檔案管理信息化對(duì)醫(yī)院檔案管理工作者的素養(yǎng)要求

劉緒亮

（泰安市中心醫(yī)院分院后勤保障部，山東 泰安 271000）

近年來(lái)隨著我國(guó)電子政務(wù)發(fā)展迅速，國(guó)家大力推進(jìn)各行各業(yè)信息化建設(shè)，原有的檔案工作模式，服務(wù)方式已經(jīng)不能滿足信息化條件下檔案室的工作需求，檔案資料的信息化建設(shè)、管理等事業(yè)就迫在眉睫。檔案管理的信息化，就對(duì)檔案工作人員的工作提出了更高的要求。

1 加強(qiáng)提高醫(yī)院檔案管理工作者信息處理的能力

為了滿足我國(guó)醫(yī)院發(fā)展的需要，為了使祖國(guó)醫(yī)學(xué)早日與世界科技接軌，許多醫(yī)院集中了大量的人力和物力，借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合國(guó)內(nèi)各家醫(yī)院的傳統(tǒng)管理模式和實(shí)際需求，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化管理。醫(yī)院信息管理系統(tǒng)的實(shí)施將在整個(gè)醫(yī)院建設(shè)企業(yè)級(jí)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并在其基礎(chǔ)上構(gòu)建企業(yè)級(jí)的應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)醫(yī)院的人、財(cái)、物等各種信息的順暢流通和高度共享，為全院的管理水平現(xiàn)代化和領(lǐng)導(dǎo)決策的準(zhǔn)確化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。該系統(tǒng)具有成熟、穩(wěn)定、可靠、適用期長(zhǎng)、擴(kuò)充性好等特點(diǎn)，可以根據(jù)各醫(yī)院各自的特點(diǎn)度身制作。隨著數(shù)字化社會(huì)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多有檔案管理需求的單位通過(guò)采用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案維護(hù)。為滿足紙質(zhì)檔案電子信息化需求，伴隨著技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，檔案管理解決方案也成了檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備。由于檔案室資料很多采用手工填寫(xiě)，還包括一些復(fù)印件，尤其是保存的歷史性文檔，經(jīng)常會(huì)有字體偏淺，復(fù)印效果模糊不清及裝訂痕跡的情況。比如說(shuō)，檔案管理人員需要學(xué)習(xí)以及掌握云脈OCR技術(shù)，云脈檔案管理方案可以搭建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。系統(tǒng)采用先進(jìn)的OCR技術(shù)，可批量識(shí)別紙質(zhì)檔案，錄入速度快，出錯(cuò)少，能糾錯(cuò)，易修訂。支持關(guān)鍵字、文件名、日期等方式的檢索，檔案管理人員可以通過(guò)關(guān)鍵字檢索功能，對(duì)系統(tǒng)存儲(chǔ)的檔案名稱，檔案全文，檔案?jìng)渥⑦M(jìn)行檢索，快速調(diào)取所需的原件掃描件、識(shí)別資料。加快信息查詢速度的同時(shí)，有效保護(hù)了紙質(zhì)檔案。在醫(yī)院用這種方式，可以將既往的病例建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣，在之后的治療過(guò)程中都有助于吸收以往的經(jīng)驗(yàn)。進(jìn)而，能夠更好地開(kāi)展治療。在醫(yī)院實(shí)行檔案管理信息化，積極開(kāi)展庫(kù)存紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，采取集中掃描方式，對(duì)現(xiàn)有庫(kù)存紙質(zhì)和其他載體檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，這樣在方便了檔案管理的同時(shí)，也便于醫(yī)院其他事情的開(kāi)展。強(qiáng)化檔案室的硬件培植。按照病院的具體情形，慢慢配備計(jì)較機(jī)、攝影機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案打點(diǎn)系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲(chǔ)存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備前提的病院，可以將檔案目錄和部門(mén)內(nèi)容納入局域網(wǎng)，操作收集系統(tǒng)增強(qiáng)各部門(mén)之間，院際之間的資本共享，溝通檔案信息，以知足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而敦促病院各項(xiàng)事業(yè)的成長(zhǎng)。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作人員信息整合能力

