信息化背景下的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案創(chuàng)新管理探討

杜洪衛(wèi)

（郯城縣城鄉(xiāng)建設(shè)綜合服務(wù)中心，山東 臨沂 276100）

在城鄉(xiāng)建設(shè)當(dāng)中，強(qiáng)化城建檔案管理可以為城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展打下重要基礎(chǔ)。如今，伴隨國內(nèi)的城市化進(jìn)程逐漸加速，政府正在加大對城鄉(xiāng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投資，以改善人們的生活環(huán)境。特別是在倡導(dǎo)“智慧城市”之后，需要利用信息技術(shù)來對城鄉(xiāng)的軟硬件建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化，致使城鄉(xiāng)建設(shè)的檔案管理難度也越來越大。所以，有必要重視城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理工作，提高其管理的質(zhì)量，為信息化背景下的城鄉(xiāng)建設(shè)工作提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

1 信息化背景下城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理的價值

城鄉(xiāng)建設(shè)檔案具有的參考以及使用價值十分大，從城鄉(xiāng)建設(shè)公司以及機(jī)構(gòu)來看，創(chuàng)新是城鄉(xiāng)建設(shè)的必要組成部分。然而要想做好創(chuàng)新工作，就要基于前人的經(jīng)驗。目前，城建檔案館的角色就是集聚前人的經(jīng)驗，為創(chuàng)新者提供了參考以及借鑒，以幫助他們進(jìn)行更好的創(chuàng)新。檔案管理的信息化結(jié)構(gòu)使人們可以有效地使用并傳播冗長的信息，從而大大減少用戶在使用信息當(dāng)中的等待以及查詢時間，并有效提高工作效率，進(jìn)而人們可以將更多時間用來進(jìn)行創(chuàng)新，提高成品的質(zhì)量和完善度。

2 當(dāng)前城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理中的問題

2.1 城鄉(xiāng)建設(shè)的檔案管理基礎(chǔ)不足

我國城鄉(xiāng)建設(shè)的檔案管理工作建立于計劃經(jīng)濟(jì)這一時期，其歷史源遠(yuǎn)流長。在以前的計劃經(jīng)濟(jì)中，城鄉(xiāng)的發(fā)展緩慢，人口的流動性較差，城鄉(xiāng)建設(shè)的內(nèi)容單一，管理城鄉(xiāng)建設(shè)的檔案簡單易行。在此種情形下，城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理的基礎(chǔ)較為薄弱。改革開放之后，社會經(jīng)濟(jì)的形式變得復(fù)雜，我國檔案管理的發(fā)展不力也使得城建檔案館發(fā)展模式滯后，這對城鄉(xiāng)發(fā)展造成了各種制約。許多歸檔工作，例如城鄉(xiāng)建設(shè)項目以及人力資源的檔案發(fā)生遺漏以及丟失，大大影響了經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展。

2.2 管理人員欠缺專業(yè)素養(yǎng)

當(dāng)前，我國管理城鄉(xiāng)建設(shè)檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)還不足，特別是農(nóng)村地區(qū)的檔案管理人員，缺乏檔案管理的基本技能。在以往的計劃經(jīng)濟(jì)中，通過紙質(zhì)文件的形式來管理檔案，對人員的專業(yè)要求不高。伴隨信息技術(shù)的更新?lián)Q代，檔案管理工作需要電子文件以及紙質(zhì)文件兩者形式，對檔案管理要求不斷提高。在獲得基本專業(yè)知識的同時，檔案管理人員必須擁有特定的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并且能夠掌握與檔案管理有關(guān)的許多信息技術(shù)。然而，在實際管理中，許多人員仍然運(yùn)用以往的工作形式，不了解最新的信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，即使了解也不能夠有效地運(yùn)用。

2.3 檔案管理滯后于城鄉(xiāng)建設(shè)的發(fā)展

在逐漸復(fù)雜的信息網(wǎng)絡(luò)化的辦公氛圍中，城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理的理念日趨滯后于城鄉(xiāng)建設(shè)以及社會人口的需求，與當(dāng)前的人民生活和社會生產(chǎn)的信息統(tǒng)計不同步。主要跡象是當(dāng)前的人口流動性大，針對流動的人口，城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理顯得極為混亂。居民進(jìn)行檔案問題處理的過程既復(fù)雜又繁瑣。信息化背景下的檔案管理工作對信息化的運(yùn)用不足，給居民正常生活以及人事組織造成極大不利影響。

3 信息化背景下城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理的信息建議

3.1 整體規(guī)劃城建工作檔案管理的信息化系統(tǒng)

