我國通用檔案保管期限表優化策略

王 偉 褚 濤

（濟南市人民醫院，山東 濟南 271100）

作為檔案保管工作的一種指導工具，檔案保管期限表明確規定了各種檔案的保管年限，尤其在檔案管理標準化與規范化建設當中，檔案保管期限表所體現的實際應用價值也越加明顯，加之檔案管理部門針對現行的通用檔案保管期限表內容不斷進行優化與改進，旨在體現通用性特征的同時，為我國各領域的檔案管理工作提供一個更加權威、更加科學、更加明確的參照標準。

1 通用檔案保管期限表的顯著特點

1）權威性特點。顧名思義，通用檔案保管期限表的編制機構是國家檔案局，并且適用于黨政機關、事業單位、企業單位以及各種性質的社會團體組織，從這一層面看，通用檔案保管期限表的權威性特點可窺見一斑。因此，當檔案保管期限表頒布執行以后，社會各領域的組織機構都需要參照這一指導性文件開展檔案管理工作。比如企業單位在收集整理檔案資料時，如何對檔案資料進行歸類，如何劃分檔案的保存年限，都應當以通用檔案保管期限表作為參考依據，否則，檔案管理工作進程將受到嚴重影響[1]。

2）適用性特點。根據檔案類型以及性質劃分，檔案保管期限表主要包括專門檔案保管期限表、同系統機關檔案保管期限表、同類型機關檔案保管期限表以及機關檔案保管期限表，而通用檔案保管期限表在這四種類型的指導性文件當中發揮著統領作用。各級部門或者企事業單位的檔案管理機構都需要參照于這些綱領性文件來完成檔案資料的收集、整理、建檔、保管等工作，因此，這種標準化文件的適用范圍相對較廣。以文書檔案保管期限表為例，在該標準化文件當中，明確規定了各級黨政機關、企事業單位的檔案資源所包含的內容，比如黨代會、共青團、工會在工作當中形成的通知、議程、領導人講話、提案、決議、會議紀要、簡報等都是需要永久保存的重要材料。檔案管理部門參照這一內容可以對各種檔案資源分門別類的進行整理，這樣一來，可以大幅提升工作效率。

3）參考性特點。近年來，社會各領域在從事生產活動、經濟活動過程中，產生了大量的文字、圖片、音像等資料，這些資料有的具有極高的保存價值，而有的資料則價值密度較低，對于檔案管理人員來說，要想在海量化的檔案資源當中篩選出具有重要參考價值的檔案資源難上加難，但是，如果參照于通用檔案保管期限表，不僅可以在短時間內合理劃分檔案資料，同時，也可以及時剔除一些不具備參考價值的資料，進而給檔案管理工作的高效展開提供了便捷服務。

2 通用檔案保管期限表存在的問題

1）保管期限劃分不科學。由于檔案資源具有海量化特點，尤其對各種社會活動與經濟活動中產生的文字性材料來說，其數量可謂驚人，而在這些文字資料當中，具有參考價值的資料少之又少，但是，根據現行的通用檔案保管期限表的規定，涉及的文字材料的保管期限，常常納入永久或者長期保存的范疇。比如對于一些會議討論未通過的文字材料，檔案管理人員在建檔過程中，往往將這一類材料作為長期保存對象，殊不知，這些材料不僅參考價值低，而且占有的存儲空間大，無形當中就增加了檔案管理成本。再比如《機關文書檔案保管期限表》中明確規定，將黨代會的參會人員名單以及會議召開議程等文書資料確定為永久性保存檔案，但是，從這些檔案資料的性質與內容來看，與黨代會的會議內容并未產生直接關聯，也無法體現召開黨代會的現實意義，因此，這就與實際工作相悖離，甚至降低了其它參考資料的實際應用價值，這對檔案管理工作的高效展開將產生諸多不利影響。

2）內容過于寬泛。從現行的檔案保管期限表包含的內容來看，規定的框架過于空曠，內容設置往往只考慮宏觀層面，卻忽略了一些細節和重點。尤其對一些時間跨度較大的檔案資料來說，隨著時間的推移，一些具有重要參考價值的資料已被銷毀，這樣一來，這些資料本身所體現的價值也無法得到體現。比如對于十年前或者二十年前的檔案資料來說，由于檔案管理人員更換頻繁，導致一些檔案資料在交接過程中出現丟失或者損毀的情況，而通過對檔案保管期限表的參照發現，這些丟失的資料并不在保管范圍之內，于是，一些參考價值高的檔案資料大量流失，這就使得一些具體工作的開展無章可循，進而給各企事業單位帶來無法彌補的損失。

3）描述性詞匯模糊化。目前，現行的檔案保管期限表所規定的檔案保管期限主要包括永久、長期和短期三個類別，而長期保管期限的上限值一般設定為30年，下限則設定為10年，如果從宏觀角度看，這種保管期限的設定方法與實際工作的匹配度較高，檔案管理人員完全可以根據保管期限表中提及的檔案類別，對各種檔案資料的保管期限進行準確劃分。但是，從具體條款內容來看，卻出現了較多的模糊化的描述性詞匯，比如重要、特殊、一般等詞匯，檔案管理人員在收集資料與建檔過程中，一旦遇到這一類詞匯，將難以分辨出哪些資料的保管期限屬于永久性保管范疇，哪些資料的保管期限屬于長期性保管范疇，以至于檔案管理工作無法正常開展，甚至一些屬于短期保管范疇的資料搖身一變，成為永久性保管范疇的檔案資料。尤其對于從事檔案管理工作時間較短的管理人員來說，由于缺乏工作經驗，進而難以確定檔案資料的具體保管年限[2]。

