鄉鎮衛生院檔案管理探析

戴垂珍

（海南省海口市瓊山區甲子鎮衛生院，海南 海口 571144）

鄉鎮衛生院的檔案主要是記錄日常的活動，是很關鍵的重要數據和資料，作為一名合格的檔案管理人員，就是在鄉鎮衛生院的日常工作中對各種類型的檔案進行合成與分類，同時，也要加強對鄉鎮衛生院的日常管理工作，因為鄉鎮衛生院的檔案是國家檔案資源的一項重要組成部分，也是建設社會主義新農村的重要資源，最主要的工作職責就是要規范檔案管理的準確性。鄉鎮衛生院是一個整體所有兄弟部門之間的聯系都是緊密相連的，在整個單位運行的過程中每一個部門每一個環節所產生的數據資料都是十分重要的，相互之間各司其職，做好自己的本職工作，任何一個環節出現了問題，都將會影響到整體單位的運行，嚴重的還會影響到單位的運行，造成不可彌補的過失。

1 鄉鎮衛生院檔案工作的重要意義

1）反映院長任內政績的實據。各個科室的專職或者兼職的檔案管理記錄人員，都要負責將日常的資料進行收集和整理，做好整個衛生院的檔案建設管理工作，保證日常各類活動信息的安全完整，能夠及時準確提供查閱資料的重要保證。

2）有利于提升整個衛生院檔案管理工作效率。以前傳統的檔案管理模式，在的那桿的搜集和歸納整理已經保存和翻閱都需要耗費大量的時間和心血，工作效率低下，所以將檔案體系變得更加完善信息化，可以在很大的程度上提高檔案工作的辦事效率，也能將檔案管理的工作人員從繁瑣的工作中解脫，提高了整個衛生院的管理水平，使其走向可持續發展的道路。

2 鄉鎮衛生院檔案管理存在的不足

1）重視程度不夠。對鄉鎮衛生院來說，有個別人員和檔案管理人員自己都并沒有認識到檔案的重要性，認為就是一所衛生院只要做到治病救人就可以了檔案管理根本就起不到什么作用，沒有認識到檔案管理對鄉鎮衛生院的重要性，也是衛生院的基礎工作，西藥鄉鎮衛生院的工作能夠有序的運行，只有將基礎的工作做好。

2）基礎設施建設不夠完善。現在，還有許多的基層衛生院都還沒有建立專門的檔案管理室，所有的檔案資料都只是隨意的存放，并沒有按照檔案的管理標準執行，而推行的計算機信息技術管理的模式，也是缺少專業設備和專業人員的支撐，衛生院的檔案管理水平也并沒有得到明顯的提升，并不足與滿足信息建設的需求。

3 提高檔案工作者自身素質

1）奉獻精神。檔案管理是一項十分繁瑣細心的工作，再加之我國現在檔案相關部門的工作人員也比較少，再加上工作的時候經常會因為一些瑣碎的事情帶來很多的麻煩，所以這也就要求檔案管理的工作人員吱聲要具有自我奉獻的精神，能夠在工作中不怕苦不怕累的精神，有積極向上的世界觀，價值觀，人生觀，熱愛自己的工作，具有奉獻的精神，能夠為檔案的管理工作提高效率打下基礎。

2）樹立責任意識。培養檔案管理人員的責任意識是為了保障工作人員在進行工作的時候具有責任感，能夠在工作時做到認真負責，因為這是一項嚴謹，細心，有耐心的工作，直接會影響到檔案是否能夠有效的錄入和利用，工作人員要充分的了解工作的流程內容，還有了解現代化的檔案管理工作，這有這樣才可以保證工作的嚴謹，有效。

3）樹立事業心。針對檔案管理這份工作來說，提高工作人員的事業心可以有效地加強檔案管理工作的效率，也是一種迅速提高管理方法的一種措施，現如今，信息化管理已經在社會上的很多領域廣泛使用，尤其是電子化技術是使用的最多，過去傳統的檔案管理方式用的是紙質版本的，這種方法需要耗費大量的時間精力，并且在檔案的管理上具有一定的缺陷，但是使用電子化技術對檔案資料進行管理，可以在時間上節省很多，并且可以很好地解決紙質檔案的缺點，在檔案管理上起到了極大的幫助，所以.要加強對從事檔案管理的工作人員加強事業心的培養，只有工作人員具有極強的事業心時才會主動去提升自己的工作能力，適應新技術新的管理模式。

3 鄉鎮衛生院檔案管理對策探析

1）院長掛帥。沒有規矩不成方圓，所以檔案工作的管理要有完整的管理機制，并且衛生院的院長要起到帶頭作用，自己親自掛帥，高層人員直接進行管理，其他的工作人員也要參與配合工作，這樣做的目的有助于幫助衛生院的檔案管理的資金建設投入，也有助于設備和技術的引進，同時，該項工作的監督工作也會有所提高，各個部門之間的工作也會處理的更加協調，充分的提高了衛生院的檔案管理工作的效率，從另一個角度上來說，電子化管理技術運用到衛生院的檔案工作中，在檢索起來會更加的方便省時，極大程度的提高了辦事工作的效率。

