探究辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作

羅春莉

（樂山蘭馨檔案服務有限公司，四川 樂山 614000）

1 信息保密制度與辦公室檔案安全的關系

在民主政治建設過程中，單位需要按照信息公開制度的相關規定開展工作，依法依規逐步信息公開，圍繞社會廣泛關注、事關單位員工切身利益的重大事項，主動、及時、準確地做好信息報送及公開工作。辦公室“信息保密規則”，其中明確規定，信息保密方式有效，符合相關要求。辦公室在進行信息公開的過程中，通過信息公開欄、多媒體辦公室網站開放相關信息，并以開放的心態聽取員工的意見和建議，然后在員工的共同監督下，保證員工有一定的知情權。目前的信息保密包括基礎設施招標、員工干部聘任和職務分類等，這些關系到辦公室員工的建設，關系到辦公室的切身利益，為辦公室的發展提供了有利的條件。同時，也為建設和諧辦公室和維護員工切身利益提供了保障。自信息保密以來，加強辦公室的民主管理和監督，也是提高辦公室透明度的主要條件。同時，辦公室檔案征信是檔案管理的重要組成部分，因此，要提高辦公室檔案的信息保密質量，就必須使新辦公室檔案管理取得良好的效果。辦公室檔案描述了辦公室員工工作、研究、辦公室建設等方面的情況，檔案中包含了辦公室的全部發展成果，因此檔案的保密性顯得尤為重要。此外，“檔案法”規定辦公室等單位應健全合理的管理制度，并設置相關設施，作為加強檔案安全的措施。

2 辦公室文檔管理的公文管理與保密工作中出現的問題

2.1 辦公室文檔管理中的公文管理制度不健全

辦公室的文檔管理工作是一項系統、復雜的工作，需要相應工作人員進行一系列的公文等級、審閱工作，并且充分落實好檔案文件的保密。因此，健全的辦公室文檔管理與保密制度非常重要，能夠有效確保辦公室文檔管理的科學性。然而，目前很多機構和組織單位沒有健全的辦公室文檔管理制度，在文檔管理的過程中處于混亂局面，經常由于疏忽而使文檔信息泄露。同時，由于沒有相應的管理制度，文檔管理人員在開展文檔管理的過程中就按照自己的方式進行，不能夠更好地實現文檔管理的統一化。

2.2 辦公室文檔管理人員缺少公文保密意識

目前很多文檔管理工作人員對文檔管理的認識就是整理和歸類，沒有充分的保密意識，不能夠認識到文檔的保密工作對于企業和機構的發展具有極其重要的作用，也沒有在檔案管理工作中采取相應的手段來確保保密工作的落實。在辦公室檔案管理工作中，經常會出現檔案管理工作缺乏相應方法和理念的現象，使檔案管理工作效率大大降低，檔案保密工作不能夠落實到位。檔案管理人員不能夠將保密意識同檔案管理實際工作相結合，因此造成了檔案管理工作中文件丟失、公文泄密等現象，為機構和企事業單位的發展造成了阻礙，給企業的發展帶來了經濟上的損失。

2.3 辦公室文檔管理網絡環境安全體系建設不到位

由于目前辦公室文檔管理中的公文管理和保密工作基本都是由電子計算機操作完成的，在這個過程中對于網絡環境安全體系的要求很高，只有這樣才能夠保證涉密文件的電子化保存的安全性，目前存在辦公室文檔管理網絡環境安全體系建設不到位的問題，對企業涉密文件的保存產生了不利影響，必須及時進行妥善處理。在目前的辦公室文檔管理工作中，對于涉及公文管理和保密工作環境建設方面的工作做得不到位，對于保密環境的軟硬件設施配備不全等問題，嚴重影響了辦公室文檔的保密管理工作，甚至對于企業的經濟增長產生了一定的影響，必須及時進行處理。

3 對于辦公室文檔管理的公文管理與保密工作中出現問題的解決策略分析

3.1 加強辦公室文檔管理人員的公文保密意識

隨著網絡社會的發展，現代社會文檔保密問題應該得到更多的重視，同時文檔保密工作也更加有難度，使文檔保密工作難以在傳統的保密技術下順利進行。在辦公室開展相應的文檔保密工作過程中，強化辦公室文檔保密工作人員的意識和能力非常重要。因此，辦公室應該跟上時代的步伐，采用更加先進的文檔保密技術，使文檔保密技術能夠更好地符合當代文檔保密工作的開展。要求相應的文檔管理工作人員能夠充分掌握相應的檔案管理技術，具備豐富的現代化信息知識，能夠適應現代化科學的發展，增加自己的知識儲備，使自身能夠在信息技術的幫助下，更好地開展相應的文檔管理工作。

3.2 加強辦公室文檔管理網絡環境安全體系建設

在對于辦公室文檔管理和保密工作的相關制度進行建立健全且采取有效措施提升工作人員的保密意識之后，還應該加強辦公室文檔管理網絡環境安全體系的建設，由于目前辦公室文檔管理工作基本上是基于企業內網所開展的，所以進行網絡環境安全體系的建設就顯得尤為重要。對此應該在企業內網的登錄權限認證、公文加密方式、網絡攻擊的檢測與防范以及安全漏洞的管理等方面實施有效措施，防止網絡安全危險的存在，促進辦公室文檔管理網絡環境安全體系的平穩建設。在加強辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作的過程中，完善辦公室文檔保密環境也是其中重要的一環。在這里主要指的是辦公室的相應保密硬件設施的完善，主要包括涉密文檔的保管登記以及銷毀等專業設備的配備，以及辦公室文檔管理的日常檢查和監督管理等。對此，企業應該給辦公室相應的文檔管理部門配備相應的專業設備，以支持日常的文檔管理保密工作，從而促進辦公室文檔管理與保密工作的有序高效開展。

3.3 加強隊伍建設，提高保密技術

辦公室文檔管理工作的主體還是人，因此要開展更加有效的文檔管理工作，必須首先建設一支高素質的文檔管理隊伍，同時還應該提高辦公室文檔管理的保密技術，從而從工作人員和技術兩個層面確保文檔管理工作的順利進行。在開展文檔管理工作的過程中，相應的閉環還禮工作要能夠得到落實，建立文檔閉環管理的制度，使文檔信息能夠在一個封閉的空間內傳遞，不會因為其他原因而泄露。閉環管理制度可以用來作為建設文檔管理隊伍的標準，相關文檔管理人員在開展文檔管理工作的過程中，也要嫻熟閉環管理協議，從而確保文檔管理工作能夠更好地滿足企事業單位發展的需要，使每個工作人員都能夠按照公文保密協議中的相關內容開展自身的工作。因此，辦公室文檔管理的過程要充分借助計算機信息化技術，加強對文檔保密技術的研究，采用更加先進的文檔保密技術，使文檔保密工作能夠得到充分落實，確保文檔保密技術能夠最大限度確保文檔安全。如在密碼技術上可以采用動態密碼與靜態密碼相結合的方式，來確保文檔信息的安全。