4）鑒定方法過于籠統。由于通用檔案保管期限表屬于一種標準化的參考性文件，在編制文件過程中，編制人員不可能面面俱到，將每一種類型的檔案價值進行精準評估，而只能提供一些基本的參考框架，檔案管理人員可以根據這一框架，結合單位的實際情況對檔案資料的保管期限進行劃分和確定。但是，檔案管理人員在鑒定和識別檔案資源的保存價值時，受到個人專業水平、學識水平、工作經驗等因素的影響，導致一些具有重要參考價值的檔案資料被設定為短期保管期限或者臨時保管期限，一旦這些資料超過保管期限，將被視為廢棄資料而予以銷毀，這樣一來，就給單位帶來了不必要的損失。

3 檔案保管期限表的優化策略

1）明確檔案保管年限。雖然目前現行的檔案保管期限表中規定了檔案資料的保管期限，但是這種籠統的規定方式，給檔案管理人員正常開展各項工作制造了一定的障礙。比如以短期保管期限為例，從字面上理解，一年可以認定為短期，兩年可以認定為短期，而半年也同樣可以認定為短期，因此，檔案管理人員在實際操作過程中，無法準確判定短期保管的具體年限。針對這種情況，檔案管理部門在編制檔案保管期限表時，應當是明確長期與短期兩個保管期限的具體年限，比如長期保管年限為10年、15年或者20年，短期保管年限為1年、3年、5年等。當確定具體的保管年限后，檔案管理人員可以根據檔案內容與類型，在短時間內即可以完成檔案資料的歸檔與建目工作。這樣一來，不但提高了工作效率，而且也實現了檔案工作的有序管理。

2）細化條款內容。檔案管理人員在收集、整理檔案資料時，都需要參照檔案保管期限表中的各項條款內容，但是，由于部分條款只是給出了一個參考框架，而并未明確指出具體的操作方法。比如對超過保管期限的檔案進行銷毀處理，并未規定具體的銷毀時間，于是，在實際操作當中，檔案管理人員只能分批次予以銷毀，這不僅增加了工作量，而且，也影響了其它各項工作的順利展開。因此，為了避免這種情況的出現，檔案管理部門應對現行的檔案保管期限表中的各個條款內容進行細化，尤其應當明確檔案保管職責與權限，比如對于新上崗的檔案管理人員來說，對檔案保管期限表的條款內容知之甚少，甚至不知道不同類型檔案的保管期限，以至于工作進程嚴重滯后。針對這一現象，首先應當規定檔案管理人員的保管責任，一旦出現失責、失誤的情況，應當根據單位內部的獎懲機制，對直接責任人進行嚴肅處理。

3）加大監督力度，完善考核機制。檔案保管期限表一般由權威的管理機構負責編制，而基層單位則無權對條款內容進行修改，但是，在實際工作當中，檔案管理人員為了走捷徑、省時間，常常忽略了檔案保管期限表的參考價值，憑借著個人的工作經驗隨意設定檔案資料的保管期限，以至于縮減了一些具有實際參考價值的檔案資料的保管年限，使得部分工作的正常開展無章可循。因此，檔案管理部門進當進一步加大監督檢查力度，以此提升檔案保管期限表的利用率。比如基層檔案管理人員在建立檔案卷宗時，上級主管部門應當指派專人負責對檔案的歸檔情況進行檢查，對檔案管理人員的工作流程進行監督，同時，建立一套科學完善的考核機制，設定一個精細化的評分標準，并將檔案管理人員的日常工作內容納入考核計劃當中，使管理人員樹立高度的主人翁責任意識，進而推進檔案管理工作的規范化與標準化建設進程。另外，由于如果基層單位因工作需要，必須修改檔案保管期限表的，應當以遞交修改申請的方式，征得上級主管部門的同意，在得到肯定的批復以后，方可對相關條款內容進行修改[3]。

4）建立多層次檔案保管期限表。目前，各機關企事業單位涉及的檔案資料呈現出多樣化特點，每一個機構、組織的歸檔資料類型存在較大差異，檔案利用價值也各不相同，如果僅僅編制一套檔案保管期限表，那么，一些具有重要價值的檔案資料，其利用價值將被大幅削弱，這將對檔案保管工作產生諸多不利影響。因此，檔案保管期限表的編制部門應當權衡利弊，并結合單位性質以及檔案類型，編制多層次的檔案保管期限表，比如機關單位檔案保管期限表、稅務系統檔案保管期限表、教育系統檔案保管期限表、企業單位檔案保管期限表等等，這種分層編制的方法，能夠給檔案管理人員提供更加權威與明確的參考，這對檔案管理工作的高效展開將具有重要的現實意義。

5）編制專用檔案保管期限表。為了提高檔案管理工作效率，基層單位應當參照于通用檔案保管期限表的條款內容，結合單位內部各崗位的職責權限，分別編制出適合于本行業、本專業使用的檔案保管期限表，這樣一來，更便于檔案管理工作的順利開展。比如財務部門應當編制會計檔案保管期限表、人事部門應當編制人事檔案保管期限表，工會組織應當編制工會檔案保管期限表等。需要注意的是，基層單位編制的專用檔案保管期限表不得超越通用檔案保管期限表的適用范圍，以確保不同類型的檔案能夠真正體現自身的利用價值。

4 結束語

就當前我國通用檔案保管期限表的管理與使用情況來看，仍然存在一些問題與不足，因此，檔案保管期限表的編制人員應當始終秉持“與時俱進”的態度，汲取同行業的成功經驗，不斷對檔案保管期限表的各項條款進行內容調整和優化，同時，對內部培訓機制不斷進行創新與完善，以此提高編制人員的專業水平以及綜合素養，使我國的檔案事業朝著專業化、標準化、規范化、科學化方向邁進。