土地房屋征收補償安置及搬遷檔案管理的要點及探思

黃碧霞

（廣西欽州市欽南區土地房屋征收中心，廣西 欽州 535029）

土地房屋的征收補償安置檔案是保障被征收人房屋合法權益的重要憑證，它可以解決房屋征收中的各種糾紛，同時也是維護當事人合法權益的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。房屋征收補償安置檔案是依法開展房屋征收補償安置的過程中形成的歷史記錄，它以文字、圖表、聲像等各種形式為載體，是具有保存價值的歷史文獻。房屋征收補償安置所涉及的經濟利益比較大，因此，要通過文件的形式記錄保存，以免發生不必要的糾紛，這也是保證當事人雙方權益和責任以及義務的依據，可以作為維護自身合法權益的保障，因此，土地房屋征收補償安置檔案的保存具有非常重要的意義和作用。

1 土地房屋征收補償安置檔案管理存在的主要問題

房屋征收是一項系統而又龐大的工程，其時間跨度較長，從征收公告發布到最后一戶被征收，以及所有被征收戶搬遷完畢，需要3-5年的時間。由于時間長、戶數眾多，所需要的手續也比較繁雜，因此，房屋征收補償安置檔案的管理一直沒有形成一套完整的管理機制，離規范化程度相差較遠，目前，檔案管理主要存在以下幾個問題。

1.1 對房屋征收補償安置檔案管理重視不夠

房屋征收補償安置檔案的主要來源是房屋征收部門和房屋征收實施單位，他們都只重視征收的業務和結果，對于檔案的管理不夠重視。其主要表現在：沒有明確檔案歸檔的范圍和保管期限；有些檔案沒有及時上交統一保管，滯留在工作人員手中[1]。而有些單位的檔案管理比較松懈，只是當做資料進行管理，對于房屋征收補償安置檔案的歸屬也不明確。

1.2 房屋征收補償安置檔案的業務基礎薄弱

由于缺乏房屋征收補償安置檔案管理的重視，負責征收人員和檔案管理人員保存意識薄弱，就導致房屋征收補償安置檔案業務基礎薄弱。另外，由于征收單位所形成的征收補償文件沒有統一的規定和管理，再加之征收人員自身素質較低，就會出現重復文件多，補充修改文件少，沒有達到規范要求和質量的文件多，作廢文件多的情況，這也是檔案管理存在的主要問題。

1.3 檔案管理人員業務能力不強

房屋征收實施人員和檔案管理人員很多都是兼職，并且流動性大，他們對檔案的管理缺乏一定的專業知識，對檔案管理業務不熟悉，這就讓檔案管理工作出現了各種漏洞[2]。

1.4 房屋征收補償安置檔案的內容構成

房屋的征收和補償工作不是一個部門能夠全部完成的，它需要很多個部門共同協作完成，如街道、法院、舊改辦、房管局、公證處、征收事務所等。其中征收事務所隸屬于房管局，它主要是實施征收工作的單位。所以，他們需要形成的材料也是最多的，也是房屋征收補償安置檔案形成的核心部門。他們所形成的檔案主要分為征收管理類、征收安置類、居住困難保障類以及司法強拆類[3]。其中，征收管理類包含以下幾個內容：1）征收審批材料，其中包括征收范圍、報告、批復、復函、決定征收公告等；2）征收公式材料，包括被征收人意愿征詢、產權信息、價格評估、補償方案等；3）房源材料，包括房源的抽調、撥付、保留清單等。征收安置類包括征收補償協議、房屋評估材料、產權、戶籍材料、委托授權材料、新房進戶材料等。居住困難保障類包括居住困難癥、居住困難申請材料、產權、戶籍資料等。司法強拆類包括司法裁決材料、產權、戶籍材料、安置房材料、協商談話材料等。

2 建立土地房屋征收補償安置檔案的重要意義

房屋征收補償檔案其產生具有特殊的背景，它是因為房屋征收補償安置而形成的文獻，在土地房屋征收補償安置方面有著重要的作用。它見證了歷史和社會經濟與城市發展，具有非常重要的意義[4]。

2.1 具有見證歷史的意義

檔案本身就具有歷史意義，它是歷史的記錄者。而土地房屋征收補償安置檔案不同于其他歷史檔案，它真實的記錄了房屋征收前后的歷史面貌和演變進程，房屋征收對社會和城市變革具有非常重要的歷史意義。

2.2 開展“補償先行”的經濟意義

我國《土地房屋征收補償條例》中明確規定了土地房屋征收必須要補償先行。因為房屋產業所涉及的經濟價值比較大，在房屋補償方面經濟利益也比較大，所涉及的內容也比較復雜，因此，要在房屋征收補償中，經濟分配貫穿始終，而征收補償檔案正是處理這些經濟利益分配的重要體現，當有經濟利益糾紛時，房屋征收補償安置檔案在維護被征收當事人利益時，將會發揮決定性的作用。

