數字化背景下教師人事檔案管理研究

茍麗華

（新疆輕工職業技術學院，新疆 烏魯木齊 830021）

將數字化技術應用在教師人事檔案管理工作中，能夠大幅度提升檔案管理工作效率，與人工操作方式進行對比，可以減少工作人員的工作時間和工作量，并且能夠提供檔案管理的準確性，進而提升其最終管理效率。教師人事檔案管理工作在應用信息化技術后，能夠對人事信息、業績考核、師資水平作出更加精準的整合，以此保證檔案信息工作具備一致性和完整性。由此可見，教師人事檔案管理工作向數字化發展屬于一種必然趨勢，同時也是教師人事檔案管理工作在未來階段的主要發展路徑。

1 數字化發展環境下，教師人事檔案管理面對的主要問題

1.1 傳統模式下的檔案管理檢索問題

對于教師人事檔案管理工作而言，現有部分學校依舊采用傳統的紙質、人工式管理辦法。這種檔案管理模式不僅會增加管理人員的實際工作量，同時還會給信息檢索增加難度。比如：一些高中學校的人事檔案大多是分類存放形式，在調查某位教師檔案的過程中，首先需要明確其所在類別，然后在此類別中進行逐個進行查找。當管理人員找到教師檔案后，還需要對其相關信息進行仔細查閱，完成查閱后還需要將材料放回其固有位置。在這個查閱的過程中，很有可能導致檔案信息發生遺失或者存放位置錯誤等問題。在此之外，當需要對教師人事檔案進行調動時，還需要歷經上層領導的層層審批，期間的環節過于繁瑣，當任一審批環節發生問題時，均會對教師檔案資料的最終調取環節造成影響，檔案檢閱效率低下[1]。

1.2 管理人員專業能力問題

部分學校在對教師人事檔案進行管理的過程中，正在使用信息化管理系統，但是因為學校自身采用的數字化技術尚不成熟，所以管理系統的維護工作面對的工作難度較高。因為教師人事檔案會涉及比較多的管理內容，如：教師的薪酬水平、職稱學歷、工作經歷等基本信息，并且大部分教師資料均是由教師本人負責提供，在教師填寫檔案的過程中，極有可能存在部分信息填寫不全面或者不夠規范的情況；再加上信息系統結構中設置的填寫模板是統一的，在對教師人事檔案相關信息進行錄入的過程中，很有可能會由于技術水平不足而導致部分信息錄入錯誤，一些教師的信息檔案中還會涉及一部分圖像資料，如果信息化技術不到位，就會對這些影像資料的后期轉換造成影響，進而使教師檔案完整性受到破壞。在此之外，教師人事檔案信息處于實時變化過程中，動態性特點明顯，所以檔案管理人員需要對教師相關信息進行實時更新，比如：教師的職稱和學歷在其任職期間隨時有可能發生變化，如果檔案管理人員無法及時對檔案信息系統做出必要的更新和維護，就會造成部分教師檔案信息缺失的情況，最后對檔案管理效率造成不利影響[2]。

1.3 技術不成熟問題

教師檔案想要實現數字化管理，需要檔案管理者具備足夠的檔案管理知識。掌握一定的信息化技術和數字化技術，可以更加靈活地使用這些技術對人事檔案工作進行輔助管理作用。但是，從當前階段的發展狀況來看，部分教師人事檔案管理工作人員均不是檔案管理專業畢業，對于各類檔案管理技術缺少足夠的使用經驗和學習經驗。比如：部分學校并未設置專門的管理人員進行教師人事檔案的管理，而是通過教務科中的一些行政人員或者部分在職教師進行兼管，此時的兼管人員大多僅能夠對檔案進行比較簡單的查閱和整理，或者是通過計算機建立起對應的Excel表格，將相關的教師信息進行簡單的交流和匯總，并不能做到檔案信息的精細化管理和處理，進而造成教師檔案管理工作的效率低下，檔案管理效果也會因此受到影響[3]。

2 數字化背景下，發展教師人事檔案管理系統的有效策略

2.1 打造專門的教師人事檔案管理系統

在學校建立起專門的人事檔案管理系統，將此前階段的紙質人事檔案轉化成現代化數字信息檔案，并錄入到系統中。建設系統過程中需要保證各個功能模塊的有效性，使各個功能模塊之間形成一個完整的運行體系，通過這種方式滿足用戶的使用要求。比如：教師登錄或者退出模塊、教師信息查詢模塊、教師檔案管理模塊、數據導出導入模塊、數據處理模塊、數據打印模塊和系統設置模塊等，這些模塊均需要具備有效性，保證管理人員在應用模塊功能時可以正常發揮作用，為人事檔案信息的準確度和完整性提供必要的安全保障。在此期間，需要保證各個相關模塊之間的配合有效性，對教師相關信息做出有效統計，進而為查詢者提供更為系統化全面化的教師檔案信息表格[4]。

2.2 利用不同類型的管理方式延長檔案管理時間

在管理教師人事檔案的過程中，需要保證教師檔案長期儲存管理的有效性。比如：利用光盤或者硬盤對檔案信息進行保存的方式具有一定的時限性，因此需要管理人員對相關數據信息進行更新，保證信息保存工作的有效性。因此，需要對信息儲存截止進行定期更新，并將有關數據資料復制到新的儲存介質中，避免因為保存時限的問題影響到檔案信息管理質量。與此同時，還需要保證自身數字化管理技術的升級及時性，部分管理功能在新的電子計算機應用環境中會存在無法被有效識別的情況，所以需要對此前階段的固有數據進行格式轉換，保證無法識別信息的情況不會發生，對人事檔案的有效管理造成不利影響。

2.3 加強教師人事檔案管理工作中的專業素質

教師檔案數字管理，需要學校加強專業管理隊伍的建設，為數字檔案管理培養出更多的專業化人才，用以滿足數字檔案管理工作的開展需要。比如：招聘更多檔案信息管理專業人才，利用這些人才的專業能力提升自身檔案管理工作質量和工作效率。在此期間，還需要針對檔案管理人員開展專門的技術培訓，保證檔案管理人員能夠及時了解最新的管理技術和管理知識。在此基礎上，針對部分工作表現和工作效果比較突出的工作人員，還可以為其提出表彰并設定合理的獎勵制度，以此提升檔案管理人員的工作熱情和工作積極性，從而為教師人事檔案管理工作提供更為全面的保障作用。

3 結語

綜上所述，學校教師檔案管理工作需要受到學校管理者的重視，檔案管理系統數字化發展的過程中，為其提供必要的保障措施，通過師資建設、技術升級、延長檔案管理有效時間的方式提升人事檔案管理質量。在數字化發展背景下，從事學校教師人事檔案管理的工作人員，需要不斷提升自身專業能力，保證自身技術水平能夠滿足檔案管理工作的開展需要。