職業學校學生檔案管理工作創新與實踐

韓美鳳

（黑龍江省青岡縣職業技術教育中心，黑龍江 綏化 151600）

學生檔案屬于學校檔案管理的重要組成部分，職業學校每年都會迎來新的生源，送走一大批畢業生，而學生檔案屬于職業學校學生在校期間各方面表現的真實準確記錄，以各種文件、表格或者文字材料的方式被保存，這些檔案從本質上來說屬于學生學習活動的真實記錄，對他們未來的發展具有重要意義，也是企事業單位進行人事調動的關鍵依據。目前很多職業學校在組織開展學生檔案管理活動中，并未真正意識到此項工作的重要意義，思想認識上有待提升，也尚未構建一個系統完善且符合學校實際情況的檔案管理制度，沒有積極應用現代信息技術促進檔案管理水平的提升，因此很容易出現檔案管理工作混亂的情況，難以形成完善的學生檔案管理體系。職業學校有必要從學生檔案的收集、整理、歸檔等方面著手，積極推進落實檔案管理的創新與改革，促進學生檔案管理水平和質量的不斷提升。

1 職業學校學生檔案管理工作的基本原則與創新的重要性

1.1 學生檔案管理的基本原則

一是保密原則。職業學校學生檔案從某種程度上來說是一種機密文件，在實際管理過程中必須要始終堅持保密原則，未經允許禁止將其帶出或向他人透露學生檔案中的信息。職業學校檔案管理人員必須要引起充分重視，保證檔案材料的完整和安全。二是登記原則。學生檔案在保存、收集、整理、歸檔和查閱、移交等環節中都必須要做好清楚明確的登記，對轉遞情況予以記錄，建立相關臺賬，確保學生檔案管理的各個階段都有跡可尋，促進檔案管理規范化水平的提升。三是及時性原則。在開展學生檔案管理工作的過程中，必須要結合職業學校招生部門、教務處等各部門所移交的材料文件做好歸檔分類工作，第一時間確保相關檔案材料得以歸檔，保證檔案不會遺漏會丟失。四是完整性原則。對職業學校學生檔案來說，唯有確保其完整性才可以充分發揮出其開發利用價值，若檔案材料缺失遺漏，對學生也會帶來很大程度的影響，因此在實際工作中必須要始終遵循完整性的原則，堅持定期對學生檔案實施核查，特別是獎懲文件、鑒定材料等要及時收集歸檔，尤其要做好即將畢業學生檔案材料的核查。五是真實性原則。確保學生檔案材料的真實準確是學生檔案管理工作的基本要求，管理工作人員必須要引起重視，確保規范科學開展檔案管理工作，避免錯裝或者漏裝各類檔案材料。

1.2 職業學校學生檔案管理工作創新的重要性

首先，促進檔案工作的創新發展有利于發揮出學生檔案資源的開發利用價值。對職業學校學生檔案管理而言，在新時期下最關鍵的工作即是對學生檔案進行深入開發利用，為學校管理、學生就業等帶來更多幫助和支持。在實際工作中，檔案管理人員要主動樹立服務意識，積極與其他各部門進行溝通交流，推動學生檔案管理的信息化建設，實現檔案資源的高效傳輸共享，從而確保學生檔案開發利用價值的發揮。借助于對學生檔案的深入挖掘與應用，構建更加科學的校企合作模式，真正發揮出學生檔案對學生未來就業和發展的價值[1]。

其次，近年來現代信息技術已經在各個行業和領域得以廣泛應用，職業學校也更加強調信息化建設工作，學生檔案管理的創新與改革，推動學生檔案管理信息化發展，能夠為學校決策、教學教研工作的開展和學生管理工作帶來更有價值的服務。從現階段的實際情況來說，大部分職業學校都已經開始促進信息化建設工作，這對于學校資源信息共享與交換表現出非常重要的意義。在新時期下，學生檔案的使用需求日益多元化，要真正發揮出學生檔案資源的價值與作用，應當重視檔案管理工作的創新。與此同時，學生檔案管理工作人員必須要主動樹立以學生為本的思想觀念，在檔案管理中的各項工作都必須要始終遵循以促進學生發展為中心來開展，面向用人單位開放學生的基本信息，為他們的就業與發展帶來更多機會。

最后，職業學校學生檔案管理工作創新有助于促進檔案管理水平和質量的提升，確保學生檔案的充分利用，真正實現檔案信息共享。借助于信息化建設推動學生檔案管理模式的優化轉型，依靠互聯網進行信息傳輸極大地降低了檔案管理的時間成本，簡化了檔案材料收集、歸檔流程。與此同時，職業學校其他部門的使用者也能夠結合實際需求來及時調取和查詢相關檔案材料，從而有效降低檔案工作人員的工作壓力，促進學生檔案利用效率的提升。另外，促進學生檔案管理模式創新，為檔案需求者帶來更加優質的服務，檔案管理水平和質量得以持續提高。

