淺談檔案信息化建設(shè)的難點和重點

楊 潔

（青海省人民醫(yī)院，青海 西寧 810007）

1 檔案信息化建設(shè)的幾個難點

1.1 各類檔案信息大，錄入工作量大

一個單位或企業(yè)不管架構(gòu)大小，其檔案信息量都是非常大的，各種分類檔案信息層出不窮，各種信息含量更是驚人。就拿北京天運北京天運中興物業(yè)管理有限公司來說，檔案文本信息巨大，錄入工作量是巨大的。該公司屬于市屬國有企業(yè)的三級單位，主要經(jīng)營范圍為本市市屬國有企業(yè)職工住房等非經(jīng)營性資產(chǎn)實施專業(yè)管理的物業(yè)管理單位。該企業(yè)現(xiàn)有文書檔案380卷，其中永久85卷，定期30年203卷，定期10年92卷；科技檔案以基本建設(shè)檔案為主，共有560卷，專業(yè)分別為土建、水暖、基礎(chǔ)管線等。根據(jù)單位的業(yè)務(wù)經(jīng)驗范圍，有業(yè)主房屋檔案6500卷，以業(yè)主租賃和買賣合同為主。這些案卷為原產(chǎn)權(quán)單位移交，保管期限為永久；會計檔案有會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他核算資料，共計3623卷；人事檔案86卷。自2019年以來，單位檔案室共收集各類材料文件5600件，整理各門類檔案530卷，整理庫存資料660卷，累計800多件，底圖、藍(lán)圖204張、1026張。因此要想把這些信息錄入到電腦中，組成完整的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，難度可想而知，不僅需要大量的時間，而且還要花費大量的人力、物力和財力。一個物業(yè)管理公司這么一個小單位就包含這么多的文檔檔案信息，何況哪些大型企業(yè)公司呢？由此可想，檔案信息化建設(shè)初期的文本信息的數(shù)據(jù)化和電子化，工作量是出奇的大。

1.2 檔案信息化方面建設(shè)物力、財力投入大

檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，比如電腦以及專業(yè)的軟件系統(tǒng)本身就是一筆很大的支出，同時這些設(shè)備設(shè)施不要不斷的更新，如果硬件設(shè)備和軟件不能得到及時的更新，很難有效地開展信息化數(shù)據(jù)檔案的高效管理工作，因此設(shè)備和系統(tǒng)的更新?lián)Q代仍需要一定的物力和財力作為保障。另外，在建設(shè)初期，大量的整理、錄入、管理工作需要大量的人力來作保障，這些工作離不開人員的付出和勞作，這更是一筆很大的支出。雖然在建設(shè)后期隨著整個工程的逐步完成，檔案信息化物力和財力需要較先前少很多，但是其維護(hù)運行仍需要投入，特別在檔案信息管理者的培訓(xùn)仍需要投入。我們知道，檔案信息化管理是個新嘗試和新發(fā)展，原有的檔案管理工作管理先前都是采取紙質(zhì)化管理，對電腦中的數(shù)據(jù)庫建設(shè)和電子化運用大多是一知半解，他們不僅在信息化建設(shè)上面缺少經(jīng)驗，而卻在計算機運用以及數(shù)據(jù)化管理方面更顯得力不從心。因此，各大中小企業(yè)或者單位必須要加強對檔案管理人員的招入和培訓(xùn)，新進(jìn)員工的工資福利以及培訓(xùn)各項經(jīng)費仍是一批很大的費用。由此可見，充分保障的物力、財力和人力是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)必不可少的重要條件，如果缺少這方面的投入和保障，企業(yè)或單位要想取得檔案信息化建設(shè)的成功簡直天方夜譚。如果資金投入較少，這將直接導(dǎo)致檔案管理部門的硬件系統(tǒng)陳舊、軟件系統(tǒng)更新落后，缺少相應(yīng)的配套軟件，使得信息查詢慢，適應(yīng)能力差，軟件功能少且速度慢，勢必會嚴(yán)重影響了信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的順利開展。但是，隨著檔案信息化建設(shè)各項費用的增加，給企業(yè)勢必帶來一定的影響。

