數字化建設背景下檔案管理模式優化研究

帥欣盛

（福建省三明市政協，福建 三明 365000）

1 現如今我國檔案管理所出現的問題

1）我國每天的人流量是非常巨大的，檔案數量也是眾多，根據以往的傳統的檔案管理方式來講，需要花費諸多的人力與時間，尤其是在查詢某一個檔案時，需要花費好幾個小時，甚至是消耗一天的時間來完成。并且大部分的檔案都是紙制品，抗火、抗蟲的性能并不是很好，檔案留存的時間久了，會導致檔案文件造成損壞，這就要花費更多的時間與資金去進行檔案維護，這其中會有部分檔案并沒用備份，就導致這部分文檔永久性的丟失，文檔的損壞、丟失等出現一系列的問題，檔案管理人員也是有很大的困擾，檔案數量的龐大，以至于檔案管理人員不能及時止損。

2）目前從檔案管理的工作情況來看，一些機關事業單位的檔案室也是逐漸的成熟起來，也慢慢地發展起來了，這些檔案室已經具備良好的數字化管理基礎，基本上可以實現檔案管理的信息化與數字化，這是好的現象，檔案室的管理人員已經開始用計算機來保存與管理檔案。依照目前的發展形勢來看，檔案管理人員逐漸的向專業程度、知識豐富程度發展；從社會發展的大致方向來看，信息化技術、計算機技術、網絡技術的水平也是越來越高，對檔案管理人員的要求也是逐步的提高。我們不難發現，機關事業單位的工作人員多為上了年紀的老員工，往往文化程度、自身素質有限，如果單位沒有開展過相關工作內容的系統性培訓，檔案管理的工作人員也很難做到專業化的科學管理。久而久之，這項工作一直得不到應有的重視，最終就會出現造成信息泄露、遺失等不良后果。

3）雖然檔案數字化管理方式得到了廣泛的應用，但是還是處在發展初期狀態，使用還不夠成熟，所以在檔案數字化管理的過程中，就遇到了各種各樣的困難。現如今最重要的就是提高檔案數字化管理的利用率，熟能生巧并不是說些取樂的，面對各種各樣的問題的時候，可以利用新興技術來優化問題，利用新的技術去研發更適配機關事業單位的管理系統，更便捷的軟件，讓未來檔案的數字化管理更有效、更合理，從而進一步的提高數字化管理的高效性，讓數字化管理從單一的管理模式轉變成集體化的管理模式。就目前我國數字化檔案管理人員的思想來說，他們的思想都是比較停滯的，都停留在傳統的管理方式方面，還有他們的綜合素養也是比較低的，在他們眼里，數字化檔案管理方式是一個虛設。

2 數字化檔案管理方式的優化措施

1）優化檔案制度管理。無規矩不成方圓，工作的正常運行需要有制度保駕護航，檔案管理也不例外，合理的管理制度可以使檔案管理變的更具科學性和有序性，保證檔案管理工作的正常組織運行，繼而使檔案管理的作用充分發揮出來。建立科學合理的制度，首先要求管理人員對制度的優化進行全面分析，從檔案的搜集整理、保管、借閱、查詢等多方面、多角度，找出當前所采用制度的缺陷或不足，再完善工作管理制度，并要推廣落實已制定好的制度，確保工作人員都能夠自覺遵守制度，在制度的框架下展開工作。建立有效合理的制度一方面可以提高檔案管理的工作效率，另一方面也為檔案資源的有效利用。

2）優化檔案管理人員隊伍。提升機關單位工作人員的綜合能力是檔案數字化管理建設中所涉及的人才問題，檔案管理的數字化與信息技術都能關系到工作人員，與他們的知識有著重大的關聯，所以，新型技術的人才引進是至關重要的。在數字化管理平臺的使用過程中，主要針對的是數字化設備與數字化信息的采集，這些檔案管理者的工作方法要進行相應的轉變，要逐漸地去適應現代化技術，也要學會現代化的管理方式，一方面提升自身的綜合職業水平，另一方面對網絡的管理、信息技術、網絡技術、計算機操作等的部分內容進行熟練，并且認識規范的操作。管理人員也要認識到信息的安全化管理，檔案數字化管理的基礎就是安全性與保密性，部分檔案在使用的過程中是加以控制的，是十分保密的，檔案數字化建設的過程中，一定要注重檔案的安全性能，加大對檔案的保密工作，保證檔案的安全性，檔案數字化管理途中要有完整的檔案管理機制。

