醫(yī)院檔案信息與數(shù)字化管理研究

李 璐

（廣西柳州市柳鐵中心醫(yī)院，廣西 柳州 545007）

醫(yī)院檔案信息記錄了以往的醫(yī)療過程，在推進(jìn)醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，為評(píng)定醫(yī)院各個(gè)科室、技術(shù)水平以及醫(yī)療活動(dòng)等提供了參考。所以，對(duì)于醫(yī)院而言，必須要高度重視檔案管理的開展，并借助于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用，推進(jìn)醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理水平提升，以此將醫(yī)院檔案的重要價(jià)值發(fā)揮出來。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1）不重視開展檔案管理工作。就目前而言，大多數(shù)醫(yī)院在思想上對(duì)檔案管理工作并不重視，將工作重點(diǎn)放在醫(yī)療與教研等方面。醫(yī)院檔案多方面內(nèi)容組成，具體包括了病例類檔案，科學(xué)類檔案。人事類檔案以及文書類檔案等。其中，醫(yī)院僅僅是對(duì)病歷檔案進(jìn)行管理，而不重視對(duì)其他檔案的管理。與此同時(shí)，有的檔案管理人本身對(duì)檔案管理的意義缺乏必要認(rèn)識(shí)，甚至認(rèn)為檔案管理對(duì)促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展毫無意義。與此同時(shí)，醫(yī)院難以系統(tǒng)而全面地認(rèn)識(shí)檔案管理，更不重視借助于信息技術(shù)的運(yùn)用進(jìn)行相關(guān)的檔案管理方面工作，忽視對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入，很大程度上制約了檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程。

2）檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。現(xiàn)階段，醫(yī)院在實(shí)際開展檔案管理工作之中過于地盲目與隨意，以醫(yī)療設(shè)備檔案管理為例子，僅僅是對(duì)貴重儀器進(jìn)行檔案管理，而不重視對(duì)小型設(shè)備的管理，亦或者在檔案管理之中存在文件收集不全面、不遵循歸檔標(biāo)準(zhǔn)等問題。與此同時(shí)，在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，僅僅是保存設(shè)備購(gòu)買合同，而諸如保修維修記錄、設(shè)備說明書等并未納入管理范圍中。

3）缺乏專業(yè)的管理人員。在醫(yī)院檔案管理工作之中，實(shí)施主體是檔案管理人員，所以，工作人員的專業(yè)水平高低直接決定了檔案管理工作質(zhì)量。就目前的檔案管理人員隊(duì)伍來看，主要是以醫(yī)護(hù)人員為主，其在上崗之前并未接受專業(yè)化與系統(tǒng)化培訓(xùn)，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作不到位，在實(shí)際開展檔案管理中受到傳統(tǒng)理念束縛，將大部分時(shí)間與精力用于檔案分類、更新與保存等方面，而忽視對(duì)檔案資料的開發(fā)與利用，難以充分地發(fā)揮出檔案資料價(jià)值。而要想實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理信息數(shù)字化管理，關(guān)鍵在于工作人員要懂得計(jì)算機(jī)操作，深入地分析檔案數(shù)據(jù)并掌握數(shù)據(jù)處理方式，而目前醫(yī)院的檔案管理人員正是缺乏了上述的能力。

2 醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問題

1）信息存儲(chǔ)和紙張存儲(chǔ)兩者同時(shí)存在。當(dāng)前，在醫(yī)療活動(dòng)與科研活動(dòng)中產(chǎn)生大量的會(huì)議記錄與研究成果，醫(yī)院通常來說用電子文件這種形式對(duì)上述內(nèi)容進(jìn)行保存與記錄。這些電子文件可以在各科室部門間傳遞，對(duì)于提升各個(gè)科室工作質(zhì)量與效率意義重大。然而，各個(gè)科室在完成對(duì)電子文件閱讀之后，在保存文件時(shí)會(huì)采用紙質(zhì)形式，而電子文件與紙質(zhì)文件經(jīng)常性同時(shí)保存，既浪費(fèi)了醫(yī)院的資源，又阻礙醫(yī)院檔案數(shù)字化管理發(fā)展進(jìn)程。

2）電腦網(wǎng)絡(luò)安全方面的問題。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行信息存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)在于空間小、便于傳閱等，而網(wǎng)絡(luò)之中存在各種威脅檔案的安全性的因素，尤其是在各類網(wǎng)絡(luò)病毒的影響下，數(shù)字化檔案信息受到嚴(yán)重?fù)p壞，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的癱瘓，影響醫(yī)院的有效運(yùn)行。