1.3 檔案信息化數(shù)據(jù)資源收集、利用效率較低

由于檔案信息量大，單位和企業(yè)在收集和整理時難免能面面俱到或者眉毛胡子一把抓，使得信息整理沒有進(jìn)行分類，也沒有對信息進(jìn)行嚴(yán)格的篩選，沒有考慮到信息的使用價值，只是直接地記錄下來、輸入到電腦中，這樣一來，就容易造成信息數(shù)據(jù)化和電子化雜亂無章，沒有真正形成一個系統(tǒng)，使得檔案信息化數(shù)據(jù)資源收集和利用效率低，給后面的系統(tǒng)運行和信息查詢帶來很大困難，不能真正發(fā)揮檔案信息化查詢方便、管理便捷的重要作用，這對信息化數(shù)據(jù)檔案的管理工作，會產(chǎn)生極其不利的影響。與此同時，由于企業(yè)或單位檔案管理部門的工作人員觀念沒有得到改變，服務(wù)意識不強，專業(yè)能力不高，這更加加深檔案資料流于形式，沒有產(chǎn)生實質(zhì)性的效果。

2 檔案信息化建設(shè)的工作重點

2.1 前期錄入信息必須準(zhǔn)確、全面、無誤，更新及時

錄入信息準(zhǔn)確、全面、無誤是搞好檔案信息化建設(shè)的前提和保障，信息完備、準(zhǔn)確直接影響到后面數(shù)據(jù)庫的完整，影響以后檔案數(shù)據(jù)庫的管理。因此，企業(yè)和單位檔案工作人員必須高度重視信息錄入工作，在錄入前必須對各類信息進(jìn)行整理和分類，篩選出有使用價值的信息，并把這些完整、準(zhǔn)確地輸入到檔案信息數(shù)據(jù)庫中。同時，在設(shè)備系統(tǒng)運行過程中，有很多信息需要補充和更新，因此還要做好數(shù)據(jù)化信息的及時更新和添加，確保整個數(shù)據(jù)庫里的信息是最新的，也是最完備的，為以后檔案信息化的建設(shè)和管理提高可靠的數(shù)據(jù)保證。

2.2 加強培訓(xùn)，不斷提高檔案操作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案信息化工作是一項重要的工作，但是不少企業(yè)或單位檔案管理人員專業(yè)能力和計算機操作能力不強，使得他們不能很好地管理和運行檔案信息化工作，使得檔案信息化的優(yōu)勢和作用沒有很好地展現(xiàn)出來。因此，為順應(yīng)時代發(fā)展，不斷加強檔案信息從業(yè)人員的業(yè)務(wù)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)就顯得非常重要，各單位、企業(yè)要重視檔案工作，積極開展培訓(xùn)班或者業(yè)務(wù)人員去外面專業(yè)技術(shù)班進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員的信息技術(shù)水平，努力提高他們業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。檔案操作人員的培訓(xùn)要注重實際運用，要把檔案信息化和傳統(tǒng)管理模式相結(jié)合，很好地利用信息化和傳統(tǒng)管理的優(yōu)勢，逐步讓他們掌握電腦知識和軟件系統(tǒng)操作技能，提高現(xiàn)有工作人員的工作效率，進(jìn)一步完善檔案管理工作，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

2.3 科學(xué)構(gòu)建檔案信息資源體系，確保檔案工作系統(tǒng)化

檔案信息資源是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和核心內(nèi)容，它是查詢的資源庫、數(shù)據(jù)庫，所有的信息資料都來源于這里，因此把檔案信息資源按照一定的規(guī)律和規(guī)則建成一個體現(xiàn)，實現(xiàn)檔案信息資源體系的科學(xué)、合理構(gòu)建，對檔案信息數(shù)據(jù)化、電子化的快速運行和管理具有舉足輕重的作用，它不僅能解決檔案紙質(zhì)信息數(shù)據(jù)化實現(xiàn)的很多問題，而且還能解決前面所提到的資源收集和利用效率較低的問題，使得檔案信息數(shù)據(jù)化更加完備、準(zhǔn)確，安置更加科學(xué)、有類，也確保了檔案工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化和高效化。

3 結(jié)論

總之，檔案信息數(shù)據(jù)化、電子化之路是檔案工作發(fā)展的必經(jīng)之路，各企業(yè)和單位要高度重視檔案信息化建設(shè)，把握好建設(shè)工作中的難點和重點，高速有效地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和管理，努力提高檔案工作的服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。