信息化時代機關事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新探究

朱文慧

（河北省承德市圍場縣紀律檢查委員會，河北 承德 068450）

機關單位檔案數(shù)量龐大，給檔案管理工作帶來一定的難度，檔案管理工作具有一定的復雜性，傳統(tǒng)人工管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化檔案管理要求，因此，加強機關單位信息化檔案管理方式尤為重要，既可以實現(xiàn)高效率網(wǎng)絡信息化管理模式，同時還促進現(xiàn)代化社會經(jīng)濟的發(fā)展，由此可見，信息化檔案管理對我國社會經(jīng)濟發(fā)展具有非常深遠的意義。

1 機關事業(yè)單位檔案信息化建設的必要性分析

首先，以往事業(yè)單位采用紙質(zhì)檔案存儲方式，紙質(zhì)檔案在調(diào)閱方面十分不便。大多數(shù)紙質(zhì)檔案會存在在檔案柜中，但是如果檔案目錄記錄不全的情況下，只能依靠人工的方式進行查找與借閱。一旦檔案管理人員出現(xiàn)換崗、調(diào)崗的情況，新的檔案管理人員不了解檔案存儲的情況，那么在尋找檔案上就會花費大量的時間與精力。因此，要加強檔案管理信息化建設，減輕管理人員的工作負擔。采用信息化檔案管理之后，既提高了檔案調(diào)閱效率，同時也減少了申報與審批的環(huán)節(jié)，閱讀者可以直接在系統(tǒng)中調(diào)取相關檔案內(nèi)容[1]。

其次，紙質(zhì)檔案難以保存，并且分布松散。通常機關事業(yè)單位各部門檔案保存在各部門內(nèi)，這對于檔案的統(tǒng)一管理十分不利，從而也給檔案內(nèi)容的利用效率帶來影響。直到信息技術被應用之后，檔案資源得到保護，有效保證了檔案內(nèi)容的安全性，徹底解決檔案存儲所占空間大的問題。

最后，檔案實現(xiàn)信息化建設之后，降低了紙質(zhì)檔案存儲安全隱患的出現(xiàn)。紙質(zhì)檔案不便于保存，遇到明火或者潮濕情況，就會發(fā)生破損。但是將其存放于電腦中既可以實現(xiàn)妥善保管，不易受到損壞。

2 機關事業(yè)單位檔案管理信息化建設現(xiàn)狀分析

1）對檔案信息化建設認識不足。基于互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，信息技術已經(jīng)成為社會發(fā)展的趨勢，但是在機關事業(yè)單位檔案管理工作中，信息化管理理念未能得到普及與實施。部分機關單位對信息化建設缺乏認識，領導與管理人員一致認為，雖然目前采用的管理方法比較落后，但是管理模式已經(jīng)成熟，可以滿足單位的正常需求與發(fā)展，無需再投入資金做出改變[2]。有些機關單位雖然引進了先進的設備儀器，已經(jīng)建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，但是由于管理觀念未打通，實際工作并未實現(xiàn)真正的信息化模式，導致檔案管理工作效率無法提升。

2）缺少完善的配套設施。機關事業(yè)單位檔案信息化建設過程中，離不開高性能的硬件設施與軟件作為基礎保障。但由于管理人員認識上的不足，有些單位領導認為網(wǎng)絡信息技術的使用就是完成檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與使用，忽視信息化檔案管理環(huán)境的創(chuàng)造，設備與設施投入少[3]。其一，檔案管理工作環(huán)境較差，檔案室凌亂不堪，條件十分簡陋，有的機關單位未能為檔案存儲留下充足的空間。其二，相對應的配套設施比較落后，軟件系統(tǒng)未得到及時更新，運用不流暢，嚴重影響用戶調(diào)閱檔案的體驗感。

