事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化研究

蘇興全

（鐘祥市財政局石牌鎮(zhèn)財政管理所，湖北 鐘祥 431922）

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)

檔案詳細(xì)記錄了事業(yè)單位的日常工作，檔案管理在提高事業(yè)單位工作效果、完善事業(yè)單位職能、規(guī)劃事業(yè)單位職責(zé)和任務(wù)等方面發(fā)揮著重要作用。由此可見，檔案管理是事業(yè)單位的一項重要工作，提高檔案管理質(zhì)量是事業(yè)單位的重要課題。其中，加快檔案現(xiàn)代化、電子化建設(shè)進(jìn)程，標(biāo)志著檔案管理質(zhì)量將得到顯著提高。

檔案管理電子化主要是指利用計算機(jī)、多媒體等電子信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理。隨著社會的快速發(fā)展，各種產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和資源運(yùn)行方式都發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案管理方式也在這種環(huán)境下實現(xiàn)了創(chuàng)新。在這種背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。由于紙質(zhì)文件易磨損，攜帶不便，使其應(yīng)用工作難以得到有效發(fā)揮。用電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，不僅便于電子信息的收集和存儲，還不受時間和空間的限制，便于檔案人員進(jìn)行實時檔案管理，有利于提高檔案管理的及時性。另外，與傳統(tǒng)的文件處理方式相比，電子文件處理更加方便快捷。電子檔案可以借助多媒體實現(xiàn)對大量數(shù)據(jù)的集中、準(zhǔn)確處理，這是傳統(tǒng)檔案無法比擬的。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的不足

1）事業(yè)單位檔案管理人員參差不齊。目前，檔案管理人員的綜合能力相對薄弱，也是阻礙事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵因素。事業(yè)單位檔案資料的數(shù)量較多，在實施檔案管理時，如果檔案管理人員沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過檔案管理知識，則會加大檔案管理出現(xiàn)問題的可能。此外，一些機(jī)關(guān)工作人員在單位工作懶散、行動遲緩，也在很大程度上制約了檔案管理的發(fā)展。

2）檔案管理設(shè)備落后。隨著事業(yè)單位檔案管理的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備已難以滿足當(dāng)前發(fā)展的需要。因此，現(xiàn)代化設(shè)備的配置已成為事業(yè)單位檔案管理中亟待解決的問題。目前，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理設(shè)備過于落后，有的單位檔案室只有簡陋的辦公室、幾本雜志、幾張辦公桌椅。基本的現(xiàn)代配置沒有得到有效的補(bǔ)充。即使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦公用具都由辦公人員攜帶，軟硬件設(shè)備也不能滿足現(xiàn)代檔案管理的需要，也難以保證事業(yè)單位檔案管理的效率。

3）制度不完善。現(xiàn)階段，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理制度還不完善，難以為檔案管理人員的日常工作提供有效的依據(jù)。在這種影響下，事業(yè)單位經(jīng)常出現(xiàn)檔案內(nèi)容不完善、檔案損毀、丟失等問題。同時，制度的不完善使檔案管理工作流于形式，單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員沒有真正認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，難以規(guī)范有序地開展檔案管理工作，這也極大地抑制了檔案管理工作的實效性。

3 建議

1）建立完善的檔案管理制度。事業(yè)單位的性質(zhì)是免費(fèi)的，為社會大眾提供公益性服務(wù)。對于社會來說，它具有一定的示范作用。因此，我們應(yīng)該做好工作，為社會樹立好榜樣。其次，建立相關(guān)制度，通過制度約束相關(guān)員工，讓員工覺得有規(guī)章制度可行，提高管理效率。該制度的建立有利于檔案管理的有序發(fā)展。當(dāng)管理者與檔案館發(fā)生糾紛時，有助于解決矛盾，也需要規(guī)范事業(yè)單位部門和員工的行為。

