新時(shí)代高校人事檔案存在的問(wèn)題及優(yōu)化措施

楊 紅

（昌吉學(xué)院綜合檔案科，新疆 昌吉 831100）

健全高校人事檔案資料對(duì)優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，提高人員管理具有重要的作用，但是從目前高校人事檔案管理來(lái)看，存在人事檔案收集不全面、檔案資料不真實(shí)等現(xiàn)象，而這對(duì)保證檔案收集質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案高效的運(yùn)用極其不利。因此，展開(kāi)對(duì)高校人事檔案存在的問(wèn)題及優(yōu)化措施進(jìn)行研究具有重要的意義。

1 高校人事檔案存在問(wèn)題分析

1.1 高校人事檔案材料不準(zhǔn)確，收集不完整

高校人事檔案材料收集應(yīng)保證全面性，才能根據(jù)人事檔案材料來(lái)制定出科學(xué)的人員管理策略，達(dá)到優(yōu)化高校人員結(jié)構(gòu)的目的，但是從目前我國(guó)高校人事檔案材料收集來(lái)看，存在檔案材料收集不準(zhǔn)確、收集不完整的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，人事檔案資料收集不全面，對(duì)于人事履歷資料的收集過(guò)程中，不重視繼續(xù)教育學(xué)歷資料的收集，一些在工作崗位上獲得的學(xué)歷沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行提交歸檔；其次由于高校對(duì)人事檔案工作重視程度不足，導(dǎo)致人事檔案收集的內(nèi)容、收集的時(shí)間等沒(méi)有具體的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致人事檔案資料出現(xiàn)了不全面的現(xiàn)象。第二，人事檔案材料中內(nèi)容不真實(shí)。通常高校工作人員的工資、提拔、任免、晉升職務(wù)、職稱評(píng)定、退休等都和學(xué)歷、工作時(shí)間等有密切的關(guān)系，在這種情況下，人事檔案資料是重要的參考。在利益導(dǎo)向下，為了保證自身的利益，出現(xiàn)了檔案資料造假的現(xiàn)象，加之很多檔案資料內(nèi)容都是相關(guān)人員手工填寫(xiě)，導(dǎo)致主觀操控意識(shí)較強(qiáng)，而這對(duì)保證檔案材料的真實(shí)性極其不利。

1.2 人事檔案收集、整理、歸檔等過(guò)程缺乏統(tǒng)一性

通過(guò)對(duì)高校人事檔案管理工作進(jìn)行實(shí)地觀摩，發(fā)現(xiàn)高校人事檔案管理工作主要包括人事檔案收集、檔案整理、檔案更新、檔案歸檔、檔案查閱、檔案審核等工作內(nèi)容，這些工作內(nèi)容是構(gòu)成人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，對(duì)提高人事檔案管理工作質(zhì)量具有重要的意義。但是從目前我國(guó)高校人事檔案管理的程序中來(lái)看，存在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、程序不統(tǒng)一的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，檔案建立缺乏統(tǒng)一性，在收集好人事檔案之后，沒(méi)有規(guī)范、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行人事檔案建立，導(dǎo)致檔案建立仍然停留在整理收集、整理階段，不具規(guī)范化，無(wú)法形成科學(xué)、有效的檔案管理。此外一些人事檔案并沒(méi)有存放在學(xué)校，而在人才服務(wù)中心存放，高校人事檔案管理中沒(méi)有建立副本人事檔案，導(dǎo)致部分人員的人事檔案出現(xiàn)了不完整的現(xiàn)象。第二，人事檔案建立過(guò)程中，缺乏實(shí)時(shí)管理，針對(duì)人事檔案的變動(dòng)，反應(yīng)遲鈍，沒(méi)有及時(shí)地做出相應(yīng)的檔案調(diào)整，比如日常學(xué)習(xí)提升、崗位工資變動(dòng)、職稱變動(dòng)等情況并沒(méi)有在檔案中體現(xiàn)出來(lái)。第三，檔案借閱沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的流程。高校在具體的檔案借閱過(guò)程中，往往通過(guò)口頭傳達(dá)的方式來(lái)進(jìn)行借閱，借閱人沒(méi)有進(jìn)行借閱申請(qǐng)，也沒(méi)有對(duì)借閱日期、借閱時(shí)間等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行登記，在這樣不規(guī)范的借閱模式下，容易造成紙質(zhì)人事檔案出現(xiàn)丟失、損壞、篡改等現(xiàn)象，這對(duì)保證人事檔案的存放質(zhì)量產(chǎn)生了消極的影響。

1.3 檔案材料分類不科學(xué)