3 信息化時代機關事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理策略

1）明確檔案信息化建設目標，制定完善管理制度。機關單位檔案管理工作信息化建設需要制定明確的建設目標，結(jié)合檔案管理實際工作，展開科學的信息化建設工作。作為檔案管理人員要加強對檔案管理工作的認識，了解信息化技術應用的優(yōu)勢，促進檔案管理工作資源整合與處理，做好軟件與硬件的開發(fā)與使用，為檔案管理工作開展提供技術支持[4]。信息化檔案創(chuàng)新管理模式的開展，離不開檔案管理制度的支撐。機關單位要結(jié)合從實際工作情況出發(fā)，建立與信息化技術相關聯(lián)的檔案管理制度。按照不同類別的管理工作內(nèi)容，制度的實施與制定也存在差異性，管理人員要準確把握主體工作內(nèi)容。對大量檔案資料進行妥善管理，建立檔案輸入與輸出系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化與數(shù)字化。

2）建立信息化檔案管理系統(tǒng)，有效銜接各系統(tǒng)功能。機關單位內(nèi)部要構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源的共享，實現(xiàn)各部門之間的有效互動與交流，節(jié)省了大量人工查找檔案的時間。檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建需要按照前端控制原則和文檔一體化管理原則，徹底實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)以及檔案保存系統(tǒng)之間的銜接，從而滿足檔案分類整理、長期保存、歸檔處理等工作需求，從而保證檔案電子文檔的真實性與完整性[5]。信息化系統(tǒng)要具有文件保管、文件利用、鑒別處理等方面內(nèi)容，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的自動整理。檔案作為機關事業(yè)單位檔案管理的重要資源，如果機關單位將內(nèi)部局域網(wǎng)與外界社會網(wǎng)絡相連接，此時檔案資源就會被單位內(nèi)部人員與社會大眾共同使用與分享，最大限度發(fā)揮檔案的價值。機關單位可以構(gòu)建全業(yè)務檔案利用平臺，嚴格控制檔案信息化管理的全過程，在平臺上進行檔案的上傳與歸檔工作，經(jīng)過檔案管理人員檢查審批之后，才可以記錄到指定數(shù)據(jù)庫內(nèi)，平臺可以分為電子借閱與紙質(zhì)借閱兩種方式。在機關事業(yè)單位信息化檔案管理建設中，可以引入OCR文字識別技術完成檔案的錄入工作，檔案管理人員將檔案上傳到文字識別系統(tǒng)上，經(jīng)過系統(tǒng)對檔案圖片的識別處理，利用OCR文字識別技術將文檔內(nèi)容讀取下來，形成可供編輯的電子文本，大大提高了檔案錄入速度。

3）提升檔案管理信息化水平，加強檔案管理人員業(yè)務素養(yǎng)提升。隨著信息化社會的逐漸發(fā)展與進步，機關單位要不斷提升檔案管理的信息化水平，其主要做法可以從以下幾個方面闡述，首先，要加強檔案管理人員業(yè)務素養(yǎng)的提升。機關事業(yè)單位領導要對檔案管理人員業(yè)務素養(yǎng)提升給予足夠的重視，針對一些電腦操作水平較低的工作人員，要加大對其信息技術的培訓力度，從而提升檔案管理人員互聯(lián)網(wǎng)應用技術與檔案管理水平，讓檔案管理人員認識到信息技術在檔案管理工作中應用的重要性，從而提升自身的責任意識，全身心投入信息技術培訓與學習中[6]。除此之外，機關事業(yè)單位針對檔案管理人員要定期展開技術培訓活動，合理運用單位內(nèi)部考評體系，有效監(jiān)督檔案管理人員培訓成效，同時還可以制定激勵機制，對工作表現(xiàn)突出，積極配合單位技術培訓活動的檔案管理人員，要給予一定的物質(zhì)獎勵，有利于積極向上的員工完善自身工作能力，并樹立榜樣力量，激發(fā)其他工作人員的工作積極性與熱情，從而從整體上提升機關事業(yè)單位檔案管理人員的工作效率與質(zhì)量，為檔案管理培訓工作順利落實奠定基礎。

4 結(jié)論

綜上所述，現(xiàn)階段，機關事業(yè)單位檔案管理工作想要順利發(fā)展，需要緊隨互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展浪潮，借助信息技術優(yōu)勢創(chuàng)新檔案管理工作。信息技術在機關單位檔案管理中運用，保障了檔案管理工作服務的便捷性與實效性，為機關單位檔案管理可持續(xù)發(fā)展提供便利。