圖書資料檔案信息化管理優勢分析

劉文英

（開化縣圖書館，浙江 開化 324300）

1 前言

在信息化時代，圖書、資料、檔案成為人們獲取知識、解決問題的基本途徑，這類信息資源要更好地服務人民大眾，需要的是更為寬泛的閱讀平臺，先進科技支撐的信息化管理和應用，是圖書資料檔案管理的必然趨勢。

為了有效實施信息化管理和應用，我們有必要列舉、分析圖書資料檔案傳統管理形式下存在的問題，概括、歸納和總結信息化管理優勢，制定能保證相應工作有序進行的實施方略。

2 圖書資料檔案管理常見問題

1）管理機制缺失。傳統圖書資料檔案管理一般是不規范的，工作效率低下、資源利用率不高。管理人員對圖書資料歸檔沒有明確規劃，致使信息資料收集范圍有限，內容存在問題和不足。傳統圖書資料檔案的管理往往依賴于個人行為，即便有規章制度，也不一定起到應有的約束作用，使圖書檔案資料的質量不高，服務也跟不上。

2）管理觀念陳舊。傳統的粗放化、人為化的操作和管理，造成人浮于事，圖書資料檔案的資源意義不被重視，綜合性管理能力較為薄弱，工作人員普遍意識不到圖書資料檔案的重要意義，工作的積極性和主動性大打折扣，自然也就不大可能有好的社會效益。

3）管理方式落后。傳統的圖書檔案資料管理模式下，管理人員沒有創新意識，由于大多資源還都是紙質的，積累越多越難管理，反而阻礙應該有的規模價值，儲存空間的需求也會從技術角度產生出難以解決的實際矛盾，相應的資源保護工作不力也大大影響了整體的發展。

種種問題對圖書檔案資料管理提出高要求，不改變就不會有出路。

3 圖書資料檔案信息化管理概要

圖書資料檔案本身應是龐大的資源庫，需要不斷整理、分類和完善。圖書資料檔案的利用也需要先進便捷的通道和平臺，還需科學有效的管理。

利用信息化管理技術才可能實現資源共享，提升信息資源利用率。圖書資料檔案信息化管理能更好地服務受眾，擴展與外界聯系，必有更大的發展空間。

信息化的管理能助力精神文明建設，圖書資料檔案信息化管理能更好為大眾服務，推動精神文明建設。

4 圖書資料檔案信息化管理優勢

1）有利于實物保護。圖書資料檔案信息化管理模式下，人們可隨時隨地通過網絡瀏覽信息庫，不僅便利而且還能支持海量需求。信息化平臺實現相互交流，也為系統發展提供動能和方法。信息化不再依賴紙質載體，就降低了投入和損害維護的支出，更具有資源保護意義。信息化管理可更好保護原件，避免圖書檔案資料原件被損，是原始資源的最佳保存方式。

2）有利于資源共享。信息化管理將匯總所有資源信息，并使其具有共享性和時效性，調閱更為方便，提高了利用率。從技術角度來講，資源信息置于網絡平臺，電子文件更易于查找，可快速定位所需信息。工作人員的操作和管理也更方便，從而有效進行圖書資料檔案的整合。

3）有利于信息檢索。信息化管理的電子化歸檔，使信息查詢更為快速，通過關鍵詞搜索，所需文檔的信息快捷呈現于屏幕。受眾可通過信息查詢系統，精確、高效地獲取相所需信息，整體服務得到本質性提升，具有較好的用戶體驗。

4）有利于高效利用。信息化管理大提升信息資源利用率。我國現有近兩千所圖書館，藏書量約有七億本，而高校圖書館的藏書種類要比社會的公共圖書館的藏書種類多上好幾倍。對于這樣龐大的資源信息，只有采用信息化手段，才能破除高封閉的物化管理和利用模式，為大眾提供大范圍的即時服務，可使其享受豐富資源性信息，亦使海量資源得到有效利用。

5）有利于提升綜合應用水平。圖書資料檔案信息化管理，為內部工作人員提供信息化操作和管理，還實現與客戶間的實時交互，從而實現更加完善的服務。信息化管理，使工作人員能更好提供客戶服務，提高社會滿意度。

4 圖書資料檔案信息化管理方略

1）信息化共享。封閉式管理是相互間沒有交流，導致資源利用程度低，信息資源共享才是必由之路。應鼓勵圖書資料檔案管理機構對社會開放，為大眾提供知識通道。封閉的、割裂的建設和管理，會導致網絡資源的浪費和重復建設，不能發揮其價值。因此，打破服務壁壘，實現資源共建、共享，為社會讀者建立和提供信息化服務，已成為社會共識。

2）高校圖書館。政府教育部門應幫扶圖書館信息化建設，使社會圖書館與高校圖書館聯合，利用高校圖書館信息、設備和人才資源優勢，實現高校與社會圖書館共建。還應加強社區圖書館建設，為社區大眾提供家門口的信息化服務，提高大眾對圖書館的滿意度，滿足其獲取知識的需求。

3）提高人員能力。提高圖書資料檔案管理人員信息化能力，要轉變意識，樹立服務理念。要加強人員信息化管理能力，提高服務質量和水平，通過系統化培訓提高綜合技能。利用一切資源，提高圖書資料檔案利用率，以提升整體服務能力。

5 結語

我國的圖書資料檔案管理的信息化程度還較低，缺乏更廣泛的資源共享性，需要加大資金投入，采用先進信息技術，實現圖書資料檔案的整體信息化建設。

信息技術的發展，人民群眾對圖書資料的新需求，要求我們與時代同步，以科學方法實現資源共享，為其提供更加有效服務，以滿足其文化知識需求。

圖書資料檔案信息化管理，提高資源共享性、實時性，能實現廣泛的社會服務，是社會主義精神文明建設不可工缺的重要組成部分。