行政單位人力資源檔案管理現狀及應對策略

王安卿

（博興縣人力資源和社會保障局，山東 濱州 256600）

科技的發展為提高行政單位人力資源檔案管理信息化、標準化建設提供了創新路徑，是提升行政單位人力資源檔案管理水平的重要手段。從整體來看，當前在行政單位人力資源檔案管理中仍舊普遍存在一些問題，制約管理水平的提升。因此，就相關問題進行深入探討，并采取科學有效的措施，對于促使行政單位人力資源檔案管理水平實現質的飛躍，為行政單位適應時代發展要求提供重要途徑具有重要意義。

1 人力資源檔案管理的重要意義

1）記載人生軌跡的重要依據。人事檔案收存工作人員的履歷、自傳、鑒定、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，記錄工作人員個人成長、思想發展的歷史。能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容。它是個人身份、學歷、資歷等方面的原始記錄憑證，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。2）人的檔案最重要。人事檔案非常全面和詳細地記錄了個人的經歷、德才表現和發展過程，通過人事檔案個人信息的篩選，解決了人才被埋沒的問題。通過人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚長避短、各司其職，最大限度地發揮人才的作用。在信息化飛速發展的時代，人事檔案管理模式的轉變將提高工作效率，助推人力資源管理向精細化轉變。人事檔案是工作人員個人信息的儲存庫，它概括地反映工作人員的個人全貌。人事檔案為人力資源管理提供人才的可靠的基本情況，是選拔人才和重用人才的重要依據和保障，是做好人力資源管理的基礎保障。因此，在檔案管理中人的檔案最重要。3）組織認可的個人材料。以人事檔案為基本參考，對員工進行工作上的安排，保證員工能夠各盡其職，發揮員工所長，避免因信息與數據的缺失，致使員工的才能得不到有效地發揮，造成企業人才流失的嚴重問題。對人事檔案進行分析整理，是了解員工過往工作經驗與工作表現的有效途徑，同時能對員工的能力做出一個大致的評估，并簡要分析員工的潛力。人事檔案是人力資源管理工作獲取有效信息與數據的重要方法，提高了人力資源管理工作的效率，優化其基本結構。從這個角度來說，提高人事檔案管理工作的水平，是發揮人力管理資源優勢的基本方法。一個檔案袋就是一個人一生或一個階段集中的實況資料。

2 行政單位人力資源檔案管理現狀

1）檔案管理人力資源開發使用不合理。檔案管理人力資源的開發和使用沒有達到最優效果也是當下階段行政部門檔案管理的一個重要問題。人力資源開發不合理主要表現為兩個方面：首先是上文提到的招聘環節。行政單位從事檔案管理的人才招聘主要由內部和外部這兩種方式，在內部聘請過程中，同事關系、朋友關系這些因素對招聘的影響非常大。在進行內部招聘時，如果應聘者和招聘者的關系比較好，那么就可能會對應聘者打開綠色通道；反之，如果應聘者和招聘者二者之間平時所處的關系并不融洽，招聘者便有可能提出一些苛刻條件以阻擋應聘者進入檔案管理工作部門。其次是培訓環節。行政單位在培訓新人方面一般采取的都是以一名老員工帶領一名新員工的一對一的輔導方式，老員工雖然工作經驗比較豐富但是其教學能力是否達到專業水準這一點是未知的，工作能力強但講解能力差的老員工去培訓新人所取得的效果，要想達到預期是有難度的。2）對人力資源檔案管理工作的重視度不足。行政單位人力資源檔案管理是單位內部基礎管理工作中的重要內容，注重日常化、常規性管理。但是，長期以來，行政單位管理層對人力資源檔案管理工作的重要性認識不足，在管理人員設置、資金投入、技術投入等方面均具有明顯的不足，缺少專業的人力資源檔案管理人員，管理設備不能及時更新，先進技術的應用不足等，導致了人力資源檔案管理邊緣化，通常只有在進行人事調動，或者是應對檢查的時候，才對人力資源檔案進行整理利用，因而對單位內部人力資源檔案管理有序展開造成了不利影響。同時，由于單位重視度不足，導致人力資源檔案管理在制度體系方面的建設不健全。當前行政單位面臨新的經濟形勢和市場環境，其改革發展已經成為必然，并且國家在社會保障、勞動保護方面的政策法規也在不斷完善。這些都要求行政單位結合新形勢、新環境，建立健全的人力資源檔案管理制度體系，做到與時俱進，充分發揮人力資源對單位發展的促進作用。由于行政單位相關管理制度體系不健全，在人力資源檔案管理中的積極性不足，導致其作用難以發揮，影響行政單位發展。

3 行政單位人力資源檔案管理的應對策略

1）合理開發檔案管理人力資源。合理開發檔案管理人力資源同樣也需要落實到人才招聘和人才培訓這兩個方面。首先是人才招聘方面。在內部招聘的過程中，行政單位應當避免單一的招聘模式，同時也要對面試官的權力作出制約。比如可以規定：內部招聘分兩期進行，而在面試官的選擇上要保證有三位面試官且在面試過程中同時出席。關于應聘者的面試結論也需要三位面試官共同協商決定，采取少數服從多數的原則。通過這種方式盡可能保證內部招聘環節的公平性和公正性。除此之外，每一次內部面試結束后，面試官都要根據實際的面試情況寫一份面試報告，在報告中詳細闡明求職者之所以被錄取或被拒絕的原因。通過這一系列的操作保障行政單位檔案管理人才吸收的合理性。而在外部人才招聘方面，行政單位可以直接聘請那些在企業內從事多年檔案管理工作的有經驗的人才，這也有利于為部門注入新的活力。其次是培訓方面。行政單位對檔案管理人員的培訓，應當注意完善整個培訓流程并實現培訓流程的科學化和正規化。2）提升行政單位對人力資源檔案管理的重視。首先，行政單位管理層需要正確認識人力資源檔案管理的重要性，加強對人力資源檔案管理人員的培訓，促進管理人員思想意識的提升。單位通過組織管理人員進行檔案學習，或者通過專家講座的方式加強管理人員交流溝通，從而提高其檔案學習及管理意識，正確使用檔案資源，促進人力資源檔案管理工作的有效性。其次，加強對人力資源檔案管理工作的資金投入，為檔案管理工作建設與發展提供充足的資金支持。最后，加強對人力資源檔案管理部門技術及基礎設施的投入，為其實現現代化建設，加強對先進信息技術的應用提供保障。例如，重視引進先進的信息技術，提高人力資源檔案管理信息化建設水平，加快對計算機、掃描儀、監控設備等基礎設施的投入力度，保障檔案信息化管理工作的順利開展，提高人力資源檔案管理工作效率。

4 結語

隨著時代的發展，行政單位越來越重視人力資源檔案管理。行政單位管理者要理性分析這當中的利與弊，雖然創新了人力資源檔案管理模式，大大提高了工作人員的效率，但隨之而來的信息安全問題也日益突出。行政單位在改進檔案管理工作的同時，也要有一系列積極的舉措來加強信息安全建設。