信息時代背景下的電子檔案管理初探

周嚴萍

（上海奉賢燃氣股份有限公司，上海 201400）

自從我國步入信息時代以來，各行各業都在試圖抓住這一改革有利契機，采取了多種多樣的舉措用于節約成本，擴大效益，為大眾提供優質服務，取得了顯著成效。我國檔案管理工作更是不能落在后面，要將電子檔案管理擺在重中之重的位置，思索這一新型管理模式的應用具有哪些優勢，以及可能會遇到的實際問題，有針對性地制定計劃方案，促使檔案管理工作煥發出新的活力，從而為我國檔案事業的蓬勃發展奠定堅實的基礎。

1 電子檔案管理的優勢

1）降低檔案管理人員工作強度。傳統以人工方式進行檔案管理不僅受到主觀因素影響較大，而且工作效率較低，檔案信息的利用率難以得到提高，無法發揮出其應有價值，檔案管理服務能力遭到了極大的削弱。信息時代背景下，采用電子檔案管理模式，在計算機上進行檔案信息的收集、整理、歸檔和利用，推動了檔案管理的自動化、智能化發展進程，不需要像管理紙質檔案一樣去定期晾曬、通風、保養，節省了檔案管理人員的時間精力，減輕了他們的工作負擔，對于調動檔案管理人員的工作積極性大有助益。

2）提高檔案管理效率和質量。眾所周知，大眾對于檔案管理服務能力的要求與日俱增，這就對檔案信息的真實性和完整性提出了更高標準需求，電子檔案管理模式的應用勢必會掀起行業改革浪潮，轉變檔案管理人員的傳統思維，優化工作流程和效果。檔案管理人員將會產生利用現代信息技術和專業軟件實施檔案管理工作的意識，認真仔細的審核檔案信息，防止不實信息摻雜其中，避免信息的泄露，統一檔案信息的格式，方便信息的傳遞，那么檔案管理效率和質量必然會大幅上升，檔案信息的安全性也能得到一定保證。

3）提高了檔案信息利用率。檔案信息蘊含著較高價值，如何能夠將檔案信息最大程度的利用起來，創造更多社會經濟效益，一直是檔案管理工作孜孜不倦探索和研究的重要課題。電子檔案管理模式的應用提供了一個可行思路，網絡環境下檔案信息按照統一格式錄入和保存，可以在不同系統之間高速傳輸，實現了檔案信息的共享理念，各單位及公眾能夠快速獲取需求的檔案信息，用于制定決策、辦理業務，顯著提高了檔案信息的利用率，檔案管理服務職能得以有效發揮，為檔案事業發展貢獻了不可小覷的力量。

2 信息時代下電子檔案管理存在的主要問題

1）管理體系不夠完善。由于電子檔案管理模式的應用時間尚短，因此在制度體系建設上仍然不夠健全，未能清晰劃分各人員責任，指導相關工作的開展，管理職責交叉問題極為普遍，再加上對于違規操作者及未履行責任者的懲戒不夠嚴厲，嚴重影響到了檔案管理人員的工作態度和工作熱情，致使電子檔案管理成效不佳。有些檔案管理人員產生了錯誤認知，不能嚴格約束自己的行為，給電子檔案的安全性及具體利用埋下了不小隱患。

2）電子檔案安全問題。有些檔案管理人員的權限過大，卻不能夠合理地使用手中職權，加大了檔案信息的篡改風險，很難在計算機上查找到原始檔案信息，檔案信息安全岌岌可危。互聯網平臺上有著海量的數據信息，這些信息變動頻繁，理應及時予以收集和整理，否則檔案信息的時效性就將難以保證。然而當前電子檔案管理過程中信息同步不及時的情況并不罕見，歸根究底在于檔案信息的歸檔工作沒有落實到位，在一定程度上制約了檔案信息的有效利用。