2）加強(qiáng)檔案庫存信息管理。隨著社會的快速發(fā)展，總有一些高端人才心情不好，會出現(xiàn)在網(wǎng)站上破解個人信息的情況。要求事業(yè)單位在管理過程中嚴(yán)格保密，不定期修復(fù)軟件，減少個人信息被泄露的情況。同時，隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，雙向極限人才不斷涌現(xiàn)。許多高科技人才通過竊取別人的資料來獲取私利或傭金。這就要求各單位做好信息保護(hù)工作，避免個人信息被泄露，造成不必要的影響和損失。同時，由于電子設(shè)備中的個人信息易于復(fù)制和拷貝，技術(shù)人員應(yīng)及時檢查設(shè)備問題，確保重要信息不被傳播給他人。

3）加強(qiáng)檔案專業(yè)人才的專業(yè)培訓(xùn)。對于檔案管理人員來說，優(yōu)秀的個人素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)文化水平是非常重要的。雖然檔案管理正逐步走向電子化，但看似簡單，管理者的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力將影響整個單位的管理。因此，在完善基礎(chǔ)設(shè)施和電子設(shè)備的同時，應(yīng)組織員工進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，以提高個人能力。

4）提高專業(yè)人員的職業(yè)道德。由于財政檔案管理工作單一、枯燥，從業(yè)人員容易被忽視。檔案工作人員要全面了解自己的職業(yè)，對自己的工作要有充分的熱情。因此，事業(yè)單位管理者應(yīng)及時對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。通過這些措施，使管理人員對工作充滿熱情，忠于自己的事業(yè)。其次，財政檔案管理涉及很多重要資料，檔案管理人員要做好保密工作，保證資料不外泄，并對相關(guān)檔案軟件進(jìn)行加密。在收集檔案、整理檔案、錄入資料時，要求管理人員認(rèn)真仔細(xì)，避免因個人疏忽造成不必要的麻煩。員工離職時，應(yīng)交接清楚，并對所有相關(guān)資料保密，不得擅自帶走。

5）建立專業(yè)的管理團(tuán)隊。在錄入數(shù)據(jù)期間，檔案管理工作具有工作性強(qiáng)的特點(diǎn)，需要建立專業(yè)的隊伍，保證工作的連續(xù)性。過去，檔案管理水平不高，舊觀念沒有消除。因此，應(yīng)該引進(jìn)一些年輕的技術(shù)人員來激發(fā)團(tuán)隊的積極性，并每月進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)和溝通。鼓勵員工在做好檔案管理的前提下，不斷開發(fā)新軟件，更新軟件管理設(shè)施。加強(qiáng)員工的選拔措施和考核辦法，讓員工了解工作規(guī)律，加強(qiáng)專業(yè)知識的運(yùn)用，不斷改進(jìn)管理模式，提高管理水平，打造精益團(tuán)隊。為促進(jìn)檔案現(xiàn)代化和電子化發(fā)展提供有效的經(jīng)驗。

6）提高電子施工意識。當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理需要依靠先進(jìn)的技術(shù)手段。電子化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理人員的一項重要工作第一，要從事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的角度，對電子化建設(shè)有深刻而全面地認(rèn)識，明確檔案電子化管理的優(yōu)勢，在電子化建設(shè)中給予制度、政策或資金上的支持。從管理的角度，高度重視檔案電子化建設(shè)，在單位內(nèi)部營造良好氛圍，促進(jìn)電子化建設(shè)的順利進(jìn)行，為管理實踐決策提供依據(jù)，提供物質(zhì)保障。第二，事業(yè)單位所有人員都要樹立高度的電子化管理理念，以推進(jìn)檔案電子化建設(shè)的進(jìn)程，為檔案管理和決策打下良好的基礎(chǔ)。第三，事業(yè)單位檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，把檔案管理和檔案利用放在同一個重要位置，采用開放式管理模式，積極采用電子化采集方式，科學(xué)地對檔案信息資源進(jìn)行分類歸檔并從技術(shù)、設(shè)備、產(chǎn)品、人員、資產(chǎn)等方面保證了檔案信息在電子化建設(shè)過程中的完整性，推進(jìn)電子化管理模式可以為事業(yè)單位檔案的高效利用提供諸多便利。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化、電子化是時代的發(fā)展方向，檔案管理電子化是順應(yīng)時代需要的。通過不斷建立和完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案庫存信息管理，采取人才培養(yǎng)措施，是促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑。只有與時俱進(jìn)，才能跟上社會發(fā)展的需要。