2 職業學校學生檔案管理工作現狀分析

第一，職業學校對于學生檔案管理重視程度有待提升。現階段依舊有部分職業學校沒有意識到學生檔案管理的重要意義，將學生檔案管理當作是普通的日常工作，檔案管理人員的責任意識薄弱，開展工作常常出現問題。導致這一問題的出現通常來說有兩層原因：首先是職業學校的管理者沒有引起重視，覺得學生檔案材料的使用頻率不高，因此無論是人力物力還是財力的投入都不夠充分；其次是學生檔案管理工作并未直接關系到職業學校的教學教研活動、專業課評估等相關工作，無法向社會展示管理成效，所以容易受到忽視[2]。

第二，職業學校學生檔案管理人員隊伍綜合素質有待提升。對于數量龐大的學生檔案材料，對于檔案管理人員的專業化水平提出了更高的要求。由于很多檔案管理人員并未真正對此項工作引起重視，自身綜合素質能力不符合新時期對學生檔案管理工作的要求，加之部分職業學校的檔案管理人員并非專職而是學校行政人員兼職，在很大程度上降低了學生檔案管理的實效性，阻礙了學生檔案管理工作的創新與發展。

第三，職業學校學生檔案管理工作制度有待進一步完善。針對學生檔案管理工作的相關制度尚不統一規范，系統性和邏輯性不強，不能夠對學生檔案管理工作進行科學有效的指導，也缺少相應的獎懲制度、考評制度等。如此一來就讓很多檔案管理人員在工作中缺少依據，學生檔案管理不規范的現象始終存在。而職業學校學生畢業之后的去向多元化，畢業生檔案很多都是要求學生代為保管，還有部分和學生一起進入當地人才市場和就業單位，缺少統一規范的管理標準和制度，對后續的查詢利用會帶來很大困擾，甚至可能出現檔案材料損壞或丟失的問題[3]。

第四，職業學校學生檔案管理模式較為陳舊落后，尚未靈活運用信息技術與大數據技術，并未構建更加完善的檔案管理信息化系統。對于部分已經著手推進學生檔案信息化建設的學校，即便有學生檔案信息管理系統，但信息技術的利用還處于較低的水平，甚至部分職業學校依舊還沿用傳統那種紙質檔案管理的工作模式。基于檔案完整性和安全性的要求來說，紙質檔案的歸檔保存很可能出現丟失、缺頁以及老化的問題，紙質記錄也可能被篡改，影響檔案材料的準確性，阻礙了學生檔案管理工作的創新發展。

3 職業學校學生檔案管理工作創新與實踐

3.1 建立完善學生檔案管理制度

學生檔案管理屬于職業學校內部管理的重要內容，職業學校應當更加重視學生檔案管理制度的進一步完善。應當在嚴格遵循國家相關政府部門對職業學校學生檔案管理相關政策規定的前提下，結合職業學校具體情況，建立完善有針對性的檔案管理制度。學生檔案管理制度中應當清楚規定相關人員具體職責，確保崗位分工清晰，責任落實到人，防止發生推諉責任的現象，同時應當清楚規定學生檔案管理工作的基本流程和主要內容，建立完善的績效考核體系，充分調動檔案管理工作人員的積極性和主動性，不斷提升檔案管理人員的工作能力，確保學生檔案管理的有序推進。另外還需要盡快推動檔案工作人員培訓機制的構建，定期組織開展崗位培訓活動并實施考核評價，對學生檔案管理工作進行全方位的監督與指導。

3.2 盡快建立學生檔案數據庫

近年來越來越多的職業學校開始推進信息化建設工作，也更加注重學生檔案管理工作數字化水平的提升，學生檔案管理信息化成為一個重要的熱點課題。借助于現代信息技術、計算機、掃描儀等設備促進紙質檔案材料的數字化轉換，有效促進職業學校學生檔案資源開發利用效率的提升。職業學校應當盡快建立學生檔案數據庫，對學生檔案資料予以合理分類整理，對紙質檔案實施數字化處理，通過這樣的方式來促進檔案服務的多元化發展，提升學生檔案查詢利用效率。在學生檔案數據庫建設過程中，可以借鑒人事檔案管理系統設置以學號和班級作為關鍵字的學生信息表，將其當成是檢索目錄，在這一前提下慢慢建立學生入學登記表、體檢情況表、黨團組織材料、學籍信息以及獎懲記錄等，將各類信息表連接起來，從而最終形成一個學生檔案信息數據庫，它能夠通過報表的形式來呈現出查詢結果[4]。

3.3 實現學生檔案智慧服務目標

21世紀迎來了信息化時代，職業學校學生檔案管理工作也必須要始終堅持與時俱進，但從當前的實際情況來看，職業學校學生檔案智慧服務方面的建設工作還有待進一步加強。基于現階段各學校所建設的學生檔案信息管理系統而言，要促進學生檔案管理效率的提升，應當靈活運用大數據和云計算技術，把碎片化的靜止的檔案數據資源統一為整體，同時形成智能化檔案信息庫。依托于接口技術來促進學生管理部門、教務管理部門以及學校安保部門等相互之間的聯系。另外還應當提供校外用戶查詢服務，為一些畢業之后的學生帶來查詢服務，為其提供就業審核、考試證明以及戶口遷移等所需材料。由于學生檔案關系到學生的隱私，為確保對檔案數據信息的保護，可以設置不同的用戶權限，借助于多元化的智慧服務，讓職業學校管理人員和教師能夠及時掌握學生的相關情況，分析可能出現的問題，從而有針對性地制定教育管理策略，為學生的成長與發展帶來更多助力，同時也為企事業單位選聘和考核人才帶來更加準確完善的學生數據信息。

