數(shù)字化背景下教師人事檔案管理研究

茍麗華

（新疆輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院，新疆 烏魯木齊 830021）

將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在教師人事檔案管理工作中，能夠大幅度提升檔案管理工作效率，與人工操作方式進(jìn)行對(duì)比，可以減少工作人員的工作時(shí)間和工作量，并且能夠提供檔案管理的準(zhǔn)確性，進(jìn)而提升其最終管理效率。教師人事檔案管理工作在應(yīng)用信息化技術(shù)后，能夠?qū)θ耸滦畔ⅰI(yè)績(jī)考核、師資水平作出更加精準(zhǔn)的整合，以此保證檔案信息工作具備一致性和完整性。由此可見，教師人事檔案管理工作向數(shù)字化發(fā)展屬于一種必然趨勢(shì)，同時(shí)也是教師人事檔案管理工作在未來階段的主要發(fā)展路徑。

1 數(shù)字化發(fā)展環(huán)境下，教師人事檔案管理面對(duì)的主要問題

1.1 傳統(tǒng)模式下的檔案管理檢索問題

對(duì)于教師人事檔案管理工作而言，現(xiàn)有部分學(xué)校依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)、人工式管理辦法。這種檔案管理模式不僅會(huì)增加管理人員的實(shí)際工作量，同時(shí)還會(huì)給信息檢索增加難度。比如：一些高中學(xué)校的人事檔案大多是分類存放形式，在調(diào)查某位教師檔案的過程中，首先需要明確其所在類別，然后在此類別中進(jìn)行逐個(gè)進(jìn)行查找。當(dāng)管理人員找到教師檔案后，還需要對(duì)其相關(guān)信息進(jìn)行仔細(xì)查閱，完成查閱后還需要將材料放回其固有位置。在這個(gè)查閱的過程中，很有可能導(dǎo)致檔案信息發(fā)生遺失或者存放位置錯(cuò)誤等問題。在此之外，當(dāng)需要對(duì)教師人事檔案進(jìn)行調(diào)動(dòng)時(shí)，還需要?dú)v經(jīng)上層領(lǐng)導(dǎo)的層層審批，期間的環(huán)節(jié)過于繁瑣，當(dāng)任一審批環(huán)節(jié)發(fā)生問題時(shí)，均會(huì)對(duì)教師檔案資料的最終調(diào)取環(huán)節(jié)造成影響，檔案檢閱效率低下[1]。

1.2 管理人員專業(yè)能力問題

部分學(xué)校在對(duì)教師人事檔案進(jìn)行管理的過程中，正在使用信息化管理系統(tǒng)，但是因?yàn)閷W(xué)校自身采用的數(shù)字化技術(shù)尚不成熟，所以管理系統(tǒng)的維護(hù)工作面對(duì)的工作難度較高。因?yàn)榻處熑耸聶n案會(huì)涉及比較多的管理內(nèi)容，如：教師的薪酬水平、職稱學(xué)歷、工作經(jīng)歷等基本信息，并且大部分教師資料均是由教師本人負(fù)責(zé)提供，在教師填寫檔案的過程中，極有可能存在部分信息填寫不全面或者不夠規(guī)范的情況；再加上信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)中設(shè)置的填寫模板是統(tǒng)一的，在對(duì)教師人事檔案相關(guān)信息進(jìn)行錄入的過程中，很有可能會(huì)由于技術(shù)水平不足而導(dǎo)致部分信息錄入錯(cuò)誤，一些教師的信息檔案中還會(huì)涉及一部分圖像資料，如果信息化技術(shù)不到位，就會(huì)對(duì)這些影像資料的后期轉(zhuǎn)換造成影響，進(jìn)而使教師檔案完整性受到破壞。在此之外，教師人事檔案信息處于實(shí)時(shí)變化過程中，動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)明顯，所以檔案管理人員需要對(duì)教師相關(guān)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，比如：教師的職稱和學(xué)歷在其任職期間隨時(shí)有可能發(fā)生變化，如果檔案管理人員無法及時(shí)對(duì)檔案信息系統(tǒng)做出必要的更新和維護(hù)，就會(huì)造成部分教師檔案信息缺失的情況，最后對(duì)檔案管理效率造成不利影響[2]。