3）缺乏對(duì)數(shù)字化檔案認(rèn)識(shí)。雖然不少醫(yī)院認(rèn)識(shí)到開展檔案信息數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，然而，在實(shí)際開展檔案管理工作之中，醫(yī)療工作人員更多地使用紙張式辦公模式，依舊采用人力方式進(jìn)行文檔傳遞與文檔信息結(jié)語，難以體現(xiàn)出數(shù)字化檔案的便捷性特點(diǎn)同時(shí)，增加了醫(yī)療人員的工作負(fù)擔(dān)。

3 醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)策略

1）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)觀念。首先，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在思想上要重視檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)，并構(gòu)建起完善檔案管理制度，為檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)提供制度保障，提升檔案管理的規(guī)范性、可行性與科學(xué)性。其次，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的思想觀念，無論是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者，還是檔案管理人員，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，認(rèn)識(shí)到檔案的重要價(jià)值，加強(qiáng)檔案管理工作，將醫(yī)院檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值與社會(huì)價(jià)值發(fā)揮出來。

2）構(gòu)建起完善的檔案管理制度。完善的規(guī)章制度是保證醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，這就要求醫(yī)院的檔案管理部門，根據(jù)國(guó)家的檔案信息化制度，根據(jù)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)實(shí)際情況，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展情況進(jìn)行制度規(guī)范與操作流程的制定，諸如電子文件管理規(guī)范等，以制度形式將檔案管理利用范圍以及標(biāo)準(zhǔn)明確下來，推擠檔案管理朝著信息化與數(shù)字化方向發(fā)展，為檔案管理人員開展工作提供必要的依據(jù)。

3）加大資金投入，構(gòu)建資源共享平臺(tái)。首先，強(qiáng)化資金的投入。充足的資金是保證檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)開展的基礎(chǔ)，醫(yī)院可以通過自籌資金以及爭(zhēng)取財(cái)政兩種方式來獲得充足的資金。因此，醫(yī)院要重視對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)的投入，完善相關(guān)的軟硬件設(shè)施，制定完善的建設(shè)機(jī)制，以此實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)順利進(jìn)行。其次，構(gòu)建檔案信息資源共享平臺(tái)。構(gòu)建醫(yī)院檔案管理信息化平臺(tái)，完善檔案信息管理軟硬件，建立起統(tǒng)一的醫(yī)院機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)。再次，建設(shè)完善的數(shù)據(jù)庫。醫(yī)院檔案具有復(fù)雜性與特殊性，必須落實(shí)信息分析與采集工作，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院數(shù)據(jù)資料的收集，并進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理，從而完善數(shù)據(jù)庫資源，提升數(shù)據(jù)搜索的速度，提高利用服務(wù)水平。最后一點(diǎn)是，制定完善的檔案信息化管理機(jī)制。作為檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)根據(jù)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，制定檔案信息化建設(shè)方案，提升檔案信息化管理質(zhì)量，推進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)朝著規(guī)范化、條理化方向發(fā)展。

4）強(qiáng)化信息安全的管理.首先，防御網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵。第一，加強(qiáng)軟件管理技術(shù)的運(yùn)用，定期地開展病毒查殺工作，并對(duì)信息系統(tǒng)安全運(yùn)行狀況進(jìn)行測(cè)試；第二，定期地展開對(duì)數(shù)據(jù)的檢測(cè)，為了避免醫(yī)療數(shù)據(jù)庫遭到病毒侵害，要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)入侵防御系統(tǒng)設(shè)置，達(dá)到保護(hù)檔案信息資源的作用。其次，增強(qiáng)檔案管理人員的安全防范意識(shí)。首先，在使用數(shù)字專用電腦時(shí)，不可以訪問外網(wǎng)；其次，不可以安裝與使用無關(guān)的軟件系統(tǒng)；最后，禁止打開來路不明的電子文件，不可使用U盤進(jìn)行電子文檔的移動(dòng)。最后一點(diǎn)是，對(duì)磁盤之中的各種垃圾文件，由專業(yè)人員進(jìn)行定期的清理，并對(duì)磁盤碎片進(jìn)行整理。在開展數(shù)據(jù)管理工作之中，檔案管理人員開展信息化設(shè)備的防御工作。磁盤中的磁記錄在磁場(chǎng)的不利影響下會(huì)遭受損壞，磁盤之中的數(shù)據(jù)極容易丟失，所以，必須開展磁場(chǎng)周邊的防御工作。

4 結(jié)語

綜上所述，在信息技術(shù)廣泛運(yùn)用的背景下，醫(yī)院在開展檔案管理工作之中要重視對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用，采取相關(guān)措施以推進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)化的建設(shè)，具體可以通過加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)觀念，構(gòu)建起完善的管理制度，加大資金投入力度，構(gòu)建資源共享平臺(tái)，加強(qiáng)信息安全管理等多種方式，推進(jìn)醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)進(jìn)程，為醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量提供重要保障。