新時期優化機關事務檔案管理的相關舉措

王世軍

（吉林省梨樹縣機關事務服務中心，吉林 四平 136500）

檔案管理工作是一切工作的基礎。檔案是日常工作過程中的信息記錄，檔案能夠起到總結工作經驗教訓，指導日后工作的作用。在新時期背景下，檔案管理工作已經逐漸擺脫了枯燥乏味的傳統檔案管理的痛點，逐漸向電子檔案方向進行發展。但是在目前檔案管理的過程中，依然存在一定的問題，所以要優化機關事務的檔案管理工作，提高工作效率，為機關事務管理工作奠定良好的基礎。

1 機關事務檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理方式過于傳統，管理觀念落后

目前來看，雖然有一部分機關在進行檔案管理的工作中使用了先進管理方式和管理技術，但是仍然還有一部分機關事務方案管理工作處于傳統的檔案管理模式中[1]。比如說檔案的審閱流程仍然是先審批后審閱，檔案的信息載體仍然以紙張作為主要載體，在日常工作過程中仍然沒有形成按照規定的時間進行建檔的習慣。這種檔案管理方式顯然落后于時代的發展速度。現在是信息化時代，紙質檔案雖然有其珍貴的特殊性，但是在日常建檔工作應該及時開展的背景下，檔案的載體也應該像電子信息進行轉化，檔案的審閱流程應該根據檔案的優先級別進行審查。這種傳統的檔案管理模式是由檔案管理者落后的管理觀念形成的，所以在機關事務進行檔案管理的過程中，管理者一定要是及時更新自己的管理觀念，緊跟時代步伐，創新管理方式。

1.2 制度建設不完備，相關工作人員業務能力差

由于檔案管理工作不受重視，往往機關事務檔案管理人員的素質不高，這就造成了相關工作人員業務能力差的結果[2]。在實際調查中發現，機關事務檔案管理相關工作人員的專業不是檔案管理，在進行檔案管理的過程中，出現了檔案亂擺亂放，不能進行及時歸檔的現象。同時由于檔案管理相關工作人員的業務能力差，導致審閱檔案的效率低，因為工作人員不能及時找到相關檔案。同時由于制度建設不完備，檔案管理人員是臨時調到檔案管理處進行工作的，工作效率低下是一方面，在面對自己主要工作時，臨時工作人員沒有時間和精力對檔案進行耐心的整理和歸檔。這就導致檔案的真實性和完整性遭到了極大的破壞[3]。

1.3 審閱流程過于繁瑣

在傳統檔案管理模式下，檔案管理工作人員對檔案審閱工作的態度是“擺攤”態度。也就是在進行檔案審閱的過程中，審閱人員需要拿到相關領導的審批，然后才能讓檔案管理人員進行檔案查找，最后將檔案送給審閱人員。在具有高度機密的檔案中，這種管理措施無可厚非。但是對于審閱一般性質的檔案，這種審閱流程就顯得過于繁瑣，直接導致審閱工作的效率低下，進而可能影響到機關事務管理工作的下一步展開。所以要簡化審閱流程，提高機關事務檔案管理工作的效率[4]。

2 如何優化機關事務檔案管理工作

2.1 更新檔案管理觀念

優化機關事務檔案管理工作，首先檔案管理部門領導和檔案管理工作人員要更新檔案管理觀念[5]。重視檔案管理，不能像以往的工作中對待檔案管理工作敷衍了事，要針對檔案管理工作提出工作重點，布局相關工作規劃，使檔案管理工作能夠有計劃的推行下去。比如說檔案管理部門可以組織一個或者幾個領導，成立檔案管理小組，牽頭檔案管理工作，使檔案管理工作有人管。檔案管理小組還可以組織檔案管理相關工作人員進行月度年度檔案管理工作計劃的制定，使檔案管理工作能夠在保證一定工作效率的前提下，順利進行下去。

檔案管理工作人員也要提高自身的檔案管理觀念，第一步就是要強化自身的專業素質，提高自己的工作效率。其次就是對檔案管理工作的相關工作方法進行研究和掌握，同時檔案管理工作人員要改變自身的工作態度，將耐心和認真滲透在每一份檔案管理的工作中，保證檔案管理質量。最終促進機關事務管理工作的進一步開展，提高整體機關事務管理工作的效率。

2.2 優化檔案信息化建設

隨著時代的迅速發展，檔案管理工作的工作對象早已不局限于傳統的紙質檔案[6]。新時期出現了以視頻、音頻和圖像為代表的新型檔案。這種檔案各有優缺點，比如說，信息化檔案在進行存儲時占用空間小，存儲方便，不受時間和空間的效率，同時信息化檔案和傳統的紙質化檔案相比，存儲時間更長，信息完整度更不容易遭到破壞。在檔案儲存的管理方式上，信息化檔案以計算機計算系統為中心，通過計算機進行統一管理，傳統紙質檔案靠人為編撰的目錄進行管理，所以信息化檔案也提高了檔案管理工作的工作效率，減少了人力成本。信息化檔案的缺點是檔案一經上傳后再進行修改的流程過于繁瑣，這樣有助于檔案錄入的真實性和有效性。

