試論企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性分析

朱婷婷

（元泰酒業(yè)有限公司，江蘇 南京 210046）

上世紀80年代，我國各行業(yè)領域開始實施信息化檔案管理體系建設，早期企業(yè)利用計算機設備儲存檔案信息資料，針對檔案數(shù)據(jù)信息進行的集中化管理，對于檔案數(shù)據(jù)信息檢索效率與管理工作效率的提升有著極大的促進作用。從上世紀90年代開始，企業(yè)信息化檔案管理工作，以加強電子文件管理為主，以此推動企業(yè)檔案館數(shù)字化建設進程。因而，現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理中，要全面了解信息化檔案建設的作用，明白此過程中可能會遇到的問題，結合企業(yè)實際情況合理制定并應用檔案管理模式，以此提升企業(yè)信息化檔案管理建設工作效率，推動企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標。

1 檔案管理信息化的內涵

企業(yè)檔案管理工作中，信息化檔案管理建設要求合理運用信息化與互聯(lián)網(wǎng)技術診斷檔案資料進行相應的加工、歸類和存儲，為后期有效應用檔案資源提高檔案資料共享性打好基礎。實際工作中，信息化檔案管理建設旨在應用多元化的檔案資源管理方式構建共享網(wǎng)絡體系，提高檔案資源重復應用效率。企業(yè)生產經(jīng)營管理活動中，檔案資料是對國家、社會與企業(yè)自身發(fā)展有重要保存價值的文件材料，其有豐富的內容，而且直接關乎到企業(yè)員工個人利益。所以現(xiàn)代企業(yè)在開展檔案管理工作時，應該合理運用信息化手段整理和分析錯綜復雜的數(shù)據(jù)信息，促進檔案管理從傳統(tǒng)管理模式轉變?yōu)楝F(xiàn)代信息化管理模式，在此基礎上有效提高企業(yè)檔案資料搜集、歸檔與管理等工作效率，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供全方位的支持。

2 檔案管理信息化的重要性

1）有助于信息的交互共享。網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展和進步，與人們日常生活與工作聯(lián)系更加緊密。隨著時代的進步，很多企業(yè)依然沿用傳統(tǒng)模式進行檔案資料管理，這與快速發(fā)展的市場經(jīng)濟發(fā)展需求不相符。因而，國有企業(yè)要順應時代發(fā)展潮流，加大企業(yè)檔案管理信息化建設的力度，充分發(fā)揮檔案資源共享的優(yōu)勢，為企業(yè)檔案管理工作質量與效率的提高打好基礎。另外，為了避免企業(yè)檔案信息化管理中出現(xiàn)企業(yè)內部資料泄露的問題，企業(yè)還要在內部構建檔案資源共享平臺，以此為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供積極的幫助。

2）信息內容的長效保存。傳統(tǒng)的紙質資料存儲方式因為受到檔案資源存儲空間容納率等因素的影響，企業(yè)檔案存儲占用的場地也越來越大，這種檔案管理方式不僅制約了檔案管理工作效率的提升，而且紙質材料具有的不能受潮或近火的特點，對檔案資料保存環(huán)境提出的要求也隨之越來越高。信息化檔案資源管理與傳統(tǒng)紙質檔案資源管理最大的區(qū)別在于，企業(yè)可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案資料具有的集成化特點，借助云存儲等現(xiàn)代信息技術手段，不但減少了企業(yè)檔案資源存儲的空間，促進了檔案管理和存儲的密度，而且實現(xiàn)了永久保存檔案信息資料的目的。

3）提高信息檢索工作效率。企業(yè)進行信息化檔案管理工作，利于提高內部檔案資料檢索及辦公效率。隨著信息技術的迅速發(fā)展以及電腦數(shù)據(jù)處理能力與速度的進一步提高，傳統(tǒng)的一冊一冊查找檔案的檢索方法不僅需要耗費大量的時間和精力，不利于企業(yè)提高內部檔案管理工作效率。隨著計算機信息技術發(fā)展水平的提高與普及范圍的擴大，企業(yè)檔案管理工作中，管理人員可以利用計算機設備檢索相關檔案資料，即可在有效提升企業(yè)檔案信息檢索和查找效率的基礎上，降低檔案管理人員工作壓力。另外，檔案資料經(jīng)過長期保存，傳統(tǒng)紙質檔案資料經(jīng)常因為出現(xiàn)受損會發(fā)黃等問題出現(xiàn)變質的問題，影響檔案存儲的質量。所以，企業(yè)應該緊跟時代發(fā)展的腳步，深入了解信息化檔案管理體系建設的作用，以此從復雜檔案管理工作中將檔案管理工作人員解放出來，信息化檔案管理體系充分發(fā)揮其優(yōu)勢，促進企業(yè)檔案管理工作的效率和水平。