1.3 技術(shù)不成熟問題

教師檔案想要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，需要檔案管理者具備足夠的檔案管理知識(shí)。掌握一定的信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)，可以更加靈活地使用這些技術(shù)對(duì)人事檔案工作進(jìn)行輔助管理作用。但是，從當(dāng)前階段的發(fā)展?fàn)顩r來看，部分教師人事檔案管理工作人員均不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，對(duì)于各類檔案管理技術(shù)缺少足夠的使用經(jīng)驗(yàn)和學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)。比如：部分學(xué)校并未設(shè)置專門的管理人員進(jìn)行教師人事檔案的管理，而是通過教務(wù)科中的一些行政人員或者部分在職教師進(jìn)行兼管，此時(shí)的兼管人員大多僅能夠?qū)n案進(jìn)行比較簡(jiǎn)單的查閱和整理，或者是通過計(jì)算機(jī)建立起對(duì)應(yīng)的Excel表格，將相關(guān)的教師信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的交流和匯總，并不能做到檔案信息的精細(xì)化管理和處理，進(jìn)而造成教師檔案管理工作的效率低下，檔案管理效果也會(huì)因此受到影響[3]。

2 數(shù)字化背景下，發(fā)展教師人事檔案管理系統(tǒng)的有效策略

2.1 打造專門的教師人事檔案管理系統(tǒng)

在學(xué)校建立起專門的人事檔案管理系統(tǒng)，將此前階段的紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)化成現(xiàn)代化數(shù)字信息檔案，并錄入到系統(tǒng)中。建設(shè)系統(tǒng)過程中需要保證各個(gè)功能模塊的有效性，使各個(gè)功能模塊之間形成一個(gè)完整的運(yùn)行體系，通過這種方式滿足用戶的使用要求。比如：教師登錄或者退出模塊、教師信息查詢模塊、教師檔案管理模塊、數(shù)據(jù)導(dǎo)出導(dǎo)入模塊、數(shù)據(jù)處理模塊、數(shù)據(jù)打印模塊和系統(tǒng)設(shè)置模塊等，這些模塊均需要具備有效性，保證管理人員在應(yīng)用模塊功能時(shí)可以正常發(fā)揮作用，為人事檔案信息的準(zhǔn)確度和完整性提供必要的安全保障。在此期間，需要保證各個(gè)相關(guān)模塊之間的配合有效性，對(duì)教師相關(guān)信息做出有效統(tǒng)計(jì)，進(jìn)而為查詢者提供更為系統(tǒng)化全面化的教師檔案信息表格[4]。

2.2 利用不同類型的管理方式延長(zhǎng)檔案管理時(shí)間

在管理教師人事檔案的過程中，需要保證教師檔案長(zhǎng)期儲(chǔ)存管理的有效性。比如：利用光盤或者硬盤對(duì)檔案信息進(jìn)行保存的方式具有一定的時(shí)限性，因此需要管理人員對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行更新，保證信息保存工作的有效性。因此，需要對(duì)信息儲(chǔ)存截止進(jìn)行定期更新，并將有關(guān)數(shù)據(jù)資料復(fù)制到新的儲(chǔ)存介質(zhì)中，避免因?yàn)楸４鏁r(shí)限的問題影響到檔案信息管理質(zhì)量。與此同時(shí)，還需要保證自身數(shù)字化管理技術(shù)的升級(jí)及時(shí)性，部分管理功能在新的電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境中會(huì)存在無法被有效識(shí)別的情況，所以需要對(duì)此前階段的固有數(shù)據(jù)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，保證無法識(shí)別信息的情況不會(huì)發(fā)生，對(duì)人事檔案的有效管理造成不利影響。

2.3 加強(qiáng)教師人事檔案管理工作中的專業(yè)素質(zhì)

教師檔案數(shù)字管理，需要學(xué)校加強(qiáng)專業(yè)管理隊(duì)伍的建設(shè)，為數(shù)字檔案管理培養(yǎng)出更多的專業(yè)化人才，用以滿足數(shù)字檔案管理工作的開展需要。比如：招聘更多檔案信息管理專業(yè)人才，利用這些人才的專業(yè)能力提升自身檔案管理工作質(zhì)量和工作效率。在此期間，還需要針對(duì)檔案管理人員開展專門的技術(shù)培訓(xùn)，保證檔案管理人員能夠及時(shí)了解最新的管理技術(shù)和管理知識(shí)。在此基礎(chǔ)上，針對(duì)部分工作表現(xiàn)和工作效果比較突出的工作人員，還可以為其提出表彰并設(shè)定合理的獎(jiǎng)勵(lì)制度，以此提升檔案管理人員的工作熱情和工作積極性，從而為教師人事檔案管理工作提供更為全面的保障作用。

3 結(jié)語

綜上所述，學(xué)校教師檔案管理工作需要受到學(xué)校管理者的重視，檔案管理系統(tǒng)數(shù)字化發(fā)展的過程中，為其提供必要的保障措施，通過師資建設(shè)、技術(shù)升級(jí)、延長(zhǎng)檔案管理有效時(shí)間的方式提升人事檔案管理質(zhì)量。在數(shù)字化發(fā)展背景下，從事學(xué)校教師人事檔案管理的工作人員，需要不斷提升自身專業(yè)能力，保證自身技術(shù)水平能夠滿足檔案管理工作的開展需要。