2）建立健全檔案機制。要對檔案工作的管理進行加強，統一工作的標準，將檔案的日常工作規章制度進行修改和完善，領導也要加強重視，可以專門設立一個領導小組，健全檔案管理的制度，做到科學合理，簡明實用，主要是用來約束檔案管理的工作人員和執行者，需做到公平公正，獎罰分明，以確保該項工作的制度性、規范性、也可以尋求外援，聘請檔案管理專家來對檔案工作進行指導，教學，每一季度也要進行測評，集中進行檢查。

3）制定檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表。制定的規章制度主要是為檔案管理進行服務的，也是檔案能夠有序管理的依據的標準，要充分認識到檔案管理的重要性，將管制制度進行完善和健全，根據相關的法律法規規定，要圍繞鄉鎮衛生院的實際情況，去建立標準的管理模式和體系，具體建立由院里面的領導進行管理，檔案的工作人員進行具體負責，各個科室要積極的協助配合，實現統一管理，加大人力和財力的投資，確立好工作人員，可以安排檔案管理的工作人員定期進行紅鉆也的培訓，一滿足實際工作中的各項問題。將檔案資料統一分配在專門的庫房，搭配專門的硬件設備，嚴格按照規范化執行。制定檔案管理制度和業務建設規范。依據《檔案法》和衛生部制定的《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》，結合本地鄉鎮衛生院檔案管理實際，要求衛生院聯系本院實際，制定檔案保管、利用等各種制度，制定覆蓋全院各類檔案的檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表等檔案業務規范，完善鄉鎮衛生院檔案管理制度及規范，為實現鄉鎮衛生院檔案管理制度化、規范化提供保證。建立獎懲分明的檔案管理考核機制。對鄉鎮衛生院領導和檔案人員的年度目標考核范圍，獎懲分明，增強相關人員的責任心，調動他們的積極性。由于衛生院檔案管理工作自身的特殊性，其需要相關人員具有扎實的業務能力，同時還有嚴謹治學的工作態度。

4）檔案管理程序規范化。第一要加強衛生院的領導層的檔案管理意識，為檔案管理工作配備專業的工作人員。檔案管理的工作人員所具有的業務水平會直接的影響檔案管理的工作，現代化的檔案管理工作人員的要求是，專業技能要過硬，思想覺悟要高，信息操作能力要強。第二，是要投入資金，提高專業硬件設備的配置，以保證檔案室的工作需求，引進計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統。第三是要將不同類型的檔案進行統一的管理，確保所有的檔案都是完整安全的，以便于在日后需要查找的時候便利。第四就是要檔案管理的工作進行目標考核和工作業務水平考核，隨時對檔案管理的工作人員進行檢驗，掌握實時的情況，發現問題及時做出調整。第五是要適當的尋求外援的幫助，加強業務的指導工作，更容易對所存在的問題進行分析，可以更好地找出解決問題的辦法，保證工作的正常運行和創新。

5）完善相關基礎設施建設。在建設技術信息化的過程當中，首先需要做的就是引進先進的專業設備，合理地運用計算機技術，提高衛生院檔案管理的信息化的專業程度，同時，還要完善電子檔案的信息化管理系統，將每一個環節都分配到人，各司其職，將工作的模式進行創新，打造出一個更優良的信息化檔案管理的環境。

6）合理樹立學習理念。對于檔案管理的工作人員來說，自身所掌握的學習理念是有助于提高他們的專業素養的，所以必須學會合理的樹立學習的觀念。全面地提高自身的綜合素養，以適應信息時代背景下的發展要求。想要做好檔案管理的工作就要加強對檔案管理工作人員的培訓力度，可以多組織舉辦一些培訓的惠東或者比賽，不僅僅提高了文化素養還能夠對他們所掌握的知識進行完善和創新。不光如此，還可以多多鼓勵她們走出去，多交流多學習，人外有人，山外有山，多和業內人員多溝通多交流，自身的素養和能力必然會有一個質的飛躍，同時，本職工作也就會做得更好。

7）建設衛生院檔案的服務平臺。當今社會已經步入了科技化時代，所以檔案管理的工作也逐漸的信息化，有助于檔案發揮出服務的作用，借助于互聯網，可以直接安裝檔案管理的軟件程序，為衛生院搭建一個工作效率高效的工作平臺同時解放了檔案管理的工作人員的雙手，逐漸使用計算機技術進行管理，利用公司的網絡實現了資源共享，提高了檔案的工作效率，大力的推廣衛生院使用數字化的技術進行轉換，把以前的傳統模式轉換成點在文件，以電子檔案的形式去進行管理收集和儲存，能夠更好地去開發利用，發揮出檔案的功能。

4 結語

總而言之，時代在變化，科學技術也在不斷地進行創新，在現代農村的發展趨勢下，鄉鎮衛生院，作為醫療衛生管理的基層組織，更要做到緊跟時代發展的步伐，做到勇于創新敢于創新，并且在條件允許的情況下，加大對檔案管理的投資，晚上規章管理的制度，充分發揮出鄉鎮衛生院檔案管理的價值所在，全面提高工作管理的水平，全心全意的為人民服務，促進農村還有鄉鎮衛生院的全面發展。