公安檔案管理信息化面臨的問題與對策

陳孝增

（福建省寧德市公安局東僑分局，福建 寧德 352100）

在現(xiàn)階段，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷深化發(fā)展，人們逐漸意識到公安檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)用的方便，也意識到對檔案進(jìn)行有效管理的重要性，于是人們開始將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與公安檔案管理相結(jié)合，在長時(shí)間的探索中提出了“公安檔案管理信息化”的方法來深化檔案管理體制的改革。但是由于受到傳統(tǒng)的檔案管理思想理念和其他外部的因素影響，在改革的進(jìn)程中面臨著很多問題，要想通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)推動檔案管理信息化，就必須要找到現(xiàn)存的問題，分析其產(chǎn)生的原因，并提出有針對性的策略解決問題。

1 公安檔案管理信息化的現(xiàn)狀

1）傳統(tǒng)的管理思想。雖然在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)達(dá)和檔案管理機(jī)制不斷深化的背景下，提出了公安檔案管理信息化的管理思想，但是由于公安部門的有經(jīng)驗(yàn)的管理人員仍然受到傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛，在現(xiàn)實(shí)生活中真正使用信息化管理思想的人員較少，部分公安管理人員在對檔案進(jìn)行管理歸納的過程中，依然使用傳統(tǒng)的容易遺漏的傳統(tǒng)方法，從而導(dǎo)致公安檔案信息化的方法在實(shí)際管理中沒有發(fā)揮其便捷的作用，也導(dǎo)致管理體制改革的進(jìn)度受阻，檔案管理信息化的思想也無法進(jìn)一步深入。

2）專業(yè)技能較缺乏。在對公安檔案管理信息化的實(shí)施進(jìn)程中，我們發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化的實(shí)行結(jié)果會產(chǎn)生地域化的差別，其主要原因是偏遠(yuǎn)的山村和經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平較低的農(nóng)村中，公安機(jī)關(guān)的相關(guān)管理人員存在著專業(yè)技能較差、專業(yè)水平不足的問題，除此之外甚至部分地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)信息的使用還沒得到普及。專業(yè)技能的缺乏會導(dǎo)致部分單位管理人員對檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范、不熟悉，檔案整理歸檔過程中在分類、整理、編號、裝訂、卷宗封面填寫的過程中存在的不規(guī)范行為，以及在對不同內(nèi)容、類型的檔案進(jìn)行分類的過程中的疏忽現(xiàn)象。

3）管理機(jī)制不完善。由于受到傳統(tǒng)的檔案管理思想的影響下，部分公安機(jī)關(guān)對檔案信息的管理重視程度較低，導(dǎo)致在對管理單位進(jìn)行人員分配時(shí)，會出現(xiàn)對檔案分類管理部門的專業(yè)人員較少、對人員分配的具體工作不規(guī)范的現(xiàn)象，各部門之間的相互合作沒有規(guī)定的程序和負(fù)責(zé)的領(lǐng)域，從而導(dǎo)致在進(jìn)行檔案分類和裝訂的工作效率降低，沒有將人員的專業(yè)技能發(fā)揮到最大化。

2 公安檔案管理信息化的對策

1）轉(zhuǎn)變檔案管理思想。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代不斷發(fā)展和普及的大環(huán)境下，公安檔案管理信息化的管理思想也在不斷地深化，只有公安機(jī)關(guān)做到順應(yīng)時(shí)代的潮流發(fā)展，不斷地在時(shí)代的發(fā)展中轉(zhuǎn)變自己傳統(tǒng)地管理思想，才能夠盡到公安機(jī)關(guān)為人民服務(wù)的職責(zé)并且提高為人民服務(wù)的辦事效率，所以，真正做到轉(zhuǎn)變檔案管理思想是非常重要的[1]。公安機(jī)關(guān)相關(guān)的專業(yè)行政人員應(yīng)該重視檔案管理信息化，將檔案管理信息化的思想和方法靈活運(yùn)用到實(shí)際生活中，根據(jù)日常生活中常見的檔案管理問題提出行之有效具有針對性的策略。在具體的實(shí)施過程中，也應(yīng)該將基層的公安檔案進(jìn)行信息化的分類和歸納，提高基層檔案管理的辦事效率和正確率，同時(shí)積極實(shí)施符合自身的檔案管理需求評價(jià)體系，根據(jù)評價(jià)體系找出現(xiàn)階段信息化的錯誤之處，在應(yīng)用的過程中不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想。

2）提高人員專業(yè)素養(yǎng)。在對公安機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，公安檔案管理人員是最直接的接觸實(shí)施者，要想保證在檔案管理信息化的正確，提高檔案管理信息化的效率，就必須在加強(qiáng)管理人員專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，提高管理人員的檔案信息化專業(yè)技能[2]。在對檔案管理人員進(jìn)行選拔的過程中，公安機(jī)關(guān)應(yīng)該重視管理人員的專業(yè)知識素養(yǎng)和思想政治素養(yǎng)，作為公安機(jī)關(guān)檔案管理人員應(yīng)該具有較強(qiáng)的責(zé)任心、細(xì)心和較高的保密能力，從而確保在進(jìn)行檔案管理時(shí)減少基礎(chǔ)錯誤，提高信息化管理的效率。除此之外，檔案管理人員應(yīng)該改變傳統(tǒng)的思想，由被動地接受檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極主動的、服務(wù)性質(zhì)的、全方位多層次的檔案管理信息化，向各位領(lǐng)導(dǎo)和民警主動的提供具有 使用價(jià)值的資料信息，從而幫助辦案民警可以在最短的時(shí)間內(nèi)鎖定犯罪嫌疑人的各種具體情況，提高抓捕的準(zhǔn)確性和效率。