人事檔案在管理的過(guò)程中應(yīng)做到科學(xué)分類，才能為高校人事工作提供客觀的資料參考，但是在實(shí)際工作中，發(fā)現(xiàn)檔案材料分類出現(xiàn)了不合理的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案材料結(jié)構(gòu)不合理，人事檔案材料應(yīng)突出重點(diǎn)，能夠通過(guò)人事檔案材料明確人員學(xué)歷、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)等本質(zhì)性的問(wèn)題，但是目前很多高校的人事檔案管理中，檔案資料分類中個(gè)人政治面貌、個(gè)人經(jīng)歷的收集內(nèi)容較多，而且分類比較詳細(xì)，而針對(duì)人員的業(yè)務(wù)能力、思想動(dòng)向、科研成果、技術(shù)專長(zhǎng)等資料的分類較少，導(dǎo)致檔案材料可借鑒性、可參考性較差，無(wú)法根據(jù)現(xiàn)有的人事檔案材料分類來(lái)找到有價(jià)值的人事檔案信息。第二，人事檔案材料分類中，近期材料較少，過(guò)往材料較多，而且材料內(nèi)容沒(méi)有經(jīng)過(guò)審核，導(dǎo)致人事材料主觀意識(shí)較為強(qiáng)烈，主要突出的是個(gè)人的優(yōu)勢(shì)，而對(duì)個(gè)人的劣勢(shì)、缺點(diǎn)等并沒(méi)有相關(guān)的論述和歸類。第三，從人事檔案內(nèi)容來(lái)看，沒(méi)有做好嚴(yán)格的分類，人事檔案中包括內(nèi)容較多，每個(gè)內(nèi)容下都有很多詳細(xì)的資料，應(yīng)將這些內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的劃分、歸類，才能更好地進(jìn)行檔案查閱，但是在實(shí)際工作中，往往將不同的內(nèi)容混為一談，不僅不方便查閱，而且還容易出現(xiàn)檔案管理混亂問(wèn)題。

1.4 缺乏信息化建設(shè)

信息化時(shí)代背景下，高校人事檔案管理應(yīng)立足于時(shí)代發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，以此更好地應(yīng)用于日常工作中，達(dá)到提高工作效率的目的，但是從目前高校人事檔案管理中發(fā)現(xiàn)人事檔案管理出現(xiàn)信息化建設(shè)滯后的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，觀念落后，很難從固有的檔案管理模式中解脫出來(lái)，加之缺乏檔案信息化管理人員、財(cái)力、物力等支持，導(dǎo)致檔案管理信息化很難實(shí)現(xiàn)。第二，高校人事檔案多以紙質(zhì)人事檔案為主，沒(méi)有對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子檔案轉(zhuǎn)化，在這種情況下，只能采用傳統(tǒng)的檔案管理模式來(lái)進(jìn)行人事檔案管理。第三，檔案收集滯后性，在檔案收集的過(guò)程中，由于主要以紙質(zhì)檔案的收集為主，所以無(wú)法通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行檔案的傳遞，導(dǎo)致檔案收集出現(xiàn)了滯后性，無(wú)法借助網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)高效的信息化管理。此外網(wǎng)絡(luò)信息化要求信息共享，但是對(duì)于人事檔案而言，具有私密性，在信息化模式下，進(jìn)行檔案信息傳遞，無(wú)法保證信息安全，高校方面也沒(méi)有針對(duì)此設(shè)置相應(yīng)的管控措施，這對(duì)保證高校人事檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)極其不利。

2 高校人事檔案優(yōu)化措施

2.1 完善人事檔案材料，定期更新廣大教職工檔案材料

高校人事檔案材料的收集工作非常重要，應(yīng)保證人事檔案材料的全面性，對(duì)此應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行人事檔案材料工作的優(yōu)化：第一，作為檔案工作人員，應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，提高責(zé)任意識(shí)，樹(shù)立端正的工作態(tài)度，以此減少工作中因態(tài)度問(wèn)題而導(dǎo)致人事檔案材料收集不全面的問(wèn)題。第二，干部人事檔案材料歸檔工作遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則，保證人事檔案材料的全面性，并在具體的工作中，能夠突出重點(diǎn)，比如反映干部自然情況和人事檔案材料的德、能、勤、績(jī)廉等方面的資料，包括個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、專業(yè)特長(zhǎng)、日常表現(xiàn)等資料的收集，還應(yīng)包括職稱、學(xué)歷、科研成績(jī)、教學(xué)成績(jī)等重點(diǎn)資料的收集，以此保證人事材料的完整性和實(shí)用性。第三，應(yīng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的教職工檔案管理，在具體的工作中，廣大教職工會(huì)出現(xiàn)學(xué)歷、職稱、職務(wù)、業(yè)績(jī)等多方面的變動(dòng)，對(duì)此應(yīng)及時(shí)地更新和補(bǔ)充檔案資料，以此保證人事檔案資料的全面性。

