城鄉居民養老保險檔案管理的信息化建設策略

彭升佑

（巧家縣城鄉居民養老保險中心，云南 昭通 654600）

1 城鄉居民養老保險檔案管理存在的主要問題

1.1 缺乏健全的指導方案和監管機制

從中國目前的人口增長趨勢看來，新生兒的數量增長速度逐漸放緩，人口老齡化已經是不久的將來即將面臨的一項重要問題，人口老齡化是不可逆轉的趨勢，我們必須要采取有效措施來應對這種老齡化，其中，規范城鄉居民養老保險制度是重要工作內容，要確保城鄉居民養老保險的全覆蓋，并且加強檔案的整理與記錄。但是，相關的檔案管理指導方案仍然不夠清晰，首先，檔案資料在填寫方面存在有不規范的現象，例如部分居民的姓名與身份信息等數據填寫不準確，甚至填寫錯誤；當發生錯填狀況后，部分居民直接在表格上進行涂改，導致信息錄入不正確，容易造成后續的一系列糾紛。其次，城鄉居民社會養老保險檔案資料的完整度不足，客觀性和準確性較差，部分居民所填報的信息不完善，但是工作人員卻沒有及時指出，并且上傳了網絡，這對于后續的信息搜查是極為不利的[1]。

1.2 檔案管理人員的專業性有待提升

隨著網絡信息技術的不斷應用，各行各業中都開始進行信息化建設，這些年來，很多地區的城鄉居民社會養老保險檔案工作人員也逐漸認知到了信息化轉型的重要價值，并且各個機構針對檔案收集人員和管理人員開展了一系列針對性地培訓。由于培訓時間較少，培訓系統不夠科學，導致檔案管理工作者的專業性仍然達不到新時代的工作需求，仍然存在著較大的欠缺。首先，相關部門針對檔案管理人員的專業培訓不夠系統，僅僅開展了計算機基礎知識的相關培訓，但是卻沒有立足于實際的檔案管理工作進行更加有針對性的課程安排，這導致很多業務人員在經過一段時間的學習后，計算機操作水平有所提升，對于檔案工作的信息化整理仍然了解不足，工作效率無法得到有效保障。其次，部分檔案管理工作者從事檔案管理工作的時間較短，知識結構不全面，很多東西都是一知半解，遇到一些疑難問題無法妥善應對，影響了檔案管理工作的深入開展[2]。

1.3 電子檔案沒有充分發揮服務性作用

電子檔案最為基礎性的特點就是能夠實現無紙化存儲與辦公，以供人們隨時隨地的展開調閱，實現實物資料的信息化。同時，云端存儲能夠通過備份設計來增加檔案的安全性，防止檔案丟失和損壞，因此，目前大部分的城鄉居民社會保險檔案都以電子檔案的形式進行存儲，方便用戶查閱篩選整理。從實際的電子檔案服務現狀來看，仍然存在著很大的進步空間，檔案管理工作并沒有發揮出原本預想的社會效益和經濟效益，大部分是服務內容僅僅局限于檔案的拷貝，檔案查閱和調取卻無法輕易的實現，相關的規章流程操作較為復雜，從而導致老百姓無法順利的享受到應有的服務。由此可見，優化電子檔案的利用管理工作，充分發揮其價值仍然任重而道遠[3]。

2 城鄉居民養老保險檔案管理的信息化建設路徑

2.1 完善檔案信息化管理規章制度

在檔案信息化管理工作中，制度要先行，這是其他一切工作的開展基礎與保障，要完善檔案管理的工作流程規范檔案的收集、整理、入庫、查閱等一系列環節，做到環環相扣，緊密銜接，為檔案信息化建設提供基礎。要將責任落實到人，明確檔案信息化管理范圍，根據國家相關的法律規定，推進社會養老保險業務檔案的實施辦法總體要求，推進電子化管理，將統計報表業務檔案等內容納入電子化管理范圍之中，盡可能方便用戶的查詢與調取。第三，要實現現有檔案庫中的紙質檔案信息化，將傳統工作模式下形成的紙質檔案進行電子化掃描并且上傳，建立可靠的備份系統[4]。

2.2 開展高質量的檔案信息化服務

在養老保險檔案管理信息化建設過程中，相關部門要按照上級統一部署推進信息化服務工作，優化居民們的服務體驗。工作人員要加強自身的責任意識，學會換位思考，了解居民們的訴求，轉變過去只管不用的狀態，充分發揮電子檔案的價值。要構建起及鄉鎮城區于一體的養老保險檔案服務網絡，加強信息共享和資源交互，同時，要為一些年齡較大的老年人設立溫馨服務窗口，確保那些無法利用現代網絡操作的人能夠享受到應有的服務。要構建高質量的檔案信息查詢網站，為參保人提供全天候的檔案查詢服務，只需要登錄到相關網站，輸入賬號和密碼，就能夠查詢自身的養老保險檔案基本信息，這也能夠有效減輕檔案大廳工作人員的負擔。最后，要定期開展城鄉居民養老保險檔案管理服務調查，征求居民對于檔案管理方面的意見和建議，優化后續的檔案管理工作[5]。

2.3 加強檔案信息安全管理

網絡技術是一把雙刃劍，其能夠大大提高養老保險檔案管理工作質量和工作效率，但是網絡黑客等不穩定因素也會對檔案信息的安全性和完整性構成一定程度的威脅，我們需要嚴加防范。為了消除安全隱患，養老保險經辦機構應當加強對于信息安全管理的重視程度，引入確保信息化系統穩定運行的技術人員，采用安全密鑰技術、電子證書、數據簽名技術、身份驗證技術等核實操作人員的身份，只有經過相應的授權，才能夠查詢和調用相關的檔案內容。其次，要實施檔案分級安全管理，對于不同權限的管理人員，賦予不同的檔案查閱權限，通過指紋認證、視網膜等方式，確保不同層次的管理人員擁有不同的瀏覽權限，對于普通信息瀏覽者，僅開放信息只讀權限而不能進行其他操作。

總而言之，城鄉居民養老保險檔案管理信息化建設是未來的一項重要發展方向，也是提高檔案服務質量的必然要求，相關的工程技術人員必須要不斷優化工作策略，改善工作方法，借助于信息化系統提供高質量的檔案服務，從而促進城鄉居民養老保險事業工作質量的提升。