信息化時代醫院文書檔案管理研究

劉艷軍

（山西省呂梁市人民醫院，山西 呂梁 033000）

醫院文書檔案運用信息化儲存方式，可以提高醫院各部門工作質量和效率，在傳統醫院文書檔案管理基礎上，合理運用科學信息技術，逐漸彌補人工管理不足，文書檔案管理是醫院的基礎工作，提升基礎工作效率促進醫院工作進展。現階段各行業追求高效性和方便性，傳統人工方式儲存文書檔案已經不能適應現代社會，限制醫院管理。醫院文書檔案管理主要對醫院重要文件、患者病歷等龐大資料記載管理，信息化時代資料管理應是高效性的，利用科技設備儲存文檔資料提高工作效率，是完善文檔管理的最有效方法，在醫院文書檔案管理過程中，應該逐漸應用高科技設備滿足日常管理工作。

1 現階段醫院文書檔案管理問題

1）檔案管理模式落后。彌補現階段醫院檔案管理不足，應逐漸應用計算機網絡技術，廣泛應用計算機網絡技術改變傳統檔案儲存方式。習慣了傳統檔案管理的工作模式，醫院文書檔案管理人員應逐漸適應新工作方式，檔案管理人員對新工作模式的接受程度，直接影響工作效率，合理落實計算機檔案儲存技術，提高檔案管理工作人員計算機操作能力，逐漸適應計算機儲存管理新型工作模式。地方醫院相比省會三甲醫院，文書檔案管理模式更為落后，無法形成系統性檔案管理方式，導致醫學文獻得不到有效保存，患者病歷無法有效調閱，阻礙了地方醫院的管理。針對現有問題，醫院檔案管理應該采取信息化儲存方式，完善信息化管理系統，利用傳統文書檔案管理工作經驗，提高整體醫療管理水平。

2）文檔管理制度不完善，計算機基礎設施不足。不少醫院注重醫生工作，不重視醫院檔案管理，沒有完善的檔案管理制度，導致文書檔案存儲不規范，為后續工作留下隱患。為促進醫院文書檔案信息化管理，應該在日常工作時，建立完善的管理制度，管理制度是提升文檔管理工作效率的基礎條件，醫院文檔管理工作人員在工作時嚴格遵守規章制度，落實文檔管理信息化存儲，提高文書檔案管理效率。在推動信息化儲存時，缺少計算機基礎設備是制約信息化檔案管理的弊端，計算機硬件設備是現代化醫院必備的基礎設施，計算機在醫院各部門廣泛應用，提高文書檔案存儲效率。針對醫院計算機基礎設備不足問題，院方領導應該合理運用資金，加大基礎醫療設備投資，為檔案信息化管理提供便利條件。

3）不重視文書檔案資源共享。院方領導作為管理層，應該重視文書檔案資源共享，單純對文書檔案進行儲存不能做到資源利用最大化，各科室之間利用計算機信息儲存便利條件，合理利用文書檔案，提高工作效率，不同科室之間無法查閱患者信息，限制了信息利用率，降低了醫生工作效率。

4）不重視信息科技的實用性。在醫院各環節工作，應該重視利用計算機信息技術，合理利用計算機實用性，提高文書檔案管理效率。現階段醫院基礎信息建設已經初見雛形，在實際工作中應該重視信息科技的實用性，加大信息設備使用效率。文書檔案管理應該在醫院基礎信息建設的基礎上，完善管理系統，重視信息科技實用性，提高文書檔案管理效率。

2 文書檔案信息化管理意義

1）確保文書檔案的安全性和有效性。和傳統文書檔案儲存方式相比，信息化管理醫院文書檔案更能確保其安全性和有效性。紙質檔案存儲更多利用人工操作，工作繁復不能保證效率和質量，紙質文檔存儲過程中如遇到潮濕環境或者火災，會造成文檔損壞，導致珍貴醫學文獻損毀。利用信息化存儲手段進行文書檔案管理，可以在根本上保證文書檔案的安全性，即使發生突發事件，文書檔案的備份文件也可以提供參考價值。

2）提高工作效率。傳統文書檔案管理方式，已經不能適應現階段社會發展，人工管理耗費時間，紙質存檔占用更多空間造成浪費，在保證文書檔案管理質量的前提下，提高工作效率是管理的提升。醫院文書檔案信息化管理應該在具體工作中總結經驗，高效完成檔案存儲工作，提高計算機操作效率，減少錯誤發生，提高檔案管理質量。

3）信息化管理利于信息共享。信息化管理方式對檔案信息化存儲，使醫院資源管理方式從單一型到系統性發展，利用信息化檔案管理方式做到醫院各科室信息資源共享，提高了資源利用率。計算機網絡技術發展，各醫院可以建立共享信息資源，國內各醫院之間可以建立共同信息系統，方便地方醫院查閱三家醫院資料，提高地方醫院醫生經驗，提高了信息資源利用率。

3 信息化時代醫院文書檔案管理具體策略

1）重視文書檔案前端管理。在基礎管理工作開展時，醫院各部門應該樹立“文書檔案一體化”原則，保證分散的文書整體存儲，醫院檔案管理部門應該在信息生成階段到存儲階段落實整體理念，根據一體化文檔管理理念，制定信息化文檔管理制度，加強管理人員培訓，對文書檔案進行前端管理，避免造成文件丟失。文書檔案管理部門應該嚴格制定規章制度，在信息儲存階段做到規范存儲，確保文書檔案不丟失。

2）做好文書檔案管理統籌規劃。信息化時代，文書檔案管理應該進行統籌規劃，針對不同檔案實行不同保存標準，患者病歷等經常調閱的信息，應該采取普通方式信息化存儲，方便醫生治療時調閱資料，CT等圖像掃描文檔應該單獨留有備份，方便患者打印。大數據時代醫院推進信息化檔案管理，應該對電子文件及時歸檔保存，統籌規劃，積極利用信息存儲設備進行文書檔案管理。

3）優化信息大數據。信息化存儲文書檔案，提升了管理效率，醫院相關部門應該保證文檔信息檢索平臺建立，檔案信息數據有效管理和利用，應該保證大數據平臺穩定性，在保證信息存儲穩定性同時提高數據轉換速度，提升文書檔案信息化管理效率。優化信息數據，提高數據精準度，合理運用信息科技，做好文書檔案存儲工作，提升管理水平。醫院可引進新型存儲設備，進行優化存儲，保證管理工作高效運行。

4 結束語

傳統文書檔案管理方式，已經不能適應現階段社會發展，人工管理耗費時間，紙質存檔占用更多空間造成浪費，在保證文書檔案管理質量的前提下，提高工作效率是管理的提升。醫院文書檔案運用信息化儲存方式，可以提高醫院各部門工作質量和效率，在傳統醫院文書檔案管理基礎上，合計運用科學信息技術，逐漸彌補人工管理不足，文書檔案管理是醫院的基礎工作，提升基礎工作效率促進醫院工作進展。