醫(yī)院的檔案內(nèi)容比較龐雜，包括人事檔案、病理檔案、藥物檔案等等多種不動(dòng)的檔案的表現(xiàn)形式。在任何的工作機(jī)構(gòu)，人事檔案都是其重要的組成部分之一，對(duì)于，醫(yī)院而言，人事檔案是其檔案系統(tǒng)的一項(xiàng)重要的工作。因?yàn)?，?duì)于每一個(gè)醫(yī)院來(lái)講，員工的個(gè)人檔案是組成醫(yī)院人事檔案的重要的組成部分。醫(yī)院集中保存有的特殊單個(gè)檔案，比較清楚地全面、歷史地、客觀地反映醫(yī)院?jiǎn)T工個(gè)人最真實(shí)情況，可以真實(shí)的記錄醫(yī)院人事的個(gè)人履歷。對(duì)于醫(yī)院和醫(yī)生個(gè)人來(lái)說(shuō)，都有著至關(guān)重要的作用。所以說(shuō)，作為檔案的管理人員，首先要做到的是要保證檔案材料的真實(shí)性、完整性。及時(shí)準(zhǔn)確地錄入系統(tǒng)，納入數(shù)字信息化管理范疇，充分利用信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)全院人事檔 案信息和醫(yī)院內(nèi)部其它資源信息的共享、共用。真正做到人盡其責(zé)、人盡其能、人盡其用，保證醫(yī)院人才戰(zhàn)略方案順利實(shí)施，使檔案服務(wù)職能部“在現(xiàn)有人力資源管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，充分利用數(shù)據(jù)庫(kù)資源，開(kāi)發(fā)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)構(gòu)化的人事檔案管理系統(tǒng)，做好各個(gè)信息系統(tǒng)的對(duì)接，規(guī)范統(tǒng)一收集標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案信息，輻射至醫(yī)院內(nèi)部其他數(shù)據(jù)庫(kù)資源，保證數(shù)據(jù)信息一致性和完整性。”[1]對(duì)于醫(yī)院檔案的管理來(lái)講，面對(duì)醫(yī)院多樣、龐雜的信息，要做好對(duì)檔案的分類與整理，以及在前期的信息整合的過(guò)程中，要對(duì)相關(guān)的材料進(jìn)行初步的整理與分類。確保檔案材料的完整。對(duì)于醫(yī)院的病例檔案而言，對(duì)于這一檔案的整理，一方面要需要檔案管理人員有良好的信息整合與處理能力，另一方面，還要求檔案管理人員在擁有基本的信息處理能力之外，還需要具備基礎(chǔ)的醫(yī)療知識(shí)，對(duì)于之后的檔案的管理，也會(huì)產(chǎn)生重大的便利。“人事檔案內(nèi)容復(fù)雜繁多，并且涉及多方面內(nèi)容，除了個(gè)人基本信息，還有學(xué)術(shù)論文發(fā)表和課題申報(bào)情況、個(gè)人學(xué)分情況、醫(yī)師資格信息、黨建黨團(tuán)信息等其他信息，這些信息不僅會(huì)在人力資源管理系統(tǒng)中出現(xiàn)，還會(huì)在其他信息系統(tǒng)包括醫(yī)療管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、考勤管理系統(tǒng)等各個(gè)方面中都有覆蓋。”[2]這種多科室的信息互相的交流、交雜與交匯。在要求檔案管理人員在提高專業(yè)素質(zhì)等能力的基礎(chǔ)上，還需要提高人際之間的交流能力，更好的和其他人交流，這種能力也有助于其工作更好地開(kāi)展。

3 樹(shù)立正確的職業(yè)操守與職業(yè)素養(yǎng)

檔案工作者應(yīng)當(dāng)保守所管理檔案信息內(nèi)容的機(jī)密，增強(qiáng)保密觀念，培養(yǎng)良好的保密習(xí)慣，并且在檔案管理實(shí)踐中同各種失密、泄密、竊密行為做斗爭(zhēng)。首先，檔案工作者應(yīng)當(dāng)注意保護(hù)國(guó)家機(jī)密安全及集體和公民個(gè)人隱私，不得銷(xiāo)毀相關(guān)的檔案文件信息，尤其是易于更新和消除的相關(guān)電子文件信息。檔案工作者應(yīng)當(dāng)尊重文件形成或者文件所涉及當(dāng)事人的隱私及其他合法的權(quán)益，其次，檔案工作者應(yīng)當(dāng)珍視國(guó)家和社會(huì)給予的特殊信任，并在實(shí)際工作中，不利用其職務(wù)之便，為自己或他人謀求私利，檔案工作者不應(yīng)當(dāng)在工作中撈取好處，或者從事有害于檔案機(jī)構(gòu)，檔案用戶及專業(yè)同行的個(gè)人活動(dòng)。再次，檔案工作者應(yīng)當(dāng)自覺(jué)養(yǎng)成良好的職業(yè)保密習(xí)慣，習(xí)慣是在職業(yè)道德行為的反復(fù)實(shí)踐中逐漸形成的、一貫的、穩(wěn)定的、習(xí)以為常的行為，即古人所言“從心所欲，不逾矩”遵紀(jì)守法，是檔案職業(yè)道德的基本規(guī)范之一，具體來(lái)說(shuō)是要求檔案工作者不準(zhǔn)損毀，失去國(guó)家所有的檔案；不得擅自提供抄錄，公布屬于國(guó)家所有的檔案；不許涂改，偽造檔案，不準(zhǔn)擅自出賣(mài)或者轉(zhuǎn)讓對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或應(yīng)保密的檔案，也不準(zhǔn)將這種檔案倒賣(mài)牟利或贈(zèng)送給外人；更不準(zhǔn)在命之所保存的檔案面臨危險(xiǎn)時(shí)而不采取措施，造成檔案文化財(cái)富的損失；不準(zhǔn)攜運(yùn)禁止出境的檔案及其復(fù)制出境。增強(qiáng)率領(lǐng)、宣傳，增強(qiáng)檔案意識(shí)。率領(lǐng)正視是做好檔案打點(diǎn)工作的主要保證，是檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)打點(diǎn)的前提。院率領(lǐng)要把檔案打點(diǎn)納入病院成長(zhǎng)和打點(diǎn)的主要內(nèi)容來(lái)抓，與病院營(yíng)業(yè)培植同步規(guī)劃、同步成長(zhǎng)；要鼎力宣傳病院檔案打點(diǎn)的意義，增強(qiáng)檔案法令律例進(jìn)修，使全院干部職工充實(shí)熟悉檔案的主要性，熟悉檔案與病院日常工作的親密關(guān)系，更好地?fù)纬謾n案打點(diǎn)工作。

總之，對(duì)于醫(yī)院的檔案工作人員來(lái)講，面對(duì)這個(gè)信息多元化的時(shí)代，各行各業(yè)都應(yīng)該具備終身學(xué)習(xí)的能力，對(duì)于復(fù)雜的、多元的信息，檔案管理人員要具備分類、篩選和整合的能力。在這一切軟實(shí)力的基礎(chǔ)上，作為檔案管理人員，要樹(shù)立良好的工作原則。堅(jiān)守自己的職業(yè)信念。