淺談醫院行政檔案管理常見弊端及優化措施

李 璐

（銀川市口腔醫院，寧夏 銀川 750000）

通過提高檔案管理水平，完善檔案管理工作機制，對重要文件以及資料進行完整保存，能夠推動醫院的高效運營。所以，醫院領導應當重視行政檔案管理工作，以此來提升醫院的綜合實力，通過確保資源的有效共享、完善監管體系來幫助醫院各項工作的順利進行，進而完成醫院的任務以及目標。

1 醫院行政檔案概述

醫院行政檔案是其中的主要檔案類型之一，行政檔案就是醫院實踐過程中形成的檔案資料，其中記錄著醫院黨群、行政、醫療與人事等方面的內容，一般會通過紙張、電子以及視頻為載體進行記錄。醫院行政檔案的特點有：1）社會性。通過對醫院實踐活動的記錄與總結，能夠更好地促進社會生產。2）歷史性。通過以前的醫院行政檔案的記錄信息，能夠對醫院今后的工作方式帶來新的思考。3）原始記錄性。通過對過去的發生過的事情進行記錄，部分重要的業務文件可以成為法律依據，以此來體現檔案的價值。所以，對于當前的醫院檔案管理工作來說，還需要進行檔案管理的創新工作，以此來改善醫院檔案管理機制，建立健全的監管體系，進而提升醫院檔案管理水平。這樣可以防止醫院發展的過程中偏離發展方向，使醫院的檔案管理進一步實現規范化以及制度化，增強醫院的醫療水平，題號醫院的社會效益。另一方面，隨著醫院的逐步改革，對檔案管理方式進行創新還可以提高醫院檔案的應用效果，以此來促進現代醫療事業可以順利發展。

2 醫院行政檔案管理工作的常見問題

1）檔案管理的現代化水平不高。目前大部分的醫院仍然通過紙質手工的保管方式，這種方式的保管環境不佳，同時編制缺乏科學性，這就使得在查找檔案的過程中非常麻煩，在很大程度上降低了檔案的使用效率。同時，當前的檔案管理基礎設施也應該相應的重視。在檔案管理的信息化建設過程中，對于服務器與存儲器的需求量是非常大的，并且還需要通過專業的軟件來進行檔案的錄入與管理工作，同時，平常的維護管理工作也是必不可少的。因此，對于檔案管理工作的資金投入不僅只是硬件設施，還要考慮的日常的維護工作。目前，醫院對于全面維護的資金投入還相對較少，使得檔案管理的基礎設備比較落后。

2）管理體系不完善。可以說，在目前我國大部分的醫院檔案管理制度還是不完善的，相應的管理體制落后，嚴重阻礙了醫院的正常發展。而通過相應的調查，我們能夠發現造成這一問題的主要原因是相關的醫院檔案部門對行政檔案管理沒有進行專門的規定，從而就造成了對醫院檔案的管理沒有統一的標準，另外，在醫院發展中難免會出現檔案丟失的問題，大部分的醫院卻對于檔案管理人員沒有相應的懲罰，使得醫院檔案管理人員對檔案管理的規定置之不理，而且，不能嚴格執行，從而對醫院檔案管理規定的落實工作產生了不利的影響。

3）人員素質問題。現階段，醫院行政檔案管理部門在人員方面還存在著許多問題，其中最主要的就是管理人員短缺，整體的管理水平較低。尤其是專業的信息化人才，其中即具備信息化專業水平，又掌握檔案管理的人才是十分缺乏的，這就導致了醫院配置的信息化設備發揮不出相應的作用及價值。比如對于電子文件和檔案信息的采集、儲存和維護工作，如果檔案管理人員不夠了解信息技術，對于龐大的檔案資源信息就沒有辦法進行充分地利用，導致工作效率受到影響。

