淺談事業單位檔案管理工作的優化路徑

杜佳偉

（洮南市房屋征收經辦中心，吉林 白城 137100）

1 論事業單位檔案管理的重要性

隨著時間的推移，檔案管理將朝著標準化方向發展。提高檔案管理水平，有助于加強事業單位的辦公效率，為人們提供更好的服務。將各種先進管理技術融入檔案管理，不僅可以滿足日常工作的要求，而且也提高了相關人員對檔案管理工作的重視底。為了突出檔案管理的價值，必須不斷更新檔案管理工作，以跟上時代的發展。加強檔案管理規范化，更加科學地規劃管理模式，可以顯著緩解混亂的管理局面，確保檔案管理工作有序開展。此外，檔案管理是事業單位的重要任務，管理者必須認真執行任務，確保檔案管理的質量。檔案管理制度的制定，可以讓事業單位各部門得到信息支持，確保事業單位正常發展。

2 事業單位檔案管理中的幾個問題

2.1 對檔案管理工作的重視度不夠

目前，由于檔案管理水平不高，事業單位建設遇到很大阻力。不難看出，管理者管理意識淡薄、管理行為不規范，不僅影響管理質量，也降低了管理水平。如果此觀念不及時改變，低效管理將長期存在，不利于檔案事業的發展。所以事業單位必須從提高管理意識入手，改善檔案管理現狀，才能發揮檔案管理的作用。

2.2 檔案管理體系不完善

一些事業單位仍在沿用傳統的行政體制，制度現代化更新相對緩慢，無法有效控制檔案管理工作，導致管理工作過程中的投機現象時有發生。檔案管理是一項細致的工作。如果管理體系長期缺位，將嚴重損害行政管理質量，提供的服務質量無法保證。如果管理體系不能及時更新，管理體系就不能適應時代的發展，內容不夠全面，使得檔案管理工作難度加大。一個不完善的管理體系會嚴重影響檔案管理工作的開展。因此，有必要完善管理制度，使管理工作更加健全。

2.3 檔案管理人員素質有待提高

現階段檔案管理趨向現代化，對檔案管理人員的素質也要求越來越高，所以必須提高檔案管理人員的整體素質。在檔案管理工作中，管理人員素質低下會直接影響到管理工作，管理人員缺乏信息敏感度，更新信息不及時，管理技術滯后等。管理人員能力欠缺導致管理效率低下，不但不能為管理覺得提供有效依據，還嚴重阻礙了發展。

2.4 管理設施陳舊

當先信息化的發展，給檔案管理事業也帶來了發展機遇，同時也具有一定的挑戰性。若要實現信息化管理，必須有先進的設備支持，定期養護，避免設備原因出現檔案丟失資料短缺現象。但是現在很多單位并未配備相應的設備，這對檔案建立信息化管理造成很大的障礙，使檔案管理工作失去了原有的價值。

3 事業單位檔案管理工作的優化路徑探析

3.1 提高檔案管理意識

檔案管理是事業單位的基礎工作，行政管理水平直接關系到發展前景。因此，對于事業單位負責人來說，必須樹立良好的榜樣，不斷更新管理意識，以規范管理行為。只有通過規范的行政行為，才能減少管理失誤，保證檔案管理的質量。同時，事業單位應加強公共關系，讓管理者認識到檔案管理的重要性，推動檔案管理朝著信息化、規范化方向發展。在管理者更加重視后，事業單位必須妥善管理檔案與日常業務的關系，提高檔案管理工作的開發利用率，以確保管理決策的正確性。事業單位在日常工作中，要開展廣泛的管理實踐，規范管理工作，提高管理效率。此外，事業單位管理應將定期進行檢查，以確保管理者的行為得到標準化，并更有效地處理問題。

3.2 完善檔案管理制度

為了更快更好地提高檔案管理工作效率，必須完善管理制度，使其具有指導性、全面性。管理制度的完善可以有效的規范管理者以及檔案人員日常行為，以便檔案管理工作更加精準高效地完成。對于管理者在檔案制度中明確管理職責，對于檔案工作人員更加清晰自身的工作。每位檔案人都要認真按照規定完成工作，并且必須嚴格按照規定流程，有序開展檔案管理工作。在完善管理體制時，要充分考慮經濟發展形勢和服務內容，使管理體制更加科學合理。為使管理體系得以實施，必須配備監控系統，并成立監控小組，對日常管理工作進行全面監控。如果發現管理不善，必須在規定期限內組織和糾正行為。監督小組應監督糾正過程，以確保糾正可用。此外，管理問題被記錄為會議教材，以提醒其他管理人員，避免管理問題再次發生。

3.3 提高檔案管理人員素質

檔案管理工作不僅要有完善的管理制度，檔案管理人員素質也是決定檔案管理工作質量的重要因素。在高效完成工作的同時，也要對檔案人員素質驚醒評估培養。制定詳細的培訓計劃，培訓內容要有針對性、實用性、務實性。既要掌握檔案管理技能，也要提升專業能力。培訓方式可多樣化，例如實例宣講，專家授課，向優秀單位學習，檔案人員相互經驗溝通等。培訓方式要豐富，既要邀請管理專家加入單位，傳授員工管理技能，豐富員工管理經驗，又要走出去，即組織檔案管理員，向優秀單位學習，學習成功的管理經驗。各個單位的實際情況有所不同，管理模式也存在差異。這就要求學習人員充分調查本單位情況，結合其他單位的管理模式，設計出符合實際情況的檔案管理工作。此外，應在機構內部啟動學習計劃，鼓勵檔案人員利用閑暇時間進行學習，以改善管理。

3.4 更新檔案管理設施

為了有效地管理檔案資料，事業單位必須配套管理設備。推動檔案工作向現代化方向發展。引進設備不僅要求認識到設備管理的重要性，而且要制定嚴格的實施方案。事業單位需指定專人負責引進設備，關人員能夠考察設備市場，選擇合格的設備供應商，滿足本單位的發展需要，比較他們設備的性能和價格，可以選擇高質量和高性價比的設備。設備運至單位時，安排管理人員對設備檢查驗收，一方面檢查設備外觀，以免硬件受損，另一方面測試設備性能，確保設備與本單位工作高度一致。設備確定好后，做好技術傳遞，確保管理人員能順利使用設備。此外，對設備進行定期維護，以確保設備的組件正常工作，尤其要注意存儲設備。最好定期備份數據以避免數據丟失。可以將數據復制到移動硬盤或將數據上傳到網絡磁盤。此外，設備必須聯網，因此必須注意網絡安全問題。該設備只能由專業人員使用，在使用過程中不能隨意插入U盤，更不能利用該設備上網，以避免設備中的病毒。

綜上所述，檔案管理是事業單位必須重視的工作，然而目前的管理工作還缺乏意識、制度、人員和設備，阻礙了檔案管理的價值。事業單位必須與時俱進，完善檔案管理制度。通過提高管理意識、完善管理制度、提高人員素質、更新管理設施等措施完善管理制度，促進事業單位健康發展。