2.2 建立和完善相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，完善檔案管理相關(guān)程序

通過(guò)以上分析，可以看出高校人事檔案管理中，各項(xiàng)工作內(nèi)容缺乏統(tǒng)一化管理，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)了很多問(wèn)題，鑒于此，應(yīng)從以下幾個(gè)方面做出相應(yīng)的整改：第一，應(yīng)根據(jù)學(xué)校人員管理實(shí)際情況、按照人事檔案相關(guān)文件規(guī)定來(lái)進(jìn)行管理，使檔案管理中各項(xiàng)工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。第二，制定建檔規(guī)則，一方面明確建檔內(nèi)容，提供具體的建檔方向，使檔案工作具體化、明確化，以此規(guī)范工作行為，保證人事檔案建設(shè)的統(tǒng)一性。另一方面要保證建檔信息的真實(shí)性，對(duì)檔案信息進(jìn)行審核，必要的情況還要展開(kāi)相關(guān)的調(diào)查工作，以此保證檔案材料的真實(shí)性，能夠起到較好的應(yīng)用價(jià)值。第三，制定嚴(yán)格的工作流程，對(duì)歸檔、借閱等檔案工作環(huán)節(jié)設(shè)置嚴(yán)格的管理制度，尤其是借閱環(huán)節(jié)，要對(duì)借閱時(shí)間、借閱人員等進(jìn)行詳細(xì)的信息登記，以此減少人事檔案信息的泄露。

2.3 加強(qiáng)高校人事檔案專項(xiàng)審核

通過(guò)以上分析，發(fā)現(xiàn)高校人事檔案存在資料不屬實(shí)、弄虛作假、人事檔案分類不科學(xué)、涂改、偽造年齡、身份、學(xué)歷等現(xiàn)象。鑒于此，各單位結(jié)合實(shí)際，制定具體工作方案，細(xì)化審核范圍、時(shí)間安排、方法步驟、保障措施等人事檔案專項(xiàng)審核制度，來(lái)解決人事檔案出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)此應(yīng)對(duì)人事檔案審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要區(qū)分不同情況妥善處理。并從以下幾點(diǎn)來(lái)進(jìn)行優(yōu)化：第一，檔案材料不齊全、不規(guī)范的，要根據(jù)材料內(nèi)容和性質(zhì)的不同，分別采取收集、復(fù)制原件、完善手續(xù)等方式進(jìn)行補(bǔ)充和規(guī)范第二，對(duì)材料的屬實(shí)性進(jìn)行審核，查看人事材料中所提供的學(xué)歷、年齡等是否屬實(shí)，一些學(xué)歷是否有證書(shū)，年齡是否和身份證相互匹配等，以此保證人事檔案信息的屬實(shí)。第三，對(duì)審核過(guò)程中的補(bǔ)充材料、個(gè)人說(shuō)明材料、組織認(rèn)定和處理材料要認(rèn)真鑒別、及時(shí)歸檔。第四，在審核中應(yīng)突出重點(diǎn)，重視在“三齡兩歷一身份”的審核，在出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間和黨員身份、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份等，審核時(shí)要把握不同時(shí)期的政策依據(jù)，確保檔案信息的真實(shí)性。第五，對(duì)檔案中出現(xiàn)的干部身份信息不一致的，記載時(shí)間不一致、涂改、造假或不確定的問(wèn)題要調(diào)查核實(shí)，集體研究，綜合研判進(jìn)行認(rèn)定。

2.4 積極推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)

通過(guò)以上分析，可以看出高校人事檔案信息化出現(xiàn)了滯后現(xiàn)象，對(duì)此應(yīng)更新檔案管理觀念，采用信息化管理方式來(lái)對(duì)現(xiàn)有的人事檔案進(jìn)行管理；其次為了保障人事檔案的應(yīng)用性，應(yīng)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，并建立搜索工具，以此形成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為實(shí)現(xiàn)檔案高效的應(yīng)用提供有利條件。此外檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具有兼容性，既能夠單獨(dú)的使用檔案，滿足一般性的需求，也能夠針對(duì)不同的使用情況，滿足特殊性的需求。另外在具體的工作中，為了提高工作效率，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的形式來(lái)進(jìn)行信息核對(duì)，不僅提高工作效率，還能保證檔案信息收集質(zhì)量。

3 結(jié)束語(yǔ)

目前高校人事檔案管理中存在檔案材料不準(zhǔn)確、檔案工作程序缺乏統(tǒng)一性、檔案分類不科學(xué)、缺乏信息化建設(shè)等問(wèn)題，鑒于此應(yīng)不斷完善人事檔案材料，定期更新廣大職工檔案材料，建立和完善相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，并加強(qiáng)高校人事檔案專項(xiàng)審核，積極推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)，以此形成科學(xué)的人事檔案管理體系，為滿足當(dāng)前人事檔案管理需求提供有利條件。