等損傷。第三，應當積極研發能夠幫助管理人員的設備，在我國科技飛速發展的如今，檔案管理與高新技術結合已經成為未來我們需要主動探討的問題。

2.3 建立完備的檔案管理制度

首先，專業人士不應該僅僅制定理論性的文件，應該跟當地基層檔案館積極溝通，根據基層檔案館的檔案管理要求和特點制定具有針對性的制度，如檔案分類規則和檔案保留時限。第二，明確責任分工，使各部門人員所做工作書面化，建立各個崗位的責任制，讓“偷懶耍滑”變得不可能。第三，可以采取年終績效考核等方式讓員工重視起檔案管理工作，讓越來越多的專業人員參與進來。最后，可以制定有關法律文件，來加強檔案管理人員的法律觀念，讓管理人員依法行事，加強執法力度來使基層檔案館的檔案管理工作日漸完善。

2.4 加強專業人士的培訓

盡量使用全職的檔案管理人員，減少人員工作調動，讓檔案管理人員更加適應基層檔案館的要求和特點，方便后續工作的展開。通過交流會等方式積極開展專業人員的培訓，規范什么檔案該收，什么檔案不該收的要求，除了紙質文件，光盤等電子文件如果具有歸檔價值的文件也需要進行收集，并且規范收集以及存儲的要求，將“檔案管理工作沒有技術含量”這種思想進行根治，使更多的人意識到檔案管理工作所需的專業性，讓管理人員做到主動收集檔案，主動關注檔案收集不及時的原因，以此來提高我國基層檔案館的檔案管理工作效率。

2.5 加大檔案來源的規范性

我國很多基層檔案館是有一套檔案歸檔要求的，很多企業以及機關的檔案由于規范性不夠，達不到進入基層檔案館的要求，這就使基層檔案館的收集工作變得困難，大部分檔案員并不是專職人員，讓他們對檔案進行多次修改會耗費很多精力，顯然不太現實。所以應當讓基層檔案館的專業管理人員積極與企業以及機關進行溝通，必要時可采取專業匯報等方式讓基層對檔案的規范有更深入的認知，減少修改次數加大效率。或者當地基層檔案管理館應當根據本地檔案的特點制定獨有的歸檔要求，讓檔案管理工作更加正規且具有針對性。

3 結束語

隨著我國社會的不斷進步以及變化，社會對我國檔案管理工作的要求越來越高，相關專業人員應重視起來，深入探討目前存在的問題，并加大整改力度，用更具針對性的方法改善我國基層檔案館的管理工作水平。在科技發展迅速的背景下，老舊的管理體制已經并不適用，未來我們應該考慮采用高科技的方式進行管理工作。相信未來通過各行政部門的支持，我國基層檔案館的管理工作會越來越完備。