2.3 對開展陽光征收具有參考意義

房屋征收補償安置檔案不僅記錄了房屋征收的事實以及經過，還體現了房屋征收補償過程中所具有的智慧和經驗，它將對以后房屋征收補償工作的完善和發展起到參考的意義。

2.4 對房屋的征收補償起到法律憑證的作用

房屋征收補償安置檔案中涉及了當事雙方的利益，也反映了當事雙方權益和義務以及責任。是房屋征收部門進行管理的重要工具，同時也是房屋產權產籍管理部門的重要依據材料[5]。產權部門對房屋征收的產權產籍進行確認、征收、補償，保護被征收人的合法權益，以此形成房屋征收補償安置的權威性。

3 土地房屋征收補償安置及搬遷檔案管理的要點及探思

3.1 統一領導，綜合管理

在以往的檔案管理工作中，如果工作人員有所變動，工作交接不到位，就會讓檔案管理工作雜亂無章，產生積壓，進而導致檔案管理工作停滯不前。因此，檔案管理部門要健全管理制度，明確分管領導，配備專職的檔案管理工作人員，建立分層分級的檔案管理網格化。另外，還要保證資金的投入，落實檔案管理所需要的經費，并且要讓檔案管理網絡化，實現網絡管理系統化。要把文件、材料進行收集整理、立卷、歸檔等，讓檔案管理每個環節都規范化、制度化，做到收集齊全，合理分類、科學組卷、及時歸檔。建立科學有效的檔案管理工作，可以提升檔案管理的利用率，尤其是項目類檔案的整理，可以快速有效為紀委、監察、法院等部門的工作提供證據，提供了方便、快捷的服務。

3.2 提高檔案管理人員的業務水平

隨著檔案管理工作逐步科學化、網絡化管理，檔案管理人員的業務水平也要隨之提高。因此，檔案管理中心要定期或者不定期的安排檔案管理人員參加業務培訓。在日常的工作中，也要加強與上級檔案局的溝通，咨詢檔案工作中遇到的問題，解決的辦法，不斷提高和規范檔案管理的水平和業務能力。

對于培訓的內容，既要科學又要全面，培訓內容除了基本的檔案管理知識、還要學習檔案管理的重要意義以及實施辦法，以及來提高檔案管理人員的思想意識。尤其是要學習國內外的檔案管理先進經驗，學習我國的《檔案法》，既要拓展檔案管理人員的眼界，還要增強檔案管理人員對檔案的尊重意識，進而提高檔案管理人員的工作能力。

3.3 加強硬件設施，保證檔案安全

除了加強檔案管理人員的業務能力之外，還要提升硬件設施的建設，這樣檔案保管才能更加安全。檔案中心可以專門開設置一間保管檔案的檔案室，這個檔案室要位置適當、光照充足、不潮濕、不漏雨，確保檔案能夠得到妥善的保管。檔案室內需要購置一個鐵質文件柜、空調、裝訂機、干粉滅火器、干濕溫度計等物品，并且要安裝堅固的鐵門、鐵窗、防蟲藥等，用以保管檔案。檔案室還要每天開窗通風、除濕，定期對檔案室進行徹底的清潔。檔案的歸類整理要嚴格按照國家標準執行，建立檔案借閱登記制度，讓借閱檔案的手續流程齊全[6]。

3.4 檔案的保存與利用

檔案保存要按照行政區域劃分，一戶一卷的原則，對于檔案的保存總的要求是：遵循檔案材料的自然形成規律，卷內文件有機聯系，區別檔案的價值，這樣便有利于檔案的保管和利用。

需要歸檔的文件材料要真實有效、字跡工整清晰、數據準確，蓋章簽字手續完備。檔案中心要定期對檔案進行檢查，發現檔案保管期限已滿的文件要進行鑒定，如果發現檔案已經失去保存的價值，就要登記造冊，并向上級主管部門匯報，經過審查批準后，予以銷毀。如未批準和鑒定的檔案，任何人不得擅自銷毀。對于檔案管理要加強防護，保證檔案的以及檔案信息的安全性。如果管理人員對檔案保管不力，造成檔案的損壞或丟失，將依法追究單位和相關人員的責任。

3.5 房屋征收補償安置檔案信息化管理

信息技術已經是當今時代的主流技能，它打破了傳統紙質文件的弊端，讓文件查閱和保存的時間更加的長久。因此，檔案管理可以使用網絡軟件，對紙質檔案進行掃描，收錄到電腦中以便保存。

4 結束語

隨著我國對土地征收補償工作的法律化、科學化的管理，檔案中心更要科學化、規范化、制度化、常態化的進行檔案管理工作，進一步提升檔案管理水平。檔案中心要鞏固已有的成績，在此基礎上提高工作水平，不斷完善檔案管理手段，順應時代的發展，使用電子化管理方式進行檔案管理，使檔案工作再上新臺階。