3 相關問題的優化措施

1）增加硬件設施投入，優化檔案管理流程。醫院在進行檔案管理的信息化建設時，為了能夠進一步發揮大數據技術的優勢，就一定要重視基礎設施的建設工作。首先，醫院行政檔案的相關管理人員一定要對醫院的實際情況以及需求進行分析，然后明確更新設備需要的資金，把需要用到的基礎設施通過表格列舉，以此來對計算機的相關硬件設備進行采購，同時還要重視對軟件系統的制作以及采購，進而為計算機的基礎設施建設打下堅實的基礎。其次就是平時通過大數據技術進行檔案管理工作的過程中，醫院應當安排專業人員對計算機基礎設施以及軟件系統進行定期的檢查、更新以及維護，進而為軟硬件設施的穩定運行提供保障。如果醫院的自身條件允許，那可以組建一支專業團隊來對檔案管理的軟件系統平臺進行積極研發，這樣就能夠根據醫院對于檔案管理的實際需求來設計制造出最為適合自己的檔案管理系統軟件以及平臺，以便于進行檔案資料的采集、存儲、分類歸納、處理、提取、檢索等各項操作。例如，研究人員能夠結合信息化網絡科學技術來建立健全的電子檔案自動化管理系統，這樣不僅能夠在醫院檔案管理的過程中實現即時上傳、采集、接受以及整理相關內容，還能夠避免發生文件資料缺失或者混亂的情況，進而實現網絡化服務平臺的構建。通過信息化網絡科學技術，就可以讓醫院的檔案管理部門利用系統來進行有效運營，以此來讓醫院員工的檔案資料可以在平臺內部進行共享化，避免發生重要的資料數據難以有效合并與應用的問題，進而提高檔案資料的實際應用價值，提高醫院的檔案管理工作水平，實現醫院的進一步發展。

2）創新醫院檔案管理體系，完善醫院檔案管理制度。為了能夠讓檔案管理人員高效率完成檔案管理工作，就必須要形成專門的檔案管理機構，根據不同類別來對答案進行區分，從而讓檔案管理人員都能夠各司其職，還要保證每個工作人員手里的檔案信息都要做到及時共享。另外，醫院還要促進檔案管理工作人員之間的溝通和交流，完成不同工作人員對檔案管理工作的需求，這樣可以形成針對性的檔案管理和收集，有利于不同工作部門及時調取到自己所需要的檔案。醫院還可以設置一些與檔案管理工作相符合的獎懲制度，激發檔案管理工作人員的積極性，鼓勵底層人員能夠提高對檔案管理工作的認識，認真對待檔案管理工作，并且要及時對檔案管理工作過程中出現的問題進行解決。醫院可以根據檔案管理的工作性質來編制相應的管理制度，要把條例管理的細節寫入員工手冊中，保證與檔案管理工作相關的人員都能夠正確處理檔案管理工作。

3）強化檔案管理隊伍的建設。新時期下醫院應當注重人才資源，對于人才加以培訓和管理，要秉持著“以人為本”的理念，不僅要對檔案管理人員的政治立場進行培訓，還要對檔案管理人員的工作態度以及工作能力等方面進行培訓。第一，定期性的對檔案管理工作人員開展必要的培訓，積極從關聯院校中錄用具備專業管理能力的檔案管理人員，持續性的為檔案管理工作開展儲備力量。第二，在規律的時間范圍創新檔案管理思想理念和專業技能，不斷調動檔案管理人員的工作熱情和工作積極性。

4 結束語

綜上所述，在醫院的發展過程中，醫院行政檔案發揮著不可或缺的作用，尤其是在新時期發展背景當中，醫院行政檔案管理工作更加關鍵。因此，醫院需要結合檔案管理工作的實際情況，通過科學有效的方式進行改革，進而讓檔案管理模式更加完善。但是，檔案管理工作有著長期性的特點，因此醫院內部的領導應當予以相應的重視，通過強化檔案管理隊伍的建設來讓醫院檔案信息得到更加充分的應用，進而提高醫院檔案管理工作的水平。