所以在對信息化檔案管理時，要對上傳的信息檔單進行仔細的甄別，準確真實的錄入信息，遵守檔案錄入的要求：不經審查的、手續不全的和內容不真實的檔案統一不錄入，對于開放性的資料要做到只能閱讀，不能進行下載和修改。

同時，針對一些沒有完成信息化檔案管理系統的檔案管理部門，首先要建立信息化檔案管理系統，實現紙質檔案的電子化，信息化。將現代信息技術充分運用在機關事務檔案信息的處理和利用上來，機關事務單位可以通過建立檔案信息化中心，組織專業人員建立檔案信息庫，綜合利用計算機和掃描系統等信息化技術手段，改變傳統的檔案錄入方式。在對傳統檔案信息化以后，保證未來的檔案錄入都能進入檔案管理系統中。最后就是在對檔案分析的基礎上，可以根據系統分析的結果，提供檔案信息的分析報告，提高檔案管理工作的效率，進而提高整個機關事務管理工作的效率。

2.3 提高機關事務檔案管理人員的專業素質和業務能力

首先在進行檔案管理人員的聘用上，機關事務單位可以限制檔案管理人員的相關專業。現在很多大學都開設了檔案管理的相關專業，所以在進行人才聘用時，要優先考慮相關專業的人才。其次就是在進行考試時可以設置檔案管理相關專業的題目，對有檔案管理能力的人才進行篩選，提高檔案管理人員的相關素質，能夠幫助檔案管理工作提高效率，提高檔案管理工作的水準。這需要機關事務單位建立嚴格的錄用標準和制度，提高檔案管理專業人才進入檔案管理工作的概率。

提高現有機關事務檔案管理人員的專業素質和業務能力。首先就是要確定方案管理工作的相關規范，保證檔案管理工作的有序進行，即使檔案管理人員是一個“臨時工”，也能根據相關規范進行一定的檔案管理，這需要完善檔案管理工作規范流程制度。其次就是可以組織當地高校檔案管理工作的教師對檔案管理工作人員進行相關的培訓，可以采用多種培訓方式，像講座、專業課程等等。通過對于現有檔案管理人員進行專業的培訓學習，提高機關事務檔案管理工作人員的專業素質和業務能力，同時也能提高檔案管理領導人員的相關素質，保證檔案管理工作在科學有序的指導下提高工作效率。

最后就是要優化機關事務檔案管理工作的績效考核制度，借此打壓工作人員的懈怠性，提高工作人員的積極性，在進行績效考核制度制定的過程中，一定要考慮到考核力度可以吸引到檔案管理人員，讓檔案管理人員覺得這個制度會觸碰到核心利益，加大獎勵和懲罰的程度。從而提高檔案管理工作的工作效率，進而提高機關事務單位管理整體的工作效率。

2.4 建立日常建檔的工作制度

檔案管理的本質就是信息管理，檔案管理的意義就是總結以前工作中出現的問題總結教訓，對于以前工作中成功的經驗進行總結。所以在進行機關事務管理工作的過程中，一定要建立日常建檔的工作制度，保證日常工作能夠進行平穩的建檔歸檔，避免出現年終補檔或者是出現檔案空缺，真實資料不足的情況。使檔案管理充分作為機關事務管理水平的準確衡量標準。

所以要建立日常建檔的工作制度，不只是檔案管理工作人員還包括機關事務管理工作人員，都應該嚴格遵守日常建檔的工作制度，保證工作信息能夠及時準確歸檔，為機關事務管理同坐奠定良好的信息基礎。

2.5 優化檔案審閱流程

正如在上文中提到的，現在部分機關檔案管理部門中存在檔案審閱步驟繁雜，工作效率低的問題，這就需要簡化檔案審閱流程，優化工作效率。

首先可以按照檔案的機密性保密性對檔案進行高度機密、中度機密、普通檔案和開放型檔案的劃分。同時在機關事務內部對機關工作人員進行等級劃分，像特殊的檔案審閱人員和最高一級領導是最高級別，次之是各個部門的主管負責人，同理下推。在最高一級進行審閱時，除領導外的其他所有人都需要領導批示簽字才能進行檔案的審閱。在新時期的背景下，可以將機關單位內部人員在電腦上進行分級，像特殊的檔案審閱人員就可以是特級，除了高度機密的檔案以外都可以進行審閱，各部門主管負責人只能審閱中度機密以下的檔案，門衛同志只能審閱公共檔案。在這樣進行設置的情況下，減少了檔案審閱過程中出現的步驟繁瑣的問題，同時提高了審閱工作的效率。提高了整個機關事務檔案管理工作的效率。

3 結束語

總而言之，在機關事務檔案管理的工作中依然存在很多的不足，領導和相關檔案管理工作人員應該重視機關事務檔案管理的工作，提高機關事務檔案管理工作的效率，在針對工作人員提高技術水平和業務能力的基礎上，為整個機關事務管理工作奠定良好的基礎，準確反映機關單位的發展水平。