管理城鄉(xiāng)地區(qū)的建設(shè)檔案過程中，信息化不是一項簡單的任務(wù)，而是一個龐大的項目。所以，要對特定部門以及地區(qū)中的一切檔案執(zhí)行信息化構(gòu)建，首先就要進(jìn)行整體設(shè)計，然后基于檔案本身條件及特征實現(xiàn)個性化。盡量在城建檔案館的管理范圍內(nèi)提高信息化的有效性。另外，應(yīng)與應(yīng)用系統(tǒng)的實際效果相結(jié)合，通過諸多環(huán)節(jié)的測試，對城建檔案館中信息化管理系統(tǒng)的適用性進(jìn)行分析，并以實際需要為導(dǎo)向進(jìn)行及時調(diào)整，以提高其實效性。

以縣級的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館為例，總體規(guī)劃主要包括四方面：其一，樹立現(xiàn)代化建設(shè)的總體思想，在習(xí)近平總書記的思想指導(dǎo)下，對檔案系統(tǒng)重點改革。其二，為信息化建設(shè)制定任務(wù)以及目標(biāo)，其任務(wù)是建立一個更快捷、更方便的信息管理系統(tǒng)，執(zhí)行各類改革創(chuàng)新。其三，明確設(shè)計的要求及方式并改進(jìn)歸檔形式，進(jìn)一步構(gòu)建檔案管理的應(yīng)用系統(tǒng)以及基礎(chǔ)建設(shè)，改善歸檔資源的構(gòu)建。筆者所在單位以往主要運(yùn)用人工管理方式，檔案整理和檢索利用十分繁瑣和困難，而集成檔案管理系統(tǒng)能夠有效提高檔案利用效率，還可以支持多種個性化服務(wù)，包括用于基于一定規(guī)則的批處理連接、自動序列號提取以及其他個性化服務(wù)。筆者借助該系統(tǒng)，將工程項目檔案全部錄入，實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步保管，大大提高了城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理質(zhì)量和利用效率。其四，進(jìn)行相關(guān)的時間調(diào)整，力爭在計劃的時間之內(nèi)完成相應(yīng)的工作。

3.2 有效構(gòu)建城鄉(xiāng)建設(shè)的檔案信息網(wǎng)站

管理部門在互聯(lián)網(wǎng)上通過城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息網(wǎng)站呈現(xiàn)信息，旨在幫助信息需求者更加便捷地對所需的檔案以及文件進(jìn)行查詢。需要基于部門所有權(quán)，在城鄉(xiāng)建設(shè)管理中納入管理城鄉(xiāng)的建設(shè)檔案，從而在不同部門之間的共享資源，幫助需求者簡化檔案查詢的過程。(在檔案管理系統(tǒng)引入之前，城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理主要運(yùn)用以往的人工檔案管理方式。手動對檔案進(jìn)行編號以及分類，并需要使用手動的形式來進(jìn)行檔案搜索。這使得搜索檔案十分繁瑣，也使得難以共享文件資源的情況。而新型的集成檔案管理系統(tǒng)有效地幫助該地區(qū)的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館最大限度地利用以及共享檔案資源。資源網(wǎng)站具有很高的實用性，需要網(wǎng)站工程師對搜索功能進(jìn)行優(yōu)化，能夠快速打開、搜索網(wǎng)站上的電子文檔以及文件，并實現(xiàn)網(wǎng)站資源開放的最大化，最終提高使用網(wǎng)站的實際效果。通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，可以實現(xiàn)檔案的共享、網(wǎng)絡(luò)的查詢及使用。另外，復(fù)雜文件的查詢以及管理人員即有特權(quán)，也保證了使用檔案的安全性能及合法性。

3.3 提高檔案管理的規(guī)范化以及信息化水平

信息化是管理城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的漫長過程，信息化當(dāng)中需要基于現(xiàn)實的要求以及情況進(jìn)行合理的調(diào)整。一方面，信息化檔案管理基于國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，同級檔案應(yīng)努力保持一致的管理模式以及文件格式。這使上級部門可以更好地執(zhí)行統(tǒng)一的管理以及調(diào)度，還可以使得信息需求者更便捷地接收以及使用對應(yīng)的電子文件。另一方面，檔案館必須結(jié)合自身的各種特點，對檔案館的管理信息做到個性化的設(shè)計，以使檔案館更加方便地進(jìn)行檔案使用以及查詢工作。

4 結(jié)論

總之，在信息化背景下做好城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的管理非常重要。有關(guān)部門亟需健全監(jiān)督管理機(jī)制，對城鄉(xiāng)建設(shè)檔案進(jìn)行有效控制和監(jiān)督，不斷對檔案管理進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計，并豐富城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的內(nèi)容，使其更加完整、齊全，為城鄉(xiāng)規(guī)劃以及城市建設(shè)提供檔案服務(wù)。