3）檔案管理人員素質較低。檔案管理人員作為管理檔案信息的主要負責人，其專業素質能力對于實際工作效果有著巨大影響，目前我國極度缺少專業的檔案管理人才，給電子檔案管理模式的應用增加了障礙。檔案管理人員素質參差不齊，部分檔案管理人員的責任心較差，信息素質有待提高，不能靈活使用現代信息技術進行檔案信息的收集和傳遞，維護檔案信息的安全，使得檔案管理服務職能的發揮受阻，釀成了重大損失。

3 信息時代背景下優化電子檔案管理的措施

1）構建完善的電子檔案管理體系。為了保證電子檔案管理的規范化、科學化開展，需要建立相對完善的管理體系，結合實際工作要求科學劃分各崗位人員職責，使之正確認識電子檔案管理工作要求及自己應該履行的責任，更新思想觀念，執行改革措施。將檔案管理人員的工作表現與其工作績效掛鉤，定期實施考核，根據考核結果進行獎懲，以調動檔案管理人員的主觀能動性，徹底杜絕僥幸心理滋生，這樣檔案管理工作隊伍面貌煥然一新，檔案管理人員操作更加趨于標準，大大推動了電子檔案管理工作的落實。

2）動態管理電子檔案。當前，網絡信息技術的快速發展，每天要面對大量的數據信息，與此同時，伴隨著社會生產活動的持續開展，無時無刻不在產生著海量的數據信息，這些數據信息會在較短的時間內迅速更新換代，如處理不當，就會降低信息數據的利用率，影響企業經營管理，甚至是決策的制定。所以，必須堅持動態化管理的原則，確保所獲信息的時效性，檔案信息才能真正具有參考和利用價值。電子檔案管理系統的構建極為必要，可以動態實時的監控檔案信息的采集整理過程，使得檔案信息可以追根溯源，更好的監控工作中的各個環節，檔案管理工作的缺陷能夠被及時發現，即可穩步實施電子檔案管理工作的進一步調整，給社會生產活動的開展及國民經濟健康發展增添助力。

3）提升檔案信息的安全等級。運用電子檔案管理模式需要著重加強檔案信息的安全管理，預防檔案信息的外泄造成不必要的損失，可以設置電子檔案的保密等級和管理權限，根據檔案管理人員的職責分配權限，有操作權限才能夠登陸查看信息，并進行操作，這樣可以減少信息泄露的風險。同理要對用戶權限予以劃分，登錄系統時需輸入賬號密碼，以保證電子檔案瀏覽、打印、下載的安全性。對于那些格外重要的檔案信息要進行加密處理，規定查閱范圍，用戶不能輕易將賬號密碼外借給他人，否則權限會受到限制。同時，應定期對系統和軟件進行維護，及時更新升級，利用殺毒軟件查殺病毒，避免網絡風險，建立安全帶系統防御體系，將安全隱患降到最低，從而維護電子檔案信息安全。

4）提高檔案管理人員綜合素質。建立素質能力水平較高的檔案管理人才隊伍，可以降低檔案信息遺失和泄露風險，提高檔案信息利用率，也有利于企業內部經營管理的規范化和科學化，需要從以下幾點工作著手：一是從多渠道引進具有專業知識技能的檔案管理人員，他們應具有較強的責任意識，可以提出合理的工作建議，以完善電子檔案管理制度，提高相關工作的專業性及有效性。二是對現有檔案管理人員進行專業培訓，提高其信息素養和計算機應用能力，增加與現代電子檔案管理工作的匹配度。三是對電子檔案管理人員進行合理分工，科學設置管理架構，充分發揮管理人員優勢和潛能，全面提高電子檔案管理效能。

4 結語

現階段，電子檔案管理已經成為新趨勢，對檔案信息進行數字化處理，保存在信息系統平臺上，可以實現檔案信息的快速歸檔和高效利用，打破傳統紙質管理模式弊端，是信息時代背景下的一項重大革命。當務之急需要加強電子檔案管理制度體系建設，實施檔案信息的動態化管理和精細化管理，提高檔案信息安全等級，打造高素質工作隊伍，從而促進檔案管理工作的轉型發展，進一步強化檔案服務能力。