4）便于企業(yè)保密工作。企業(yè)檔案信息化管理提高了企業(yè)檔案資源的保密性，以網(wǎng)絡信息技術為主導的無紙化檔案錄入方式，保障檔案資料信息的準確與完整性，而且信息化檔案管理方式與傳統(tǒng)紙質檔案管理方式相比其自身具有的便捷性特點，強化企業(yè)檔案管理工作的保密與安全性，同時為企業(yè)節(jié)省更多管理資源，提高檔案管理工作效率。

3 推進檔案管理信息化建設的措施

1）加快檔案信息數(shù)據(jù)標準化建設。企業(yè)檔案管理工作中，加強信息數(shù)據(jù)的標準與規(guī)范化建設，是保障企業(yè)高效開展檔案信息化建設工作的重要基礎。作為現(xiàn)代企業(yè)來說在推動企業(yè)標準化、規(guī)范化檔案管理信息化體系的建設工作時，企業(yè)結合內部實際發(fā)展情況，以國家頒布實施的管理標準和規(guī)范為基礎，為信息化檔案管理工作科學制定管理制度，保障檔案資料管理的標準與規(guī)范性，充分發(fā)揮檔案管理信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢，提高企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息采集、管理工作的效率，通過建立企業(yè)內部各部門檔案數(shù)據(jù)共享平臺的方式，提高企業(yè)檔案管理工作水平和效率。

2）加強檔案管理專業(yè)人員素養(yǎng)。為了徹底解決檔案管理信息化專業(yè)人才缺乏對企業(yè)檔案管理信息化體系建設產生的影響，企業(yè)應該從以下幾方面著手培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才。首先，企業(yè)合理應用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術科學制定信息化檔案管理人才培養(yǎng)機制，構建信息化人才管理隊伍，以此提升企業(yè)信息化檔案管理工作質量。其次，建立健全檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)模式，促進企業(yè)加強培養(yǎng)信息化檔案管理人才。現(xiàn)代企業(yè)運營管理中，通過構建信息化檔案管理平臺，為企業(yè)培養(yǎng)信息化水平高的綜合型管理人才，以此促進企業(yè)積極開展信息化檔案管理工作。另外，企業(yè)檔案管理工作中，管理人員要積極提高自身信息化水平，熟練操作電腦與電子文檔，樹立終身學習意識積極參加企業(yè)組織的相關培訓活動，確保檔案管理工作人員具備基本網(wǎng)絡安全防護知識前提下，有效提高內部檔案管理工作效率與水平。

3）加強制度建設，完善檔案管理信息化體系。完善的管理制度和機制是保證企業(yè)檔案管理信息化體系建設有序開展的關鍵。現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，構建信息化檔案管理體系時，要圍繞監(jiān)督、管理及安全管理等體系，充分發(fā)揮制度優(yōu)勢將企業(yè)檔案管理信息化體系有機地融合在一起，促進企業(yè)有效開展信息化檔案管理建設。企業(yè)信息化檔案管理工作中，要積極采取有效措施激發(fā)檔案管理工作人員工作熱情，如果檔案管理工作中工作人員存在違法亂紀等吧不良工作行為，必須予以嚴厲的處罰，才能保證企業(yè)檔案管理信息化體系建設的順利進行。此外，企業(yè)在構建檔案管理信息化安全管理體系時，不僅要加強企業(yè)檔案管理工作的力度，而且還應明確檔案管理崗位的職責，合理運用完善的安全管理機制，同期進行檔案存儲系統(tǒng)的優(yōu)化和升級，提高企業(yè)檔案管理的安全性與穩(wěn)定性。

4 結束語

綜上所述，社會經(jīng)濟快速發(fā)展背景下，企業(yè)信息化檔案管理工作是長期而艱巨的任務。企業(yè)日常運營管理中要結合網(wǎng)絡信息技術發(fā)展特點，制定科學合理的檔案管理信息化建設制度和措施，樹立檔案管理的創(chuàng)新意識，同時努力克服企業(yè)檔案管理向信息化方向轉型過程中可能遇到的各種困難，才能及時地發(fā)現(xiàn)和解決企業(yè)檔案管理信息化體系建設過程中出現(xiàn)的問題，充分發(fā)揮檔案管理工作信息資源對社會于企業(yè)的積極服務作用，促進企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。