3）健全檔案管理安全保密制度。在檔案管理人員工作的過程中，一定要遵守相應的檔案法規，檔案載體與檔案使用的方式是在不停變化的，所以，檔案管理必須要有完整的、與現實情況相符合的管理機制，在這個基礎上，也要制定出相應的法律法規，方便檔案數字化管理工作順利地開展下去。數字化檔案管理人員可以對擁有一定的監督權、使用權等一切權利進行合理的劃分，并且要有明確的規定，對檔案信息的安全得以高度重視，對檔案管理人員的合法權益進行保障。數據與檔案的重要作用之一是資源共享，以目前的情況來看，在很多機關事業單位中，都很難切實把這一項工作發揮好，現階段只是一些單位的檔案管理部門因安全等方面的因素不愿意將本單位檔案信息與其他單位的同等部門進行資源共享。為了更大程度地發揮檔案管理的作用，在搭建各單位的檔案管理數據平臺的時候，各個相關單位的管理者們應提前進行溝通，相互理解并建立緊密協作，利用網絡優勢開放資源共享功能，搭建可以發揮更大作用的數據平臺，方便系統內各單位信息互通，開展工作。單位相關領導要增加檔案管理部門的指導性工作，著重強調網絡技術與該管理工作科學交融使用的重要意義。當然，搭建數據平臺的同時不能降低安全意識，要對知識產權以及特殊重要信息內容的保密性加以重視。

4）完善辦公設備。機關事業單位在檔案管理設備的選擇上，應該選擇技術成熟及其可靠的設備，并且在使用的過程中定期對設備進行測試，必要時也可以更換設備，存儲介質，技術的升級和跟蹤技術，為數字化檔案的更新和移動做好一切的準備。設備作為數字化檔案的載體，一定要及時地去更新替換，消除一些因為設備出現的一些小問題。在數據更新和移動的過程中，一定要加強監督，確保數字化檔案是安全的、是完整的、是準確的，而后，定期要對檔案進行一次備份，以防人為或者是自然災害對檔案造成不可挽回的毀壞，如果有條件，可以對一些重要的文件進行異地保存。

5）檔案管理功能的延展和改善檔案管理的服務水平。作為數據信息時代的檔案管理人員，思想和工作方式上都不應僅僅拘泥于傳統檔案管理套路式的工作模式，而要勇于改變自己和迎接挑戰。在信息化的背景下，勤于思考，善于學習，提升自己的學習能力和工作 業務能力，針對過往工作經驗有揚有棄，并且緊密結合實踐工作，針對檔案的應用功能進行有效拓展。在過去的檔案管理工作中，可以為有需要的人提供更多的查詢功能，而檔案的收集工作又是如此細碎復雜，僅僅一項查詢功能完全無法體現檔案管理的實際價值。搭建檔案數據平臺之時，首先要考慮的是已經對于以往大量文字信息進行了充分的歸類及分類，剖析檔案之間的內在關聯，注重開發檔案的潛在價值。也要善于根據大數據計算出工作人員的信息偏好，繼而可根據計算結果向其推送內容，以此豐富檔案管理的內容和含義，改變以往事業單位檔案資料開發利用效率過低的問題。

3 結語

機關事業單位在發展的過程中，一定要注重數字化文檔管理的建設，信息化檔案事業的發展為單位帶來了更多發展的機會，檔案的數字化管理已經是一條必經之路，也是順應了我國信息化建設時代，檔案管理也要與現代社會的發展相互協調，與社會共同進步，積極去探索檔案數字化管理道路，推動我國的信息化建設，也加快單位檔案的數字化管理腳步，所以，檔案的數字化管理對我國機關單位檔案事業發展有著非常重要的意義。