3）完善檔案管理機(jī)制。公安機(jī)關(guān)檔案管理人員在對檔案進(jìn)行信息分類、整理、編號和裝訂封面的過程中，由于每一地區(qū)的當(dāng)?shù)貦n案信息量比較多，在每一年對檔案信息進(jìn)行歸納整理時(shí)往往需要公安機(jī)關(guān)各個部門和人員的協(xié)作，在部門主要人員協(xié)作的過程中，常常會因?yàn)椴糠秩藛T“懶政、怠政”的不當(dāng)行為，導(dǎo)致檔案信息的管理進(jìn)度受到阻礙，因此從現(xiàn)階段來看，要想提高公安機(jī)關(guān)檔案管理信息化就必須要完善檔案管理體制，將對檔案的分類、整理、編號、裝訂等的具體過程進(jìn)行統(tǒng)一的分配。例如：建立檔案信息的收集制度，明確檔案收集的范圍、方法和具體完成任務(wù)的時(shí)間；對紙質(zhì)的檔案信息管理進(jìn)行統(tǒng)一有效的分類和整理歸納

4）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)。從現(xiàn)階段對于公安機(jī)關(guān)檔案管理信息化的實(shí)行情況來看，實(shí)施結(jié)果明顯呈現(xiàn)著地域差別。在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)、人員專業(yè)技術(shù)水平較好的地區(qū)，公安檔案管理信息化的實(shí)施強(qiáng)度大，在進(jìn)行信息化管理的過程中受到的外部阻礙因素較少，公安檔案管理信息化的完成效率也高；但是，在一些經(jīng)濟(jì)發(fā)展落后、因?yàn)榈靥幤h(yuǎn)山村的網(wǎng)絡(luò)信息不好、基層公安機(jī)關(guān)的專業(yè)人員少的地區(qū)，公安檔案管理信息化的實(shí)施情況較差，實(shí)施中受到內(nèi)外因素的阻礙大，公安機(jī)關(guān)信息化的進(jìn)度緩慢[3]。因此，要想將公安機(jī)關(guān)的檔案信息化真正的落實(shí)到基層公安機(jī)關(guān)部門，就需要加強(qiáng)基層公安機(jī)關(guān)的檔案基礎(chǔ)建設(shè)，完善基層公安的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，加強(qiáng)基層公安機(jī)關(guān)檔案管理人員的專業(yè)知識和技能素養(yǎng)，轉(zhuǎn)變基層檔案管理人員的思想，提高對檔案管理信息化的重視程度。

5）規(guī)范檔案管理程序。在公安機(jī)關(guān)實(shí)施檔案管理信息化的過程中，相關(guān)人員會發(fā)現(xiàn)在由鄉(xiāng)、縣、市、省，逐級遞交檔案管理信息時(shí)經(jīng)常會發(fā)生各種問題，如：在將檔案信息上交的過程中由于各部門之間沒有規(guī)范的檔案管理程序，從而導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)上傳速度較慢、進(jìn)度較慢的問題；由于基層部分部門沒有對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的招聘和培訓(xùn)，從而在對檔案信息進(jìn)行核對時(shí)會出現(xiàn)管理人員的步驟錯誤、檔案信息整理不對的現(xiàn)象，所以，規(guī)范公安機(jī)關(guān)的檔案信息管理程序是非常重要的。例如：在基層的各部門設(shè)置專業(yè)的檔案信息管理人員，可以通過給相關(guān)部門人員發(fā)放手冊的方式，向各部門的檔案管理人員傳播公安檔案管理信息化的重要性，同時(shí)向相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升管理人員的政治和職業(yè)道德思想，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)知識素養(yǎng)，不斷地規(guī)范和完善檔案管理信息化的管理程序。

3 結(jié)束語

綜上所述，在深化公安機(jī)關(guān)檔案管理體制改革中，會遇到專業(yè)人員素養(yǎng)、傳統(tǒng)思想束縛、管理機(jī)制不完善和基層建設(shè)較差等各種各樣內(nèi)外因素的問題，在面對這些問題時(shí)，可以通過提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、完善基層檔案管理機(jī)制、規(guī)范檔案信息的管理程序和轉(zhuǎn)變檔案管理思想的方法，只有在實(shí)施過程中找到出現(xiàn)的問題、分析問題產(chǎn)生的原因、在不斷的探索中找到解決方法，才會將公安檔案信息化普及到各個公安機(jī)關(guān)，從而提高地方民警的辦公效率，真正做到為人民服務(wù)的職責(zé)。