機關單位的電子檔案管理措施闡述

周麗梅

（菏澤市紀委監委，山東 菏澤 274000）

對機關單位來講，檔案管理是重要的工作內容之一，并且其具有重要的作用。但隨著時代的發展，其逐漸向電子信息化方向進行轉變，為了符合時代發展的需求，需要對機關單位電子檔案管理措施進行研究。本文從以下方面對其進行詳細的闡述。此次研究對豐富電子檔案管理工作方面知識具有理論性意義。

1 機關單位檔案管理實現信息化的意義

對傳統的機關單位來講，其檔案主要以紙質檔案為主，從紙制檔案管理和存儲的角度來講，不僅需要足夠大的空間來進行存儲，而且檔案出現破損的概率相對較大。對機關單位進行電子檔電子化檔案管理，主要將檔案在政府數據平臺中進行保存，這樣使存儲空間得到有效節約的同時，使檔案出現破損的概率顯著降的降低。與此同時，由于機關單位的用紙量得到大幅度的減少，讓機關單位綠色政務辦公的形象得到有效的樹立。另外，對機關單位檔案進行電子化管理，使人工進行的維護、管理，備份等工作得到有效的簡化，讓其工作效率得到大幅度的提升，并使人力成本得到明顯的節約，甚至可以使服務質量得到明顯的提高。

2 機關單位電子檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理人員素質低下

當機關單位檔案管理人員來講，由于其綜合素養相對較低，且吸收新鮮事物的能力相對較差，這樣不僅使機關單位電子檔案管理的發展受到一定的限制，而且對檔案管理的質量產生不良影響。因此，對檔案管理人員的綜合素養進行提升具有重要的意義。

2.2 電子檔案安全性相對欠缺

從機關單位電子檔案的角度來看，對其發展產生主要影響的因素之一為安全問題。當泄露現象出現在電子檔案管理運行之中，這樣導致電子檔案管理的意義蕩然無存，甚至會對國民經濟的健康發展以及社會的穩定性產生嚴重的影響。由于電子信息技術的高速發展，使得黑客技術也越來越成熟，當機關單位電子檔案進行傳輸以及存儲時，容易受到不法分子的入侵，使得機關網絡出現病毒侵害等現象，嚴重時會導致信息的泄露。

2.3 電子檔案管理機制缺乏完善性

對當下的機關單位電子檔案管理來講，其管理機制存在一定的缺陷，如缺乏具體的責任人，使得管理過程中出現相互推諉的現象，使得工作效率大打折扣。另外，由于分類劃分模式缺乏科學性，使得電子檔案管理的運行受到一定的阻礙，甚至使運行出現明顯的混亂現象，從而對電子檔案管理的發展產生不良影響。

3 加強機關單位電子檔案管理的措施

3.1 利用技術創新提升安全系數

在時代不斷發展的背景下，創新能力是機關單位電子檔案人員需要具備的專業素養之一。利用不斷學習的方式，對已存在的安全隱患問題進行一定的解決，在學習的過程中，需要對存在的問題進行全面深入地思考，對現有的技術進行一定的創新，這樣可以使電子檔案人員的運行穩定性得到有效地保障。與此同時，提高相應技術的水平，可以為電子檔案的安全管理提供基礎保障，因此，需要在機關的內部中對責任進行明確和清晰劃分，并落實到各個員工之上，這樣可以使各個員工明確自身的工作職責，以此來對自身的操作進行有效的規范。另外，對遇到的安全故障來講，需要進行專項的培訓和演習，通過這樣的方式來提高其技術水平，從而使其安全系數能夠和時代發展保持一致性。

3.2 完善電子檔案管理機制

在互聯網時代背景下，需要對大數據平臺核心技術的特征進行充分的掌握，并在機關單位運維特點的基礎上，科學合理的優化設計電子檔案，主要從以下方面入手：首先，對責任主體的意識進行不斷地加強，在量化指標的基礎上，完成對工作的細化，并對檔案責任管理機制進行有效制定，這樣可以使保密制度得到有效地落實，從而為檔案管理工作的順利開展提供基礎保障；其次，對資金和技術的投入力度進行不斷地強化，使電子檔案管理機制的價值得到最大化的體現，為機關單位信息化的順利開展奠定基礎保障；最后，在對機制進行不斷 完善得時候，需要對大數據信息平臺進行科學的應用，使電子檔案的優化管理以及匯總分析得以實現，這樣可以使檔案管理中存在的精準性低以及無序性等問題得到有效的杜絕，進而為機關單位電子信息檔案管理的可靠性提供基礎保障。除此之外，機關單位對大數據信息平臺進行有效運用，并在算法分析的基礎上，對平臺的推廣性及判斷性進行有效分析，并使數據融合的效率得到有效地加強，這樣不僅為數據的一致性提供保證，而且使資源得到合理化的配置，把機關單位檔案管理與大數據進行有效地結合，使得檔案管理的規劃性得到有效地強化，并且對資源規劃的特點進行有效的明確，使檔案管理的綜合質量得到大幅度的提高。

3.3 加強人才隊伍建設

對機關單位檔案管理工作來講，檔案管理人員的專業素養能夠對檔案管理工作質量產生直接的影響，所以，需要對專業化的人才隊伍進行構建。首先，由于電子檔案信息化涉及的內容和領域相對較多，所以需要對階梯化的人才隊伍進行構建，并突破原有的管理模式，通過不定時培訓的方式，來提高檔案管理人員的專業技能和職業素養。在進行培訓的過程中，需要對培訓方式進行一定的創新，利用劃分層次和突出重點的形式，來對培訓內容進行展示，并對信息化運用能力進行重點培養，讓檔案管理人員進行相互探討，使彼此之間能夠產生全新的觀念和火花，從而使彼此都能夠得到有效地提升。其次，對檔案管理人員的主動性進行調動，使其能夠對檔案管理產生正確的認知，以此來使其服務質量和工作效率都得到大幅度的提升。最后，對相應的基礎設施進行完善，這樣可以為機關單位信息化質量和效率的提高提供助力，所以，需要在單位實際需求的基礎上，對機關單位信息化基礎設施進行完善，從而使電子檔案管理設備得到有效的更新。

4 結語

通過本文的論述可知，對機關單位檔案進行電子化管理具有重要的意義，不僅可以使檔案管理的質量和效率得到明顯的提升，而且可以有效樹立綠色政務的健康形象，甚至可以使人力成本得到有效的節約，因此，需要對其相應的措施進行不斷研究，使其作用得到最大化的體現，進而為機關單位電子檔案管理工作的健康發展提供保障。