3.4 加強學生檔案重要性的宣傳

職業學校應當把學生檔案真正納入整個檔案管理工作系統中來，從而建立“大檔案”管理格局，更好地協調人事檔案、學生檔案以及其他各類綜合檔案的管理工作。然而對于部分職業學校來說，很多管理層和檔案工作人員尚未對學生檔案的管理引起充分重視，特別是學生本人對檔案管理的了解不夠，對檔案管理的作用和意義認識較為模糊，在日常的學習和生活中也不會去關注這方面的問題，因此不能夠積極主動配合與支持學生檔案管理工作。對此職業學校必須要開展好學生檔案管理的宣傳工作，選擇在新生入學、實習實訓、職業規劃等過程中，借助于學校報紙、廣播、微信公眾號或者班級微信群來讓學生了解學生檔案管理工作的開展情況和對他們未來發展的重要意義，強化宣傳，著重針對檔案知識、規定、具體內容、利用價值等實施宣傳。落實好職業學校學生的檔案宣傳教育工作，讓其能夠清楚了解到什么情況會記錄在檔案中，從而有助于對學生的教育和引導。學生對檔案管理工作的了解程度逐漸增加，也可以理解到檔案在很大程度上關系到自己未來的職業規劃和社會發展，是企事業單位選聘人才的關鍵依據。有助于培養和提升學生的道德品質，激勵其主動學習，不斷創新，同時讓學生樹立較強的檔案意識，重視并關注自己在畢業之后檔案的去向，有效避免了檔案丟失或者檔案遺棄等問題的頻頻出現[5]。

3.5 確保數字化檔案的安全性

職業學校學生檔案管理工作的創新發展，為檔案使用者帶來極大便利的同時，也容易存在很多安全隱患。例如說學生檔案的數字化信息化建設，其最大缺陷在于可能受到外部網絡的攻擊而導致數據庫中的學生檔案數據信息被泄露或者丟失。因此職業學校在推動學生檔案管理工作創新的過程中要始終注意數字化檔案的安全性問題，確保數字化檔案材料的真實性與完整性。因此學生檔案管理工作人員必須要不斷增強自身專業素質能力，避免僅僅局限在單純的檔案信息操作上，還需要對數字化檔案的存儲、修改、重組等方面有所涉獵，進而更加準確地判定學生檔案數據是否被竊取或者修改，促進學生檔案數據安全管理水平的提升。與此同時，數字化檔案管理也應當和紙質文件那樣存在對應的存儲介質，通常來說學生檔案信息存儲在特定的硬盤或網絡系統之內，但不代表這些存儲的信息是絕對安全的，如果存儲介質受到損壞，其中的數據信息也會受損，所以在實際工作中，學生檔案管理工作人員能夠選擇復制多份存檔分開保存的辦法，避免上述問題的出現。

3.6 提高檔案管理人員綜合素質

一是應當促進檔案管理人員綜合素質能力的培養，不斷提升其思想認識，檔案管理工作人員必須要樹立較強的責任意識和大局意識；二是職業學校應當落實好學生檔案管理工作人員專業水平的培養和提升，確保責任和義務的同時落實，在出現錯誤之后要明確相關人員責任，同時組織進行培訓教育活動，強化檔案管理工作人員的培訓；三是應當盡快選聘和培養更多復合型人才，確保其不但能夠擁有較高的綜合素質能力，同時也能夠熟悉掌握計算機信息技術知識，從而保證學生檔案管理工作效率和質量的不斷提升，確保學生檔案管理活動的有序開展，真正發揮出學生檔案管理的價值與作用[6]。

綜上所述，職業學校學生檔案材料是對學生在學校中學習與生活情況的客觀記錄，對于他們未來學習和就業都具有非常重要的幫助。因此檔案管理工作人員必須要始終堅持對所有學生負責的態度，對學生檔案予以嚴格管控，針對管理工作中存在的問題必須要第一時間采取有針對性的措施予以處理，靈活應用現代信息技術手段來構建更為科學高效的學生檔案管理系統，更好地為廣大師生服務。

4 結語

總而言之，推進學生檔案管理工作創新與改革當前一項非常重要的工作，對職業學校檔案管理部門來說，必須要真正利用好現代信息技術，促進檔案管理模式的優化與創新，確保學生檔案管理朝著更加科學化、規范化的方向邁進，不斷提升學生檔案開發利用效率，充分發揮出檔案管理工作的價值與作用。與此同時，對于職業學校學生檔案管理工作來說，必須要建立健全管理制度，推進信息管理系統建設，開展好檔案管理宣傳工作，加強檔案人才隊伍培養，結合實際情況制定有針對性的學生檔案管理對策，確保廣大學生更好地成長與發展。